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Definição
💡 Resposta automática de e-mail: Uma mensagem pré-escrita que sua conta de e-mail envia automaticamente em resposta aos e-mails recebidos, sem que você precise fazer nada manualmente. Também chamada de resposta automática ou autorresponder.
Quando as respostas automáticas realmente valem a pena
Você está de férias. Você está doente. Você está em uma reunião estratégica de dois dias fora do escritório e sem telefone. Alguém envia um e-mail para você esperando uma resposta e não recebe nada de volta. A pessoa fica se perguntando se você recebeu. Ela envia um acompanhamento. Ela envia um e-mail para seu colega perguntando se você está bem.
Uma resposta automática resolve tudo isso em 30 segundos de configuração. O remetente recebe uma confirmação instantânea, sabe que você está indisponível e tem um prazo para saber quando pode esperar uma resposta de verdade. Limpo, profissional, resolvido.
Mas as respostas automáticas não são só para férias. As equipes de suporte ao cliente as utilizam para confirmar o recebimento de tickets e definir expectativas de tempo de resposta. As equipes de vendas as utilizam para confirmar consultas recebidas e encaminhar leads adequadamente. As equipes de recrutamento as utilizam para confirmar que uma candidatura foi recebida.
O ponto em comum é que elas gerenciam as expectativas quando você não pode responder imediatamente. É esse o trabalho.
Tipos de respostas automáticas de e-mail
Você tem algumas categorias diferentes para trabalhar:
As respostas de ausência do escritório são enviadas para qualquer pessoa que envie um e-mail para você durante um período definido. Você define a data de início e de término, e o autorresponder é acionado uma vez por remetente durante esse período. A maioria dos clientes de e-mail é inteligente o suficiente para não enviá-la duas vezes para a mesma pessoa. Elas estão intimamente ligadas às respostas de férias, que são o mesmo conceito com um nome diferente.
Os autorresponders de confirmação são comuns em e-mails corporativos. "Obrigado por entrar em contato, recebemos sua mensagem e retornaremos em até 24 horas." Eles não prometem nada além disso, o que é honesto e genuinamente útil.
Os autorresponders baseados em gatilhos fazem parte dos fluxos de trabalho de automação de e-mail. Eles são acionados quando uma condição específica é atendida: alguém se inscreve em uma newsletter, baixa um arquivo, preenche um formulário. Normalmente, eles são configurados na sua plataforma de marketing por e-mail, e não no seu cliente de e-mail.
Configurando respostas automáticas de e-mail
No Gmail:
- Clique no ícone de engrenagem e selecione Ver todas as configurações
- Vá para a aba Geral e role até Resposta automática de férias
- Ative a Resposta automática de férias
- Defina um primeiro dia e, opcionalmente, um último dia
- Escreva sua linha de assunto e mensagem
- Opcionalmente, marque a caixa para enviar apenas para pessoas nos seus Contatos
- Clique em Salvar alterações
No Outlook (nova versão):
- Selecione Configurações (o ícone de engrenagem) no topo da página
- Vá para Contas > Respostas automáticas
- Ative as Respostas automáticas
- Defina um período de tempo ou deixe em aberto
- Escreva sua mensagem de resposta para remetentes internos e externos (você pode escrever mensagens diferentes para cada um)
- Clique em Salvar
No Spark:
O Spark não possui um autorresponder integrado, já que isso normalmente é gerenciado no nível da conta de e-mail (Gmail, Outlook, Exchange), e não no nível do cliente de e-mail. Configure sua resposta automática no serviço de e-mail que você usa, e ela funcionará independentemente do cliente pelo qual você verifica seus e-mails. O recurso de lembretes do Spark é útil para acompanhar conversas importantes quando você retornar. Você pode descobrir como usar o recurso de lembretes aqui.
Devo definir uma data de término na minha resposta automática?
Sim, sempre. Uma resposta automática sem prazo definido que é acionada seis meses após suas férias é constrangedora. Defina uma data de retorno e lembre-se de desativar a resposta automática quando voltar.
O que devo realmente dizer em uma resposta automática?
Seja específico e ofereça às pessoas algo prático. "Estou ausente do escritório" é menos útil do que "Estou ausente até 30 de junho. Se for urgente, entre em contato com [colleague] em [email]." Quanto mais específico, mais útil.
Minha resposta automática será enviada para listas de e-mails e newsletters?
A maioria dos autorresponders modernos é inteligente o suficiente para ignorar listas de e-mails, mas vale a pena verificar. Responder automaticamente a todas as newsletters em que você está inscrito é irritante e pode acionar a remoção não intencional das listas.
O tom da minha resposta automática importa?
Sim. Um casual "Ausente, volto segunda, me chame então!" funciona bem para colegas internos, mas clientes externos merecem algo um pouco mais bem pensado. Pense em quem provavelmente vai lhe enviar e-mails e escreva de acordo.
E se alguém tiver um problema urgente enquanto eu estiver ausente?
Sua resposta automática deve responder a essa pergunta diretamente. Indique um colega que a pessoa possa contatar e inclua o e-mail dele. Não deixe as pessoas sem um caminho de escalonamento.