Laissez votre boîte de réception gérer les tâches répétitives
Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, que faites-vous en premier ? Vous commencez probablement par parcourir vos e-mails — objets, noms des expéditeurs, aperçus des messages — afin de déterminer ce qui requiert votre attention immédiate et ce qui peut attendre.
Le temps passé à parcourir, interpréter et décider finit par s’accumuler. Est-ce urgent ? Quelqu’un s’en est-il déjà occupé ? Qu’attend-on de moi ? Et si votre boîte de réception est particulièrement active, ce processus se répète plusieurs fois par jour.
Cette semaine, nous lançons les Étiquettes automatiques et les Brouillons automatiques. Désormais, Spark travaille en continu en arrière-plan : il catégorise vos e-mails et prépare des réponses avant même que vous n’ouvriez votre boîte de réception. Les Étiquettes automatiques classent chaque nouvel e-mail afin que vous voyiez immédiatement ce qui nécessite votre attention. Les Brouillons automatiques préparent des réponses pour les messages qui nécessitent une réponse. Ensemble, ils prennent en charge le tri et la préparation afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : relire et agir.
Catégorisez automatiquement les nouveaux e-mails
Vous pouvez configurer les Étiquettes automatiques sur n’importe quel compte Gmail connecté. Spark propose sept étiquettes :
– À répondre — E-mails qui nécessitent votre réponse
– Pour information — Important, mais aucune réponse n’est requise
– Notification — Mises à jour automatisées provenant de vos outils
– Actualités — Bulletins d’information et mises à jour auxquels vous êtes abonné
– Mise à jour de réunion — Modifications de calendrier provenant de Zoom, Google Meet et services similaires
– Marketing — Messages promotionnels et démarchage à froid
– Commentaire — Mentions provenant de Google Docs, Office et outils similaires
– Traité — Fils de discussion ayant reçu une réponse et considérés comme résolus
Choisissez les étiquettes que vous souhaitez suivre et configurez-les pour chaque compte. Après tout, une étiquette « Traité » n’aura pas forcément la même importance dans votre boîte de réception professionnelle que dans votre boîte personnelle.
Les Étiquettes automatiques s’appuient sur Smart Inbox, la boîte de réception intelligente de Spark. Smart Inbox sépare automatiquement vos e-mails des newsletters et des notifications. Les Étiquettes automatiques vont encore plus loin : elles vous indiquent quels e-mails nécessitent une réponse, lesquels sont simplement informatifs et lesquels peuvent être considérés comme réglés. Ce qui nécessitait auparavant plusieurs minutes de tri ne demande désormais qu’un simple coup d’œil.
Si vous avez déjà essayé de mettre en place ce type de système avec les filtres Gmail, vous savez à quel point il est difficile de le maintenir à jour. Un nouvel expéditeur ne correspond pas à vos règles. Une newsletter change d’adresse d’envoi. Au final, vous passez plus de temps à gérer le système qu’il ne vous en fait gagner. Les Étiquettes automatiques ne nécessitent aucune maintenance.
Ne rédigez plus vos réponses récurrentes à partir de zéro
Répondre aux e-mails est souvent en concurrence avec le reste de vos priorités. Au fil de la journée, les tâches s’accumulent… puis, sans que vous vous en rendiez compte, une semaine s’est écoulée et ce message de suivi important est passé à la trappe.
Les Brouillons automatiques détectent lorsqu’un e-mail nécessite une réponse et rédigent automatiquement un brouillon dans votre style. Il vous suffit d’ouvrir le message — ou de consulter votre dossier Brouillons — pour trouver un brouillon prêt à être relu. Rien n’est envoyé sans votre accord : vous pouvez toujours le relire et le modifier avant l’envoi.
Les Brouillons automatiques prennent en charge les réponses du quotidien qui vous font perdre quelques minutes chaque jour : confirmations de rendez-vous, accusés de réception rapides ou réponses à des questions auxquelles vous avez déjà répondu plus haut dans le fil.
Comme pour les Étiquettes automatiques, vous pouvez choisir les comptes sur lesquels activer les Brouillons automatiques. La différence, c’est que les Brouillons automatiques fonctionnent déjà avec tous les services de messagerie pris en charge par Spark — Gmail, Outlook, IMAP, iCloud et bien d’autres — car les personnes qui en ont le plus besoin gèrent généralement plusieurs comptes.
Une boîte de réception plus proactive
Lorsque nous avons lancé Spark, notre objectif était de mieux mettre en évidence ce qui compte vraiment, de filtrer le bruit et de réduire la charge mentale liée aux e-mails. Les nouvelles technologies nous permettent aujourd’hui d’aller encore plus loin : Spark peut désormais prendre davantage de tâches en charge, sans pour autant imposer une manière de travailler.
Les Étiquettes automatiques et les Brouillons automatiques constituent le moyen le plus simple de commencer : activez-les et Spark commence immédiatement à classer vos e-mails et à suggérer des réponses. Il n’y a rien à configurer ni à maintenir.
Workflows va encore plus loin en vous permettant de créer, en langage naturel, des règles personnalisées qui indiquent à votre boîte de réception comment gérer les situations récurrentes. Transférez automatiquement les factures à votre comptable, archivez les notifications Jira ou épinglez les e-mails de vos clients les plus importants. Workflows peut également compléter les Étiquettes automatiques en vous permettant d’associer des e-mails à des étiquettes existantes ou d’en créer de nouvelles.
Et pour celles et ceux qui souhaitent combiner le contexte de leur messagerie avec des agents IA et d’autres outils, Spark CLI est là.
Ces fonctionnalités peuvent être utilisées séparément ou combinées selon vos besoins. Chacune prend en charge une part supplémentaire du travail afin que vous puissiez consacrer votre énergie à ce qui compte le plus.
Disponible dès maintenant
Les utilisateurs de Spark Pro peuvent utiliser Les Étiquettes et Auto-Drafts dès aujourd’hui. Il suffit d’ouvrir l’application de bureau et d’accéder à Réglages → Spark +AI → Automatisation de la boîte de réception. Une fois ces fonctionnalités activées, vous retrouverez les libellés et les brouillons dans toutes les applications Spark. (Vous découvrez Spark ? Profitez de votre essai gratuit de sept jours pour tester l’ensemble des fonctionnalités avancées.)
Ouvrez une boîte de réception déjà organisée pour vous : prête à vous aider à vous concentrer, prête à vous permettre de répondre plus rapidement et prête à vous faire avancer vers la suite.
