Votre message d'accueil par e-mail donne le ton de votre communication, influence la façon dont le destinataire vous perçoit et détermine même si une personne lit votre message ou le met instantanément à la corbeille. Dans ce guide, nous verrons comment rédiger un e-mail parfait, qu'il s'agisse de la manière de s'adresser au destinataire ou de la meilleure ligne d'ouverture.
Les messages d'accueil par e-mail s'inscrivent dans le contexte de votre message. Ce qui est approprié pour vos amis peut vous coûter un entretien d'embauche dans une grande entreprise. Ce qui est poli et respectueux pour votre professeur d'université peut vous faire paraître rigide et démodé pour vos collègues de travail.
Vous trouverez ci-dessous les meilleurs exemples de messages d'accueil par e-mail, qu'ils soient personnels ou génériques. Une salutation personnalisée est le meilleur choix.
Les meilleurs messages d'accueil à utiliser dans les e-mails
Salut [Nom],
Cette salutation simple et amicale est le meilleur choix et le plus sûr, sauf pour les occasions les plus formelles.
Bonjour [Nom],
Vous pouvez utiliser “Bonjour" au lieu de “Salut" pour rendre votre e-mail un peu plus formel. Cette salutation se situe quelque part entre le joyeux "Salut" et le "Cher" officiel.
Cher [Nom],
Cette formule de salutation est une façon plus formelle de commencer un e-mail professionnel. Le terme "Cher" est approprié pour un premier e-mail, mais il peut sembler guindé et répétitif si vous l'ajoutez à chaque message d'une longue chaîne d'e-mails. Dans les e-mails suivants, vous pouvez utiliser "Bonjour" à la place.
Cher Monsieur /Madame /Dr. /Professeur [Nom de famille],
Si vous écrivez un e-mail formel à une personne respectable, utilisez "Cher" suivi d'un titre honorifique ou d'un titre et du nom de famille de la personne. Par exemple, "Cher M. Smith" ou "Cher Professeur Green". Pour la correspondance la plus formelle, vous pouvez utiliser deux points au lieu d'une virgule après la salutation. Par exemple:
Salutations,
Si vous ne connaissez pas le nom d'une personne, il convient de s'adresser à elle en disant "Salutations". Mais nous vous recommandons vivement de vous renseigner sur le nom du destinataire et de personnaliser votre salutation.
Salut à vous,
Vous pouvez l'utiliser comme alternative à "Salutations" lorsque vous n'êtes pas sûr du nom du destinataire. Gardez à l'esprit que "Salut à vous" n'est peut-être pas approprié pour les e-mails formels.
Salut à tous,
Cette formule de salutation par e-mail fonctionne bien lorsque vous écrivez à un groupe de personnes. Toutefois, lorsque le nombre de destinataires est inférieur ou égal à 3, vous pouvez vous adresser à chacun d'entre eux par son nom. Par exemple : "Bonjour Sandy, Tom, Mark".
Messages d'accueil par e-mail à éviter
Hé !
Une telle formule de politesse n'a pas sa place dans les e-mails professionnels. Laissez ce message d'accueil à vos amis et connaissances proches.
Yo !
Seriez-vous heureux de recevoir une proposition commerciale ou une demande de partenariat vous adressant à "Yo" ? Il en va de même pour votre destinataire.
Salut [Diminutif],
Si vous écrivez à Jessica, ne prenez pas l'habitude de l'appeler Jess. En même temps, si elle signe avec Jess, vous devez également vous adresser à elle de cette manière.
À qui de droit,
Les messages d'accueil par e-mail sont devenus froids et dépassés. On a également l'impression de ne pas savoir à qui l'on écrit et pourquoi on le fait.
Madame, Monsieur
Comme dans le cas de "To Whom It May Concern", cette salutation est beaucoup trop formelle. De plus, il est extrêmement générique. Un tel e-mail prouve que vous n'avez pas fait de recherches pour savoir qui est le destinataire.
Cher [Titre du poste],
Par rapport à "À qui de droit" et "Madame, Monsieur", cette formule de salutation est un peu plus spécifique. Quoi qu'il en soit, un " Cher responsable du recrutement " ne sera pas ravi que vous n'ayez pas fait un pas de plus pour connaître son nom.
Bonne matinée/bon après-midi !
Vous ne savez pas quand une personne va lire votre e-mail, il vaut donc mieux éviter ce genre de salutations, surtout si vous communiquez avec quelqu'un qui se trouve dans un fuseau horaire différent.
[Nom], ou [Nom] !
Une salutation par e-mail ne comportant qu'un nom semble abrupte, voire impolie. Un point d'exclamation aggrave encore la situation. Le destinataire peut avoir l'impression que vous êtes sur le point de lui crier dessus.
Nom erroné ou mal orthographié
Vérifiez toujours le nom d'une personne avant de lui envoyer un e-mail. Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe d'un nom, il est plus prudent d'utiliser une formule de politesse générique comme "Bonjour". Cela fait beaucoup moins de mal que d'envoyer un e-mail contenant une faute de frappe.
Pas de message d'accueil
Bien qu'il soit difficile de choisir le meilleur message d'accueil pour un e-mail, cela ne signifie pas que vous pouvez l'omettre. La salutation est un élément essentiel d'un e-mail professionnel, et il est impoli de l'omettre.
Nous avons passé en revue les meilleurs messages d'accueil par e-mail pour différentes situations et ceux qu'il vaut mieux éviter. Le choix de la formule de salutation d'un e-mail dépend de la relation que vous entretenez avec le destinataire et du contexte de votre message.
Si vous avez des doutes quant au message d'accueil à utiliser pour votre e-mail, optez pour une version plus formelle. Cependant, ne mettez pas mécaniquement un message d'accueil choisi dans chaque message. Si une personne vous répond et vous salue en disant "Salut", vous pouvez également adopter une attitude plus décontractée pour correspondre à son style. Il serait étrange de continuer à utiliser "Cher M. ..." dans vos e-mails.
Astyce : Avant d'écrire un e-mail professionnel à quelqu'un, consultez le site web de son organisation et ses pages sur les médias sociaux pour voir quel langage elle utilise. Essayez d'adapter le ton de votre e-mail à leur style de communication. Par exemple, si une entreprise utilise des emojis et des mèmes sur son site web, ne rendez pas votre e-mail trop formel.
Après avoir sélectionné un e-mail de salutation, consultez notre guide étape par étape sur comment rédiger un e-mail professionnel. Il vous aidera à rédiger des e-mails que les gens lisent et auxquels ils donnent suite.
Si vous souhaitez rendre l'e-mail plus amusant et plus agréable, essayez notre client de messagerie Spark. Nous l'avons conçu pour que les gens aiment à nouveau leur e-mail et passent moins de temps à gérer leur boîte de réception.