Pièce jointe

En bref : les pièces jointes vous permettent de partager des fichiers par e-mail, et pas seulement du texte. Elles sont soumises à des limites de taille, peuvent déclencher des filtres de sécurité et causent parfois des problèmes de délivrabilité si elles sont mal gérées.

Pourquoi les pièces jointes ont tout changé

À l'origine, l'e-mail n'était que du texte. Les pièces jointes l'ont rendu vraiment utile pour le travail.

Vous devez envoyer des contrats, partager des photos, distribuer des rapports. Tout taper dans le corps de l'e-mail n'est pas pratique. Les pièces jointes résolvent ce problème en encodant les fichiers dans un format que les serveurs de messagerie peuvent gérer (appelé encodage MIME) et en les livrant avec votre message.

Mais voici le problème : les pièces jointes sont un cauchemar en matière de sécurité. Selon le Data Breach Investigations Report de Verizon, 96 % des attaques de phishing arrivent par e-mail, et les pièces jointes malveillantes constituent un vecteur principal. Ce document Word peut contenir un logiciel malveillant. Ce PDF peut être conçu pour voler des identifiants. C'est pourquoi les filtres anti-spam examinent de près les pièces jointes et bloquent parfois des fichiers légitimes.

La taille est l'autre grand problème. La plupart des serveurs de messagerie limitent les pièces jointes à 25 Mo (Gmail et Outlook utilisent tous deux cette limite). Essayer d'envoyer quelque chose de plus volumineux échoue généralement, revient en erreur ou vous oblige à utiliser des liens cloud à la place. Et même si votre serveur autorise des fichiers plus volumineux, le serveur du destinataire ne le permet peut-être pas. 

Aujourd'hui, la tendance est de partager des liens au lieu de vraies pièces jointes. Des services cloud comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive vous permettent d'envoyer un lien vers le fichier au lieu de l'intégrer dans l'e-mail. Message plus léger, aucune limite côté serveur, meilleur contrôle des versions. Techniquement, cela reste un processus de pièce jointe, simplement plus intelligent.

Différents types de pièces jointes

Les pièces jointes traditionnelles sont des fichiers que vous incluez réellement dans l'e-mail. Elles sont encodées, envoyées via SMTP et téléchargées par le destinataire. Elles comptent dans les limites de taille du message et augmentent le risque de délivrabilité des e-mails si elles sont trop volumineuses ou du mauvais type de fichier.

Les pièces jointes basées sur le cloud (ou « partage de lien ») ne joignent pas réellement le fichier. Votre client de messagerie le téléverse sur votre stockage cloud et insère un lien partageable. Gmail les appelle « liens Drive ». Outlook utilise OneDrive. Le destinataire clique sur le lien et accède au fichier dans son navigateur. Bien plus fiable pour les gros fichiers.

Les pièces jointes intégrées sont des images ou des fichiers incorporés directement dans le corps du message, et non listés comme téléchargements séparés. Comme lorsque vous collez une capture d'écran dans un e-mail et qu'elle apparaît directement dans le texte. Techniquement, c'est toujours une pièce jointe, mais elle s'affiche différemment. Souvent utilisées dans les signatures d'e-mails HTML ou dans les messages mis en forme.

Certains systèmes font aussi la distinction entre les pièces jointes ordinaires (que tout le monde peut voir) et les pièces jointes chiffrées (qui nécessitent un mot de passe ou un certificat pour être ouvertes, utilisées dans les configurations S/MIME). Ces dernières sont rares en dehors des secteurs fortement réglementés.

Ajouter des fichiers à vos e-mails

Le processus est simple, mais les options varient selon le client.

Dans Gmail :

• Cliquez sur Nouveau message pour commencer un nouvel e-mail
• Cliquez sur l'icône en forme de trombone en bas de la fenêtre de rédaction
• Choisissez Téléverser pour joindre un fichier depuis votre ordinateur
• Ou cliquez sur l'icône Google Drive pour joindre depuis Drive (cela crée un lien, pas une pièce jointe traditionnelle)
• Sélectionnez votre fichier et il sera téléversé automatiquement

Gmail affiche une barre de progression pendant le téléversement. Si vous joignez un fichier de plus de 25 Mo, Gmail le convertit automatiquement en lien Drive.

Dans Outlook :

• Ouvrez un nouveau message
• Cliquez sur l'icône en forme de trombone (Joindre un fichier à ce message) dans le ruban (ou Insérer > Joindre un fichier)
• Choisissez Parcourir cet ordinateur pour les fichiers locaux
• Ou sélectionnez Téléverser et partager, ou OneDrive pour les fichiers OneDrive
• Choisissez votre fichier et cliquez sur Téléverser

Outlook vous permet également de joindre des e-mails en tant que fichiers, ce qui est étonnamment utile pour transférer plusieurs messages dans un seul envoi.

Dans Spark (macOS) :

• Lorsque vous rédigez un e-mail ou y répondez, cliquez sur le trombone en haut à droite.
• Cliquez sur Pièce jointe et choisissez les fichiers que vous souhaitez joindre. Pour sélectionner plusieurs fichiers à la fois, maintenez Cmd enfoncée.
• Cliquez sur Ouvrir.
• Remarque : la taille totale des pièces jointes doit être inférieure à 25 Mo. Si vos fichiers sont plus volumineux, nous vous recommandons de les téléverser vers un stockage cloud et de coller le lien dans votre e-mail. Vous pouvez également utiliser Spark Cloud sur un appareil mobile pour téléverser de grosses pièces jointes dans un e-mail.

Découvrez plus en détail comment ajouter une pièce jointe à un e-mail avec Spark ou comment ajouter une pièce jointe sur différentes plateformes sur notre page d'aide dédiée : https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email

À faire et à éviter avec les pièces jointes

Vérifiez la taille du fichier avant l'envoi. S'il dépasse 10 Mo, envisagez sérieusement d'utiliser plutôt un lien cloud. Les pièces jointes volumineuses ralentissent l'envoi, prennent une éternité à être téléchargées par le destinataire et sont souvent bloquées par les filtres de sécurité. Moins de 5 Mo, c'est l'idéal.

Compresser plusieurs fichiers. Envoyer sept pièces jointes séparées donne une impression de désordre et augmente le risque que quelqu'un en manque une. Compressez-les dans un seul fichier .zip. Plus propre, plus léger, plus facile à gérer.

Utilisez des noms de fichiers explicites. N'envoyez pas « Document1.pdf » ou « IMG_2847.jpg ». Renommez-le en quelque chose d'utile comme « Q4_Budget_Proposal.pdf » ou « Office_Floor_Plan.jpg ». Votre destinataire vous en remerciera.

Analysez d'abord les fichiers à la recherche de virus. Même si vous êtes sûr à 100 % que votre fichier est sûr, lancez une analyse antivirus rapide avant de l'envoyer. L'entreprise de votre destinataire pourrait le bloquer si son logiciel de sécurité le signale, et vous aurez l'air négligent si vous envoyez accidentellement un logiciel malveillant.

Évitez les fichiers exécutables. .exe, .bat, .com, .scr. Ces types de fichiers sont bloqués par presque tous les systèmes de messagerie d'entreprise, car ils constituent des moyens courants de diffusion de logiciels malveillants. Si vous devez absolument envoyer des fichiers exécutables, compressez-les dans une archive ZIP protégée par mot de passe et envoyez le mot de passe séparément.

Prévenez les gens en cas de pièces jointes volumineuses. Si vous envoyez quelque chose proche de la limite de 25 Mo, prévenez le destinataire. « Je vous envoie le fichier vidéo complet, il fait environ 20 Mo » dans le corps de l'e-mail permet de définir les attentes et les empêche de penser que l'e-mail est défectueux si le téléchargement prend du temps.

N'utilisez pas de pièces jointes pour des informations sensibles. Les pièces jointes non chiffrées ne sont pas sécurisées. Si vous envoyez des données financières, des informations personnelles ou des documents confidentiels, utilisez le chiffrement de bout en bout ou un service sécurisé de partage de fichiers avec contrôle d'accès.

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