Les professionnels traitent des e-mails tous les jours - qu'il s'agisse de répondre à des clients, d'annoncer des nouvelles de l'entreprise, de demander de l'aide à nos collègues ou d'entrer en contact avec de nouveaux partenaires. Certains e-mails sont efficaces tandis que d'autres ne font que créer du bruit supplémentaire et finissent dans le dossier Corbeille. Rédiger des e-mails clairs et professionnels que les gens liront et prendront en compte est une compétence essentielle dans le monde des affaires.
Dans cet article, vous apprendrez à rédiger des e-mails professionnels, à connaître le format professionnel des e-mails et à savoir quelles techniques avancées peuvent rendre l'envoi d'e-mails plus agréable et plus productif.
Comment se préparer avant de rédiger un e-mail professionnel
Avant de rédiger votre message, prenez le temps de vous poser les questions suivantes.
Quel est mon public ?
Une fois que vous connaissez votre objectif, définissez la meilleure personne à qui envoyer un e-mail. Qui est responsable de la chose que vous demandez ? Localiser le bon destinataire avant d'envoyer un e-mail augmente considérablement vos chances d'obtenir une réponse.
Quelle est votre relation avec le destinataire ? La réponse à cette question vous aide à définir le ton et le contenu de votre e-mail. Pour les e-mails froids, vous devrez en dire plus sur vous-même ou sur votre entreprise, alors que cela n'est pas nécessaire lorsque vous envoyez un e-mail à un collègue.
L'envoi d'un e-mail est-il approprié ?
L'e-mail n'est qu'un des nombreux canaux de communication, et il n'est pas universel. Par exemple, les e-mails n'impliquent pas une réponse immédiate. S'il y a quelque chose d'urgent, il vaut mieux envoyer un ping à une personne dans une messagerie ou l'appeler.
L'e-mail n'est pas le meilleur moyen d'annoncer une mauvaise nouvelle ou de déclencher un conflit. C'est toujours une mauvaise idée d'envoyer des e-mails lorsque vous êtes contrarié ou en colère. Si vous devez dire des choses désagréables à quelqu'un, faites-le en personne.
Comment rédiger un e-mail professionnel
Une fois que vous avez un objectif et un public en tête, commencez à écrire ! Il est important de respecter le format professionnel de l'e-mail. Voici ce qu'il faut inclure dans un e-mail professionnel.
1. Ligne de l'objet
C'est la première chose qu'une personne voit, et c'est généralement ce qui détermine si elle ouvrira votre message. Une bonne ligne d'objet indique au destinataire l'objet du message et la raison pour laquelle il doit le lire.
❌ À ne pas faire : Annonce
✅ À faire : Rencontrez le nouveau directeur des opérations
❌ À ne pas faire: À revoir
✅ À faire : Contracter avec un designer : Veuillez réviser jusqu'à vendredi
2. Formule de salutation
Au début de votre message, saluez la personne par son nom et utilisez des formules de politesse telles que "Bonjour" ou "Salut". Il est préférable d'omettre les "Hey" et les "Yo" dans un e-mail professionnel. Vérifiez les meilleurs messages d'accueil par e-mail à utiliser et ceux à éviter.
3. Corps de l'e-mail
En rédigeant le corps du texte, votre objectif est de faire en sorte qu'il soit facile pour une personne de lire, de comprendre et de répondre à votre e-mail.
Valorisez le temps du lecteur. Si vous devez vous présenter, faites-le brièvement et simplement, puis allez droit au but. Écrivez ce que vous attendez du destinataire et incluez les informations supplémentaires dont il a besoin. En même temps, ne surchargez pas votre e-mail avec de nombreux détails, et restez concis.
Faites en sorte que l'e-mail soit facile à lire. Un mur de texte non formaté décourage tout le monde de le lire. Divisez votre e-mail en paragraphes, incluez des titres et utilisez des listes numérotées et à puces. Heureusement, les clients d'e-mail modernes offrent de nombreuses options de formatage de texte. Veillez simplement à ce que les polices et les couleurs que vous choisissez soient lisibles et ne détournent pas l'attention du destinataire de l'e-mail lui-même.
4. Demande d'action
À la fin de votre e-mail, indiquez clairement ce que vous attendez du lecteur. Ne vous attendez pas à ce qu'ils le devinent. Plus votre appel à l'action est précis, mieux c'est.
❌ À ne pas faire : Veuillez jeter un coup d'œil.
✅ À faire: Veuillez examiner le contrat jusqu'au vendredi 14 juin.
❌ À ne pas faire: Faites-moi savoir ce que vous en pensez!
✅ À faire: Si vous souhaitez participer à notre conférence, veuillez remplir ce formulaire [lien] jusqu'au lundi suivant.
5. Conclusion et signature
Selon le degré de formalité, terminez l'e-mail par des formules de politesse telles que "Sincèrement", "Meilleures salutations" ou "Meilleur" et terminez par votre nom et vos coordonnées. En savoir plus sur comment créer une signature d'e-mail belle et professionnelle.
Exemples d'e-mails professionnels
Exemple n° 1
Cet e-mail adressé à un collègue est court et précis. Il va droit au but et comporte un appel à l'action clair assorti d'une date limite. Juli peut le lire et le comprendre en quelques secondes seulement !
Exemple n° 2
Bien qu'il s'agisse d'un e-mail froid, il n'y a pas de longue salutation ou introduction ; l'information la plus importante est contenue dans la première phrase. La mise en forme et la structure des e-mails permettent de parcourir facilement un message et de trouver rapidement les détails nécessaires.
Ce qu'il faut vérifier avant d'envoyer un e-mail
Lorsque vous avez fini de composer, ne vous précipitez pas pour appuyer sur "Envoyer". Relisez attentivement votre e-mail pour vous assurer que vous n'avez rien oublié d'important.
- Vérifiez le nom du destinataire. Ils peuvent vous pardonner une faute de frappe dans le corps de l'e-mail, mais certainement pas dans leur nom !
- Vérifier l'adresse e-mail. Assurez-vous que vous écrivez à la bonne personne. Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, vérifiez également si vous envoyez des e-mails à partir de l'adresse requise.
- Assurez-vous d'avoir l'objet du message. Il doit indiquer au destinataire ce qu'il peut attendre de votre e-mail.
- Mettez-vous à la place du lecteur. Relisez votre e-mail comme s'il vous était adressé. Pouvez-vous comprendre qui vous contacte, de quoi il s'agit et ce qu'il attend de vous ?
- Vérifier la grammaire et l'orthographe. Ne laissez pas les fautes de frappe et les erreurs gâcher votre impression.
- N'oubliez pas de joindre les fichiers. Si vous envoyez un document à quelqu'un, assurez-vous que le destinataire le reçoive effectivement.
Conseils avancés en matière d'e-mail professionnel
Vous avez appris à rédiger un e-mail formel, mais il existe quelques astuces qui vous permettront de vous sentir plus à l'aise lorsque vous envoyez des e-mails, de gagner du temps et parfois même de gagner en réputation.
1. Annuler l'envoi
Vous êtes-vous déjà rendu compte d'une terrible erreur que vous avez commise après avoir appuyé sur "Envoyer" ? Il est encore possible d'éviter une catastrophe. Notre client e-mail Spark vous permet d'annuler l'envoi de l'e-mail dans les 5 secondes qui suivent. Sur votre Mac, appuyez simplement sur Cmd ⌘ + Z. Sur iOS ou Android, touchez Undo en bas de l'écran. La fonctionnalité d'annulation fonctionne avec les e-mails des principaux fournisseurs : Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange et autres.
2. Programmation des e-mails
La synchronisation est cruciale pour les e-mails professionnels, en particulier lorsque vous communiquez avec des personnes situées dans des fuseaux horaires différents. Spark vous permet de planifier des e-mails à envoyer plus tard de sorte que vous pouvez rédiger un message quand vous le souhaitez et vous assurer que le destinataire le reçoit au moment où il est le plus susceptible de répondre.
3. Rappels de suivi
L'e-mail n'exige pas une réponse immédiate et le destinataire dispose généralement de quelques jours ouvrables pour vous répondre. Quoi qu'il en soit, vous ne voulez pas que votre message reste dans les oubliettes. Définissez un rappel de suivi dans Spark, et l'application vous avertit si vous n'avez pas reçu de réponse après la date d'échéance. De cette façon, vous n'avez pas besoin de garder une trace de tous vos e-mails envoyés. Spark le fait pour vous.
Rédiger des e-mails professionnels n'est pas aussi difficile qu'il n'y paraît. Il suffit de garder votre objectif à l'esprit, d'apprécier le temps du lecteur, de respecter le format professionnel de l'e-mail et de délivrer votre message de la manière la plus concise possible. Nous espérons que nos conseils sur la rédaction d'un e-mail professionnel vous aideront à communiquer efficacement et à atteindre vos objectifs professionnels.
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The Readdle Team 
