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Un e-mail rapide et multiplateforme conçu pour filtrer le bruit.
Définition
💡 L'étiquette e-mail est l'ensemble d'habitudes non écrites qui évitent que vos messages vous fassent paraître négligent, impoli ou déconnecté, sans même que vous vous en rendiez compte. Personne ne l'enseigne à l'école, mais tout le monde vous juge en fonction de cela.
Avez-vous déjà reçu un e-mail qui vous a simplement semblé bizarre ? Un mauvais ton, une liste de CC étrange, une réponse à tous qui aurait dû rester privée ? Vous n'avez probablement pas su expliquer pourquoi cela vous dérangeait. Cela vous a juste dérangé. C'est l'étiquette qui joue contre quelqu'un, de manière invisible. Une bonne étiquette passe inaperçue. Une mauvaise étiquette se remarque instantanément, et elle influence la façon dont les gens vous perçoivent longtemps après que le contenu réel du message a été oublié. Dans un cadre professionnel, cela s'aggrave : une succession d'e-mails bâclés est perçue comme une succession de travaux bâclés, à tort ou à raison.
La bonne nouvelle, c'est qu'il s'agit d'une poignée d'habitudes, et non d'un code élaboré. Maîtrisez les fondamentaux, et vous aurez couvert l'essentiel de ce qui compte vraiment.
Les habitudes qui composent une bonne étiquette e-mail
L'étiquette n'est pas une seule règle, ce sont quatre ou cinq habitudes plus petites qui fonctionnent ensemble, et chacune mérite d'être comprise séparément.
Le ton et le langage viennent en premier
Dites ce que vous voulez dire, restez bref, et ne laissez pas quelqu'un deviner votre intention à partir d'une formulation vague. C'est le levier le plus important pour déterminer le caractère professionnel d'un e-mail, c'est pourquoi l'étiquette e-mail professionnelle mérite qu'on s'y attarde, et pourquoi savoir quelles phrases éviter dans un e-mail compte autant que savoir ce qu'il faut y inclure. Si vous ne savez pas par où commencer, comment rédiger un e-mail professionnel parcourt les bases ligne par ligne. Ce qui manque encore à cette conversation, c'est une analyse détaillée du ton formel par rapport au ton informel et de la façon dont les attentes évoluent d'une culture à l'autre, puisqu'une réponse qui semble parfaitement chaleureuse dans un pays peut paraître étrangement décontractée dans un autre.
La structure et le format comptent autant que la formulation
Les lignes d'objet, les salutations, les formules de fin et la longueur signalent tous une compétence avant même qu'une seule phrase ne soit réellement lue. Une poignée de nos modèles existent précisément parce que donner la bonne forme à un e-mail représente la moitié du travail, qu'il s'agisse d'un e-mail formel, d'un e-mail professionnel, ou de quelque chose d'aussi simple que comment terminer un e-mail sans qu'il paraisse abrupt ou trop rigide. Il en va de même pour se présenter dans un e-mail pour la première fois. Il y a encore de la place ici pour des articles dédiés à l'étiquette des salutations (« Cher » contre « Salut » contre « Bonjour »), aux bonnes pratiques des lignes d'objet, et à la longueur qu'un e-mail devrait avoir avant qu'il ne commence à jouer contre vous.
Le comportement de réponse est là où interviennent le timing et les normes non écrites
Certains lieux de travail attendent des réponses le jour même. D'autres considèrent 48 heures comme tout à fait normal, et dans tous les cas, un silence sans explication est perçu comme impoli. C'est pourquoi configurer un message d'absence avant de disparaître est important, et pourquoi il vaut mieux ne pas manquer d'e-mails pendant vos vacances en premier lieu. Lorsque quelqu'un ne vous a pas répondu, un e-mail de relance après une absence de réponse peut faire avancer les choses sans paraître insistant. L'étiquette de la réponse à tous, comment dire non dans un e-mail, et ce qui constitue un délai de réponse raisonnable sont autant de lacunes à combler ici.
Les champs de destinataires font constamment trébucher les gens
Savoir quand utiliser CC plutôt que BCC, et comprendre qui doit réellement être inclus avant de cliquer sur répondre, permet d'éviter la plupart des moments du type « pourquoi toute l'équipe voit-elle cela ». Notre analyse de ce que signifient réellement CC et BCC couvre les mécanismes, bien que nous n'ayons toujours rien de spécifique sur le moment d'inclure votre patron ou sur la façon de présenter deux personnes l'une à l'autre par e-mail, deux situations qui se présentent constamment dans la pratique.
Les situations sensibles exigent un soin supplémentaire
Que vous envoyiez des excuses, une lettre de démission, un préavis de deux semaines, ou un e-mail de congé maladie, les enjeux sont plus élevés qu'avec un message de routine, et se tromper ne serait-ce que légèrement sur le ton tend à rester gravé dans la mémoire des gens. Annoncer une véritable mauvaise nouvelle par e-mail, et comment revenir sur une erreur que vous avez déjà envoyée, sont deux sujets que nous n'avons pas encore traités et que nous devrions probablement aborder.
Chaque contexte spécifique comporte ses propres conventions
Un e-mail de candidature suit des règles différentes d'un e-mail de vente, et une invitation à une réunion ou un e-mail de bienvenue ont chacun leurs propres attentes en matière de ton et de structure. Les e-mails destinés aux clients, la prospection à froid, et la différence entre la façon dont vous écririez à un collègue par rapport à quelqu'un en dehors de l'entreprise sont autant de terrains encore ouverts.
Les outils et les mécanismes complètent le tout
Une signature e-mail propre et cohérente fait aussi partie de l'étiquette, pas seulement de l'image de marque, et la fonctionnalité de signature de Spark facilite le maintien d'une signature cohérente. Savoir ce qu'une pièce jointe fait réellement à un fil de discussion, s'il est approprié de demander un accusé de réception, et comment des fonctionnalités comme retarder un envoi ou rappeler et annuler l'envoi d'un e-mail s'intègrent dans de bonnes habitudes, tout cela a également sa place ici. Nous n'avons encore rien écrit sur l'utilisation des emojis ou des points d'exclamation dans les e-mails professionnels, ce qui est une question plus mineure mais qui revient assez souvent pour mériter une réponse.
Comment intégrer l'étiquette dans vos envois quotidiens
L'étiquette n'est pas un menu de paramètres que vous configurez une seule fois, mais Spark est conçu autour précisément des moments où la bonne étiquette a tendance à faire défaut.
Avant même de commencer à taper, l'AI Assistant de Spark peut relire un brouillon et ajuster son ton, ce qui est utile lorsque vous n'êtes pas sûr qu'un message paraisse trop direct ou trop formel. Une fois que vous avez cliqué sur envoyer, une minuterie Undo Send personnalisable vous laisse une fenêtre pour rappeler un message si vous repérez une faute de frappe ou un mauvais CC, et elle est plus longue que le délai fixe proposé par la plupart des autres boîtes de réception.
Le timing est là où Spark accomplit le plus de travail discret. Send Later vous permet de rédiger une réponse à 23 h. et de la faire arriver à une heure raisonnable le lendemain matin, au lieu de signaler à quelqu'un que vous envoyez des e-mails à minuit. Snooze fait le travail inverse : il sort un message de votre boîte de réception jusqu'à ce que vous soyez réellement prêt à vous en occuper, afin que rien ne reçoive une réponse anxieuse et bâclée simplement parce que le message est là. Et Reminders peut signaler un message qui n’a toujours pas reçu de réponse.
La Smart Inbox et le Priority Email de Spark aident également à adapter votre vitesse de réponse à ce qui compte vraiment, en faisant remonter les messages qui méritent une réponse rapide et en laissant les e-mails moins importants attendre sans encombrer la vue. Pour les situations récurrentes, une signature enregistrée maintient la cohérence de votre formule de fin sans que vous ayez à y penser à chaque envoi, et les modèles font de même pour les messages dont vous écrivez une version encore et encore.