Politique de confidentialité

Date : 7 novembre 2025

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Introduction

Spark Mail Limited (“nous”) vous souhaite la bienvenue. Nous vous donnons accès à nos versions de bureau et mobile de l'application “Spark Mail” (“Application” ou “Spark”), sous réserve des conditions de nos Conditions d'utilisation.

Cette Politique de confidentialité décrit quelles données personnelles l'Application collecte, comment elle les traite et ce qu’il se passe lorsque vous interagissez avec l'Application. Nous comprenons que vous vous souciez de votre vie privée et nous apprécions la confiance que vous nous accordez. Pour justifier votre confiance, nous intégrons les dernières normes de sécurité des données, améliorons notre sensibilisation aux questions de confidentialité et nous conformons au Règlement général sur la protection des données et à d'autres lois sur la confidentialité.

Lorsque vous utilisez notre application pour Mac, iOS, Android et Windows, vos données personnelles sont traitées conformément à cette Politique de confidentialité. Lorsque vous utilisez notre site web (“Site Web”), vos données personnelles sont traitées conformément à la Politique de confidentialité du site web Spark.

Pour toute question ou remarque concernant cette Politique de confidentialité ou l'Application, veuillez consulter notre page d'assistance ou nous contacter.

Table des matières

• Introduction
• Table des matières
• À propos-nous
• À propos de vous
• Sources de données
• Bases légales du traitement
• Données personnelles dans Spark
  • Informations vous concernant
  • Données techniques
  • Données liées aux offres bêta
  • Données de paiement
  • Communications par e-mail et gestion du calendrier
  • Fonctionnalités Spark AI
    • Général
    • Mon style d'écriture
    • Notes de réunion
  • Données d'équipe
  • Demandes de support client
  • Données de retour d'information
• Conservation des données
  • Compte utilisateur
  • E-mails et autres données
  • Équipes
  • Sauvegardes
• Données reçues de tiers
• Partage des données avec des tiers
• Transfert de données en dehors de l'Espace économique européen
• Mesures de sécurité
• Droits des personnes concernées
  • Résidents de l'Espace économique européen et du Royaume-Uni
  • Résidents des États-Unis
    • Ne vendez pas mes informations personnelles
    • Demandes de ne pas suivre
  • Résidents du Canada
• Mise à jour de la politique de confidentialité

À propos-nous

Contrôleur

Nous sommes le responsable du traitement de vos données personnelles traitées dans le cadre de l'App. Cela signifie que nous déterminons la quantité, la finalité et les moyens du traitement des données personnelles lorsque vous utilisez l'App.

Sous-traitant

Nous pouvons également agir en tant que sous-traitant pour des personnes morales dans le cadre de la législation applicable sur la protection de la vie privée, ce qui signifie que nous pouvons traiter les données qui nous sont confiées par un client en son nom. Le cas échéant, veuillez également consulter notre Accord sur le traitement des données (ATD).

À propos de vous

Lorsque vous accédez à l'App, vous devenez notre utilisateur (“Utilisateur”), et nous collectons et traitons certaines de vos données personnelles. Vous pouvez utiliser l'App individuellement ou collaborer avec d'autres utilisateurs dans une équipe créée dans Spark (“Équipe”).

Veuillez noter que nous ne collectons pas sciemment les données personnelles des Utilisateurs de moins de 16 ans. Si vous êtes un tel Utilisateur ou le représentant légal d'un tel Utilisateur, veuillez nous contacter.

Sources de données

Nous collectons les données directement auprès de vous ou automatiquement lorsque vous accédez à l'App ou l'utilisez. Nous pouvons générer certaines données vous concernant, par exemple, un identifiant utilisateur. Nous pouvons également recevoir des données de tiers, selon vos paramètres et les fonctionnalités que vous utilisez, mais ce n’est pas toujours le cas.

Bases légales du traitement

Pour traiter vos données personnelles, nous nous appuyons sur l'une des bases légales suivantes :

• exécution du contrat — pour le traitement des données personnelles nécessaire à la négociation, à la conclusion et à l'exécution d'un contrat (principalement les Conditions d'utilisation) avec vous ;
• obligation légale — pour le traitement des données conformément aux lois applicables (par exemple, pour se conformer à la fiscalité ou aux réglementations KYC/AML) ou à la demande d'une autorité judiciaire, d'un tribunal, d'une autorité de surveillance ou d'un autre organisme public autorisé ;
• intérêt légitime — pour les traitements nécessaires au développement de notre Service et à la sécurité, tout en prenant en considération vos intérêts, droits et attentes ;
• consentement — pour un traitement supplémentaire à des fins spécifiques.

Données personnelles dans Spark

Nous collectons vos données personnelles lorsque vous accédez ou utilisez l'App. Les informations spécifiques collectées dépendent de vos interactions avec Spark, de votre type d'abonnement et des fonctionnalités que vous utilisez. Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur les données que nous traitons et les raisons de ce traitement. Les règles de conservation des données sont décrites dans une section distincte ci-dessous.

Informations vous concernant

Pour utiliser l'App, vous devez connecter au moins un compte e-mail à Spark. Spark ne crée pas une nouvelle adresse e-mail pour vous mais vous aide à gérer vos boîtes de réception existantes. Vos identifiants de connexion sont stockés sous forme de jeton et nous ne pouvons ni les récupérer ni y accéder.

Nous créons votre compte Spark avec l'adresse e-mail que vous utilisez lors de votre première connexion. Vous pouvez ensuite ajouter d'autres adresses e-mail à Spark.

Nous pouvons également vous demander certaines informations pour adapter l'App à vos besoins.

Données techniques

Lorsque vous utilisez Spark, nous collectons ou générons automatiquement certaines données techniques.

Données liées aux versions bêta

Nous collectons des données supplémentaires ci-dessous lors de votre participation aux programmes de test bêta.

Données de paiement

Nous collectons des données supplémentaires pour assurer le bon traitement des paiements. Nous avons l'obligation légale de conserver un enregistrement des paiements. Ces informations sont conservées conformément aux obligations légales et ne peuvent être supprimées avant la fin de la période de conservation prévue par la loi.

Communications par e-mail et gestion du calendrier

Une fois que vous connectez un compte e-mail, vos communications, contacts et données de calendrier associés apparaîtront dans l'App. Ces données sont principalement traitées sur votre appareil. Les données peuvent également être traitées dans les systèmes Spark si cela est nécessaire au fonctionnement d'une fonctionnalité. Par exemple, si vous utilisez des fonctionnalités telles que les e-mails partagés, les brouillons partagés, les e-mails à envoyer plus tard, etc., nous traiterons vos données sur nos serveurs. Veuillez consulter la section Conservation des données pour plus de détails sur le stockage des données. Veuillez consulter la section Conservation des données pour plus de détails sur le stockage des données.

Fonctionnalités IA de Spark

Général

Pour ses fonctionnalités d’intelligence artificielle, Spark utilise des modèles d’IA qui s’exécutent localement sur votre appareil et/ou sont fournis par des prestataires tiers d’IA tels que Azure OpenAI Service de Microsoft Corporation, OpenAI de OpenAI LLC, Claude de Anthropic, et Vertex AI de Google. Pour garantir un service fluide, nous pouvons passer manuellement d'un fournisseur d'IA à un autre. Veuillez noter que les règles de traitement des données et les protocoles d’interaction resteront inchangés même en cas de changement de fournisseur IA.

Nous n'utilisons pas vos données pour entraîner un quelconque modèle d’IA. Les fournisseurs d'IA peuvent conserver vos entrées pendant un maximum de trente (30) jours dans le cadre de la surveillance des abus et usages détournés. Passé ce délai, les entrées sont automatiquement supprimées, sauf si une période de conservation plus longue est requise par la loi.

Les données ci-dessous peuvent être traitées dans le cadre des fonctionnalités IA de Spark, selon la fonctionnalité utilisée et votre demande. Nous pouvons également décrire plus en détail certaines fonctionnalités IA dans cette section afin de garantir davantage de transparence et de contrôle sur vos données.

Même si les données ci-dessous peuvent être traitées par Spark, cela ne signifie pas que nous les stockons toutes. Nous ne stockons les données que lorsque cela est nécessaire au bon fonctionnement d'une fonctionnalité. Par exemple, nous sauvegardons les notes et résumés de réunion afin qu’ils restent disponibles pour vous. Veuillez consulter la section Conservation des données pour plus de détails sur le stockage des données.

Mon style d'écriture

Cette fonctionnalité repose sur le profilage, c'est-à-dire un traitement automatisé des données personnelles afin d'évaluer des aspects spécifiques d'une personne. Dans ce cas, le profilage n'a pas d'implications juridiques pour vous et n'a pas non plus d'impact significatif sur vous.

Lorsque vous activez cette fonctionnalité, nous sélectionnons automatiquement des échantillons répondant aux critères de longueur et autres parmi vos e-mails récemment envoyés et transmettons ces échantillons au fournisseur d'IA pour obtenir la description de votre style d'écriture. Le prestataire AI n'aura pas accès à vos autres e-mails.

En outre, la description de votre style sera envoyée au fournisseur d'IA avec chaque demande lorsque vous rédigez de nouveaux e-mails avec Spark +AI.

Les échantillons sont stockés dans votre compte en tant que paramètres de la fonctionnalité. Vous pouvez consulter les exemples dans les ‘Réglages’ et les remplacer manuellement par d'autres exemples si vous le souhaitez. Nous stockons également les échantillons et la description de votre style d'écriture sur notre serveur.

Notes de réunion

Cet outil fournit une transcription et un résumé audio alimentés par l'IA, vous permettant de générer, d'éditer, de copier et de partager des transcriptions et des résumés de réunions via un lien.

Après avoir activé cette fonction, veillez à informer les participants à la réunion que vous effectuez une transcription de réunion via Spark.

La fonctionnalité capture le flux audio sur votre appareil avec l'aide du modèle d'intelligence artificielle de l'appareil. Lorsque la réunion se termine ou que vous avez terminé la transcription, le flux audio est automatiquement envoyé au fournisseur tiers d'IA pour obtenir une transcription, qui est ensuite résumée. La transcription et le résumé sont sauvegardés dans votre compte Spark.

Spark ne stocke pas le flux audio de la conversation, sauf si vous choisissez de le partager avec nous à des fins de dépannage. Le fournisseur d'IA peut conserver le flux audio pendant trente (30) jours au maximum dans le cadre de ses processus de contrôle des abus et des mauvais usages.

Données de l’équipe

Vous pouvez créer des équipes dans Spark pour collaborer efficacement avec d'autres utilisateurs.

Demandes de support client

Lorsque vous nous adressez une demande d'assistance, nous collectons certaines informations pour vous aider.

Pour améliorer votre expérience, nous pouvons offrir la possibilité d'utiliser l'assistance assistée par l'IA du fournisseur de confiance. Dans ce cas, vous pouvez obtenir des réponses rapides et automatisées à vos demandes. Aucune donnée ne sera utilisée pour la formation. Toutefois, vous pouvez toujours choisir de poursuivre la discussion sans IA, si vous le souhaitez.

Nous pouvons collecter des données analytiques sur les catégories de requêtes afin d'améliorer nos services et nos réponses. Nous pouvons également faire appel à des fournisseurs d'IA pour définir plus efficacement les catégories de requêtes. Les demandes sont pseudonymisées avant un tel traitement. Aucune donnée ne sera utilisée pour la formation.

Données de retour

Lorsque nous avons votre e-mail, nous pouvons vous contacter pour demander votre retour. Vos retours sont inestimables pour nous aider à améliorer l'application et l'expérience utilisateur.

Lorsque vous nous fournissez directement votre retour sur l'application ou via des plates-formes tierces, nous traitons les données personnelles incluses dans votre retour, qui peuvent inclure les données listées ci-dessous.

Nous pouvons collecter des analyses sur les catégories de problèmes mentionnés dans le retour afin d'améliorer nos services. Nous pouvons faire appel à des fournisseurs d'IA pour définir plus efficacement la catégorie de votre retour. Le retour est pseudonymisé avant un tel traitement. Aucune donnée ne sera utilisée pour la formation.

Conservation des données

Veuillez noter que nous ne stockons pas toutes les données que nous recevons de votre part. Principalement, les données sont traitées localement sur votre appareil.

Ces durées de conservation ont été fixées selon le principe de minimisation des données énoncé dans le RGPD, ainsi que d'autres lois pertinentes sur la protection des données. Nous avons soigneusement analysé chaque étape du traitement des données afin de déterminer les périodes de conservation les plus courtes nécessaires pour atteindre les finalités du traitement des données personnelles.

Une fois la période de rétention écoulée, vos données seront supprimées. Elles peuvent également être anonymisées à des fins statistiques et analytiques, de sorte que nous ne pourrons plus vous identifier ni associer de données spécifiques à vous.

Compte utilisateur

Votre compte est conservé tant que vous ne le supprimez pas.

En outre, après trente-six (36) mois d'inactivité sur un plan gratuit, nous pourrons supprimer vous-même votre compte et les données associées. Avant cette suppression, nous enverrons deux (2) e-mails de rappel indiquant que votre compte pourra être suspendu à moins que vous ne vous connectiez. Une période de prolongation sera définie pour vous permettre de vous connecter. Si vous ne vous connectez pas pendant ce délai, le compte sera supprimé. Si vous vous connectez, la prochaine période d'inactivité sera calculée à partir de votre dernière connexion.

E-mails et autres données

Vous trouverez ci-dessous les durées de conservation de vos données traitées via les systèmes Spark.

Si la catégorie de données n'est pas mentionnée ici, elle est stockée localement sur votre appareil. Nous pouvons traiter ces données à l'aide des systèmes Spark uniquement pendant le transfert, mais nous ne stockons pas ces données.

De plus, lorsque nous traitons des données sur la base du consentement ou de l'intérêt légitime, vous pouvez toujours retirer votre consentement ou vous opposer au traitement en nous contactant. Vous pouvez également vous opposer aux communications par e-mail via le bouton Se désabonner figurant dans l’e-mail concerné.

Équipes

Seul le propriétaire de l’Équipe peut la supprimer. Avec la suppression de l’Équipe, toutes les données de l’équipe, y compris les commentaires, les brouillons partagés, etc., seront également supprimées.

Sauvegardes

Nous sauvegardons régulièrement nos bases de données afin de garantir l'intégrité et la disponibilité des données. Les sauvegardes sont effectuées au moins une fois par jour et sont généralement conservées pendant une (1) semaine. 

Nous utilisons le service Google Cloud SQL à des fins de sauvegarde. Pour plus d’informations, veuillez consulter la documentation officielle de Google.

Données reçues de tiers

Nous pouvons recevoir certaines données personnelles de tiers. La quantité de données collectées, les finalités et les bases légales du traitement sont déterminées par les documents de confidentialité de ces tiers.

De plus, Spark s’intègre avec des services tiers populaires : Notion, Asana, etc. Nous pouvons recevoir certaines données via ces intégrations.

Partage des données avec des tiers

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers sans vous porter préjudice et dans le strict respect des lois applicables. De plus, nous avons mis en place des mesures organisationnelles et techniques pour sécuriser vos données personnelles lors de leur transfert à des tiers.

Pour partager vos données, nous nous appuyons sur des bases juridiques telles que le consentement, le respect de la loi et l'exécution d'un contrat, en fonction des circonstances spécifiques.

Transfert de données en dehors de l'Espace économique européen

Les données personnelles que nous collectons sont stockées sur des serveurs aux États-Unis, qui participent au Data Privacy Framework, ainsi que sur des serveurs de l’Espace économique européen (EEE), soumis au Règlement général sur la protection des données.

Nous pouvons partager des données personnelles avec des destinataires situés aux États-Unis et dans d’autres pays, y compris hors EEE, tout en veillant à ce que vos données soient protégées et traitées conformément au Règlement général sur la protection des données.

Pour transférer les données hors de l’EEE, nous nous appuyons sur la décision d’adéquation de la Commission européenne ou sur la participation du destinataire au Data Privacy Framework. Si le destinataire ne participe pas au Data Privacy Framework et que son pays n’est pas considéré comme offrant un niveau de protection adéquat pour vos données personnelles, nous adoptons les clauses contractuelles types basées sur des évaluations juridiques pour assurer la protection des données pendant le transfert et le stockage.

Vous pouvez consulter des mesures plus détaillées de protection de vos données personnelles dans la section Mesures de sécurité.

Mesures de sécurité

Pour protéger vos données personnelles, nous utilisons HTTPS et le chiffrement, établissons des accès individuels ou par groupe (selon les besoins), mettons en place un système d’alarme, utilisons un VPN d’entreprise, et appliquons des politiques internes officiellement approuvées, notamment pour la gestion des mots de passe et l’accès physique. Nous réalisons également régulièrement des évaluations d’impact sur la protection des données pour garantir la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles adéquates.

Nous surveillons également en permanence l’état de l’art de nos technologies et maintenons consciencieusement nos sauvegardes. De plus, tous nos prestataires sont liés par des engagements contractuels conformes au RGPD et aux autres exigences légales sur la protection de la vie privée.

Droits des personnes concernées

En tant que personne concernée, vous avez le droit d’accéder à vos données, de les gérer et de les contrôler directement ou en nous adressant une demande. Cette section présente ces droits et explique comment les exercer selon votre lieu de résidence.

Résidents de l’Espace économique européen et du Royaume-Uni

Résidents des États-Unis

Vos droits peuvent varier selon l’État où vous résidez, comme indiqué ci-dessous.

Pour exercer vos droits, contactez-nous.

Nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) à soixante (60) jours, en fonction de l'État et des exigences législatives. Si votre demande n'est pas satisfaite, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Federal Trade Commission.

Veuillez noter : certains États ne disposent pas de lois sur la confidentialité. Les droits des résidents de ces États sont régis par le droit fédéral américain. droit fédéral. Si votre État ne figure pas dans la liste, veuillez nous contacter.

Ne pas vendre mes informations personnelles

Conformément au California Consumer Privacy Act (CCPA), les résidents de Californie possèdent le droit de refuser la « vente » de leurs informations personnelles par les entités couvertes par le CCPA.

Nous ne vendons vos informations personnelles à personne et n'utilisons pas vos données comme modèle commercial. Préserver votre confidentialité est notre plus haute priorité.

Nous respectons le CCPA en fournissant aux résidents de Californie l'option de refuser toute future éventuelle vente de leurs informations personnelles. Si vous souhaitez enregistrer votre préférence pour que nous ne vendions pas vos données à l'avenir, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : dpo@sparkmailapp.com.

Demandes de ne pas suivre

Les résidents de Californie utilisant notre application peuvent demander que nous ne collections pas automatiquement et ne suivions pas les informations relatives à leurs activités de navigation en ligne sur Internet.

Ces demandes peuvent généralement être formulées via les paramètres du navigateur Web qui gèrent les signaux ou autres mécanismes, permettant aux consommateurs d’exprimer leurs préférences concernant la collecte de données personnelles sur leurs activités en ligne dans le temps et sur des sites ou services tiers.

Nous n'avons actuellement pas la possibilité d'honorer ces demandes. Cependant, nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité à mesure que nos fonctionnalités évoluent.

Résidents du Canada

Pour exercer vos droits, contactez-nous. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours. Si votre demande n'est pas satisfaite, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Mises à jour de la politique de confidentialité

La Politique de confidentialité et les relations couvertes par celle-ci sont régies par le Règlement général sur la protection des données. Veuillez noter que la législation et les exigences relatives au traitement des données personnelles peuvent évoluer. En cas de modification, nous publierons une version mise à jour de la Politique de confidentialité afin de refléter ces changements.

Si nous apportons des modifications substantielles à la Politique de confidentialité ou à l'App concernant vos droits à la protection des données, nous vous en informerons par e-mail ou afficherons l'information sur le site web ou dans l’App et vous inviterons à en prendre connaissance. Si vous continuez à utiliser l’App après l'entrée en vigueur de ces changements, vous serez considéré comme ayant donné votre consentement et accepté la Politique de confidentialité révisée.