L'e-mail est aujourd'hui l'un des modes de communication de base sur Internet. Pratiquement tout le monde utilise l'e-mail, et de nombreux services et sites web exigent que vous disposiez au moins d'un compte de messagerie de base afin qu'ils puissent vous envoyer des informations et des mises à jour relatives à votre compte.
L'e-mail est également utilisé comme principal moyen de communication entre deux personnes, et il est aussi largement utilisé pour les besoins professionnels. Nous devons souvent envoyer des e-mails à d'autres pairs, collègues, clients, ou même à d'autres entreprises, et ces e-mails ne servent pas seulement à communiquer, mais aussi à postuler à des emplois, échanger des contrats, envoyer des factures, des notifications, des mises à jour de projet, etc.
Utiliser l'e-mail pour des besoins professionnels semble évident, mais il existe plusieurs façons de se tromper en le faisant. Il est assez courant de voir certaines personnes commettre des erreurs facilement évitables lors de l'envoi d'e-mails de candidature, ou lorsqu'elles contactent une personne occupée au sujet d'une affaire potentielle sans d'abord comprendre comment rédiger un e-mail formel. Il est également décevant de voir beaucoup de gens commettre des erreurs stupides dans le peu de texte qu’ils utilisent lorsqu’ils envoient un e-mail de présentation à des journalistes.
Ne vous inquiétez pas cependant ! En tant que créateurs de la fantastique application de messagerie Spark, nous sommes là pour vous parler de certaines des expressions que vous ne devriez jamais utiliser dans un e-mail professionnel.
1. Hey
Chaque fois que vous envoyez un e-mail à quelqu’un pour tout type de travail professionnel, il est important de toujours vous rappeler comment commencer un e-mail et de vous adresser à la personne avec un “Hi” ou “Hello”. “Hey” est réservé à la famille, aux amis et aux collègues avec qui vous travaillez depuis longtemps. Prenez un moment pour réfléchir à l'objectif de l'e-mail. Lorsque vous comprenez comment rédiger un e-mail professionnel, éviter le “hey” est une évidence.
2. Merci !
Un rapide “Merci !” dans votre e-mail semble parfait, mais peut souvent être perçu comme impoli, voire sarcastique. Il est de bonne pratique de toujours utiliser “Je vous remercie” chaque fois que possible, et de réserver le “Merci !” aux moments où vous envoyez un e-mail à un bon ami à propos de quelque chose.
3. J’espère que vous allez bien / J’ose croire que vous allez bien
Il est conseillé de passer les formalités et d’aller droit au but. Lorsque vous envoyez un e-mail professionnel, évitez d’utiliser des expressions de ce type, car vous ne perdez pas seulement votre propre temps, mais aussi celui du lecteur.
4. Désolé de vous déranger
Si vous prenez le temps et faites l’effort d’écrire un e-mail à quelqu’un, vous avez déjà demandé, ou pour parler plus concrètement, pris un peu de son temps. Envoyer un e-mail à quelqu’un au sujet de quelque chose de professionnel est suffisamment important, donc dire que vous êtes désolé de le déranger donne une impression de faiblesse. C’est acceptable si vous envoyez un e-mail à un ami pour lui demander un service, mais évitez absolument d’utiliser cette expression dans un e-mail professionnel.
5. Pour être honnête
C'est quelque chose qui est couramment utilisé dans nos conversations informelles, mais qui devrait être explicitement évité dans toute communication professionnelle. Il est supposé par défaut que vous êtes un professionnel et que vous êtes toujours honnête. Dire “Pour être honnête,” avant quelque chose implique que vous n’étiez pas nécessairement honnête à d’autres moments.
6. Je suis le/la [designation] chez [company name]
Commencer un e-mail professionnel en mentionnant votre fonction dans l'entreprise donne une impression très autoritaire et, tout simplement, arrogante. Il est recommandé de simplement mentionner que vous venez de [company name], si cela est pertinent pour la conversation.
Les fonctions ou titres sont mieux placés dans votre signature d'e-mail.
7. Sincèrement vôtre / Bien à vous
Ces expressions sont des vestiges d’une époque révolue et n’ont pas vraiment leur place à notre époque. Les utiliser dans la formule de fin de votre e-mail professionnel donne l’impression que vous faites trop d’efforts pour que le destinataire vous apprécie, et peut même jouer contre l’usage prévu dans la plupart des cas.
Au lieu de cela, il est fortement recommandé de simplement terminer votre e-mail par “Cordialement,” ou “Salutations,”.
Lorsque vous devez envoyer un e-mail à un client ou à un prestataire pour la première fois, il est de bonne pratique de demander l'aide de quelqu'un de votre équipe. Demander à un coéquipier de relire votre brouillon — simplement avoir un autre regard qui parcourt le contenu — aide à éliminer les erreurs bêtes ou les fautes de frappe.
Spark for Teams offre une bien meilleure façon de procéder en vous permettant de partager un brouillon avec votre équipe afin que vous puissiez collaborer ensemble sur le même brouillon et apporter les corrections nécessaires avant de l'envoyer.
Maintenant que vous avez appris à rédiger un e-mail professionnel, téléchargez Spark for Teams et invitez les membres de votre équipe afin que vous puissiez tous commencer à concevoir cet e-mail parfait.
Preshit Deorukhkar
