L'e-mail tel que nous le connaissons aujourd'hui est ancré dans un cadre daté et n'a pratiquement pas changé au fil des ans. Certains des termes associés à l'e-mail qui sont encore utilisés aujourd'hui ont été empruntés à l'époque où la communication se faisait encore sur papier. Vous avez certainement remarqué les champs Cc et Cci lors de la rédaction d'un e-mail. Vous êtes-vous déjà demandé ce que signifient les champs Cc et Cci ?
Que signifient Cc et Cci dans un e-mail ?
Le champ CC d'un e-mail signifie Copie carbone, tandis que le champ Cci signifie Copie carbone invisible. Si ces termes n'ont aucun sens en ce qui concerne un e-mail, ne vous inquiétez pas. Dans cet article, nous expliquerons le contexte, pourquoi vous avez besoin de Cc et Cci dans un e-mail, et quand utiliser ces champs.
À l'époque où la plupart des communications se faisaient sur papier. Pour créer une copie physique d'une lettre, il fallait insérer ce que l'on appelle du papier carbone entre deux feuilles de papier.
Grâce à cette disposition, tout ce que vous écrivez ou tapez sur la feuille de papier supérieure est imprimé sur la feuille de papier bouton par le biais du papier carbone. La feuille inférieure du papier est alors appelée copie carbone de l'original.
Au fil des ans, la communication est lentement passée du papier au courrier électronique, et il est devenu nécessaire d'envoyer une "copie carbone" d'un e-mail à quelqu'un. C'est ainsi qu'est né le champ Cc.
Que fait Cc ?
Cc signifie copie carbone, permettant à une personne autre que le destinataire principal de recevoir une copie de l'e-mail. Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un en copie conforme, les destinataires figurant dans le champ À et dans le champ Cc peuvent voir les adresses e-mail des uns et des autres. Le champ Cc dans les e-mails vous permet de tenir les destinataires supplémentaires au courant.
Par exemple, disons que vous envoyez un e-mail à un client potentiel pour lui présenter le devis du projet. Vous devez envoyer une copie de votre e-mail à votre supérieur hiérarchique, afin qu'il soit tenu au courant. Dans ce cas, vous indiquerez l'adresse e-mail du client potentiel dans le champ À et l'adresse e-mail de votre responsable dans le champ Cc.
Que fait Cci ?
Cci signifie Copie carbone invisible. Tout comme la fonction Cc dans un e-mail, la fonction Cci envoie une copie carbone de l'e-mail à quelqu'un. Cependant, contrairement à Cc, il existe une différence majeure dans le fonctionnement de Cci.
Dans le cas de la Cc le client potentiel peut voir que votre gestionnaire a été inclus dans l'e-mail. Pour éviter cela, c'est-à-dire si vous souhaitez que les destinataires de la copie carbone restent privés, vous devez utiliser le champ Cci.
Toutes les adresses e-mail mentionnées dans le champ Cci restent cachées, de sorte que les destinataires des champs À et Cc ne peuvent pas les voir.
Quand faut-il utiliser la fonction Cc dans un e-mail ?
Avec Cc, vous pouvez sélectionner un destinataire principal et inclure d'autres e-mails dans le champ Cc afin de les inclure dans la conversation.
- Si vous souhaitez que tous les destinataires puissent voir qui d'autre a reçu l'e-mail.
- Lorsqu'il est bénéfique pour tout le monde de savoir qui d'autre est informé.
- Dans les milieux professionnels où la transparence est essentielle et où il n'y a pas de problème à ce que les destinataires se connaissent.
Quand faut-il utiliser la fonction Cci dans un e-mail ?
Le champ Cci peut être utilisé dans de nombreux cas. Comme les adresses e-mail mentionnées dans le champ Cci restent privées et cachées, voici quelques exemples où vous pouvez utiliser le champ Cci à votre avantage.
- Lorsque vous devez envoyer un e-mail à de nombreux destinataires, sans partager les adresses e-mail de chacun. Par exemple, une institutrice doit envoyer un e-mail à tous les parents de sa classe, mais ne veut pas rendre toutes les adresses e-mail publiques. Dans ce cas, elle peut mettre sa propre adresse e-mail dans le champ À et les adresses e-mail de tous les parents dans le champ Cci.
- Lorsque vous souhaitez tenir quelqu'un au courant sans que le destinataire initial ne le sache. Par exemple, vous voulez envoyer un e-mail à quelqu'un à partir de votre compte de messagerie principal et vous voulez également enregistrer une copie de l'e-mail dans votre compte de messagerie secondaire sans la partager avec le destinataire d'origine.
Quels sont les problèmes liés à l'utilisation de la fonction Cc dans les e-mails ?
Le champ Cc vous permet d'envoyer une copie de l'e-mail au destinataire de votre choix. Dans la plupart des cas, le champ Cc est utilisé pour tenir quelqu'un au courant ou pour partager le même e-mail avec lui. Malheureusement, cela crée une copie littérale du même e-mail dans la boîte de réception du destinataire. Imaginez l'état de la boîte de réception de votre supérieur si vous lui donniez une copie conforme de tous les e-mails que vous envoyez. C'est un moyen rapide d'encombrer votre boîte de réception.
De plus, les e-mails en Cc occupent inutilement de l'espace de stockage dans le compte e-mail. Si l'e-mail contient des pièces jointes, des copies de ces pièces jointes sont créées et envoyées à tous les destinataires mentionnés dans les champs À et Cc. Imaginez l'espace de stockage ainsi gaspillé.
Enfin, si vous utilisez un service d'e-mail qui facture par e-mail envoyé (comme SES d'Amazon), vous gaspillez un crédit pour chaque destinataire mentionné dans le champ CC. Quelles sont donc les alternatives à Cc dans l'e-mail ?
Quelles sont les alternatives à Cc dans l'e-mail ?
Un excellent moyen d'éviter l'encombrement généré par l'utilisation de Cc au sein de votre équipe est de passer à Spark pour Équipes. Spark est un incroyable client e-mail qui vous permet de partager un e-mail avec vos collègues sans créer de copie supplémentaire. Vous pouvez ensuite discuter de cet e-mail avec des commentaires privés, évitant ainsi l'encombrement supplémentaire des e-mails de suivi.
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