自動メール返信

自動返信が本当に役立つとき

あなたは休暇中です。 あなたは病欠中です。 あなたは電話も持たずに、2日間の戦略オフサイトに参加中です。 誰かが返信を期待してメールを送ったのに、何も返ってこない。 相手はメールが届いたのか気になります。 相手はフォローアップのメールを送ります。 相手はあなたの同僚に、あなたが無事か尋ねるメールを送ります。

自動返信を使えば、30秒の設定でこれらすべてが解決します。 送信者は即座に受領確認を受け取り、あなたが対応できないことを知り、実際の返信がいつ来るのかの見通しを得られます。 すっきり、プロフェッショナルに、完了です。

しかし、自動返信は休暇のためだけのものではありません。 カスタマーサポートチームは、チケットの受領を確認し、返信時間の期待値を設定するために自動返信を使用します。 営業チームは、受信した問い合わせを確認し、リードを適切に振り分けるために自動返信を使用します。 採用チームは、求人応募が受領されたことを確認するために自動返信を使用します。

共通しているのは、すぐに返信できないときに期待値を管理してくれるという点です。 それが自動返信の役割です。

自動メール返信の種類

利用できるカテゴリーはいくつかあります：

不在返信は、設定した期間中にメールを送ってきた人全員に送られます。 開始日と終了日を設定すると、その期間中、送信者ごとに一度だけオートレスポンダーが作動します。 ほとんどのメールクライアントは、同じ人に二度送らないよう賢く動作します。 これはバケーションレスポンダーと密接に関連しており、名前が違うだけで同じ概念です。

受領確認オートレスポンダーは、ビジネスメールでよく使われます。 「お問い合わせありがとうございます。メッセージを受け取りました。24時間以内にご返信いたします。」 それ以上のことは約束しないので、正直で本当に役立ちます。

トリガーベースのオートレスポンダーは、メール自動化ワークフローの一部です。 特定の条件が満たされると作動します。誰かがニュースレターに登録する、ファイルをダウンロードする、フォームに入力する、などです。 これらは通常、メールクライアントではなく、メールマーケティングプラットフォームで設定します。

自動メール返信の設定

Gmailの場合：

1. 歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択します
2. 「全般」タブに移動し、「不在通知」までスクロールします
3. 「不在通知」をオンに切り替えます
4. 開始日を設定し、必要に応じて終了日を設定します
5. 件名とメッセージを入力します
6. 必要に応じて、連絡先の登録者にのみ送信するチェックボックスをオンにします
7. 「変更を保存」をクリックします

Outlook（新バージョン）の場合： 

1. ページ上部の「設定」（歯車アイコン）を選択します
2. 「アカウント」>「自動応答」に移動します
3. 「自動応答」をオンに切り替えます
4. 期間を設定するか、期限なしのままにします
5. 社内および社外の送信者向けに返信メッセージを入力します（それぞれ異なるメッセージを作成できます）
6. 「保存」をクリックします

Sparkの場合：

Sparkには組み込みのオートレスポンダーはありません。これは通常、メールクライアントレベルではなく、メールアカウントレベル（Gmail、Outlook、Exchange）で処理されるためです。 ご利用のメールサービスで自動返信を設定すれば、どのクライアントでメールを確認しても機能します。 Sparkのリマインダー機能は、戻ってきたときに重要なスレッドをフォローアップするのに便利です。 リマインダー機能の使い方はこちらでご確認いただけます。 

自動返信に終了日を設定すべきですか？
はい、必ず設定してください。 休暇から半年後に作動する期限なしの自動返信は、恥ずかしいものです。 戻る日を設定し、戻ったら自動返信をオフにするのを忘れないでください。

自動返信には実際に何を書けばよいですか？
具体的に、相手が行動できる情報を提供しましょう。 「不在です」よりも「6月30日まで不在です。 お急ぎの場合は[email]の[colleague]までご連絡ください。」の方が役立ちます 具体的であればあるほど、役に立ちます。

自動返信はメーリングリストやニュースレターにも送られますか？
最近のオートレスポンダーのほとんどはメーリングリストをスキップするほど賢いですが、念のため確認する価値はあります。 登録しているすべてのニュースレターに自動返信するのは迷惑であり、意図せずリストから削除される可能性もあります。

自動返信のトーンは重要ですか？
はい。 カジュアルな「不在中、月曜に戻ります、そのときに連絡してね！」は社内の同僚には問題ありませんが、社外のクライアントにはもう少し配慮した表現がふさわしいです。 誰がメールを送ってくる可能性が高いかを考えて、それに応じて書きましょう。

不在中に緊急の問題が発生したらどうすればよいですか？
自動返信でその質問に直接答えるべきです。 連絡できる同僚の名前とメールアドレスを記載しましょう。 エスカレーションの手段がないまま相手を放置しないでください。 

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