Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 Automatische E-Mail-Antwort: Eine vorformulierte Nachricht, die Ihr E-Mail-Konto automatisch als Antwort auf eingehende E-Mails sendet, ohne dass Sie etwas manuell tun müssen. Auch als Auto-Antwort oder Autoresponder bezeichnet.
Wann sich automatische Antworten wirklich lohnen
Sie sind im Urlaub. Sie sind krank. Sie befinden sich zwei Tage lang auf einer Strategieklausur ohne Telefon. Jemand schreibt Ihnen eine E-Mail und erwartet eine Antwort, bekommt aber nichts zurück. Sie fragen sich, ob Sie sie erhalten haben. Sie senden eine Erinnerung. Sie schreiben Ihrer Kollegin oder Ihrem Kollegen und fragen, ob alles in Ordnung ist.
Eine automatische Antwort löst all das mit 30 Sekunden Einrichtung. Der Absender erhält eine sofortige Bestätigung, weiß, dass Sie nicht verfügbar sind, und hat einen Zeitrahmen dafür, wann er mit einer echten Antwort rechnen kann. Sauber, professionell, erledigt.
Aber automatische Antworten sind nicht nur für den Urlaub gedacht. Kundensupport-Teams nutzen sie, um den Eingang von Tickets zu bestätigen und Erwartungen an die Reaktionszeit zu setzen. Vertriebsteams nutzen sie, um eingehende Anfragen zu bestätigen und Leads entsprechend weiterzuleiten. Recruiting-Teams nutzen sie, um den Eingang einer Bewerbung zu bestätigen.
Der gemeinsame Nenner ist, dass sie Erwartungen steuern, wenn Sie nicht sofort antworten können. Das ist die Aufgabe.
Arten von automatischen E-Mail-Antworten
Es gibt einige verschiedene Kategorien, mit denen Sie arbeiten können:
Abwesenheitsantworten gehen an alle, die Ihnen während eines festgelegten Zeitraums eine E-Mail schreiben. Sie legen das Start- und Enddatum fest, und der Autoresponder wird während dieses Zeitfensters einmal pro Absender ausgelöst. Die meisten Programme sind clever genug, sie nicht zweimal an dieselbe Person zu senden. Diese sind eng mit Urlaubsantworten verwandt, was dasselbe Konzept unter einem anderen Namen ist.
Bestätigungs-Autoresponder sind in geschäftlichen E-Mails üblich. „Danke, dass Sie sich gemeldet haben. Wir haben Ihre Nachricht erhalten und werden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen melden.“ Sie versprechen nicht mehr als das, was ehrlich und wirklich nützlich ist.
Auslöserbasierte Autoresponder sind Teil von E-Mail-Automatisierungs-Workflows. Sie werden ausgelöst, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist: Jemand abonniert einen Newsletter, lädt eine Datei herunter oder füllt ein Formular aus. Diese werden normalerweise in Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform statt in Ihrem E-Mail-Client konfiguriert.
Automatische E-Mail-Antworten einrichten
In Gmail:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen
- Gehen Sie zum Tab Allgemein und scrollen Sie zu Abwesenheitsnotiz
- Schalten Sie die Abwesenheitsnotiz ein
- Legen Sie einen ersten Tag und optional einen letzten Tag fest
- Schreiben Sie Ihre Betreffzeile und Nachricht
- Aktivieren Sie optional das Kästchen, um nur an Personen in Ihren Kontakten zu senden
- Klicken Sie auf Änderungen speichern
In Outlook (neue Version):
- Wählen Sie Einstellungen (das Zahnradsymbol) oben auf der Seite
- Gehen Sie zu Konten > Automatische Antworten
- Schalten Sie Automatische Antworten ein
- Legen Sie einen Zeitraum fest oder lassen Sie ihn offen
- Schreiben Sie Ihre Antwortnachricht für interne und externe Absender (Sie können für jeden unterschiedliche Nachrichten verfassen)
- Klicken Sie auf Speichern
In Spark:
Spark verfügt über keinen integrierten Autoresponder, da dies normalerweise auf Ebene des E-Mail-Kontos (Gmail, Outlook, Exchange) und nicht auf Ebene des E-Mail-Clients gehandhabt wird. Konfigurieren Sie Ihre automatische Antwort in dem E-Mail-Dienst, den Sie verwenden, und sie funktioniert unabhängig davon, über welchen Client Sie Ihre E-Mails abrufen. Sparks Erinnerungsfunktion ist nützlich, um wichtige Konversationen nachzuverfolgen, wenn Sie zurückkehren. Wie Sie die Erinnerungsfunktion verwenden, erfahren Sie hier.
Sollte ich ein Enddatum für meine automatische Antwort festlegen?
Ja, immer. Eine automatische Antwort ohne Enddatum, die sechs Monate nach Ihrem Urlaub ausgelöst wird, ist peinlich. Legen Sie ein Rückkehrdatum fest und denken Sie daran, den Responder auszuschalten, wenn Sie zurück sind.
Was sollte ich in einer automatischen Antwort tatsächlich schreiben?
Seien Sie konkret und geben Sie den Leuten etwas Handlungsfähiges. „Ich bin außer Haus“ ist weniger nützlich als „Ich bin bis zum 30. Juni abwesend. Wenn es dringend ist, wenden Sie sich an [colleague] unter [email].“ Je konkreter, desto hilfreicher.
Geht meine automatische Antwort an Mailinglisten und Newsletter?
Die meisten modernen Autoresponder sind clever genug, Mailinglisten zu überspringen, aber es lohnt sich, das zu überprüfen. Automatisch auf jeden Newsletter zu antworten, den Sie abonniert haben, ist lästig und kann dazu führen, dass Sie ungewollt von Listen entfernt werden.
Spielt der Ton meiner automatischen Antwort eine Rolle?
Ja. Ein lockeres „Bin weg, zurück am Montag, meld dich dann!“ funktioniert für interne Kolleginnen und Kollegen gut, aber externe Kunden verdienen etwas Durchdachteres. Überlegen Sie, wer Ihnen wahrscheinlich schreibt, und formulieren Sie entsprechend.
Was ist, wenn jemand ein dringendes Anliegen hat, während ich abwesend bin?
Ihre automatische Antwort sollte diese Frage direkt beantworten. Nennen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, an die man sich wenden kann, und geben Sie deren E-Mail-Adresse an. Lassen Sie die Leute nicht ohne einen Weg zur Eskalation zurück.