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Définition
💡 Réponse automatique par e-mail : un message pré-rédigé que votre compte de messagerie envoie automatiquement en réponse aux e-mails entrants, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit manuellement. Également appelée réponse automatique ou répondeur automatique.
Quand les réponses automatiques valent vraiment le coup
Vous êtes en vacances. Vous êtes en arrêt maladie. Vous participez à un séminaire stratégique de deux jours sans téléphone. Quelqu'un vous envoie un e-mail en attendant une réponse et ne reçoit rien en retour. Cette personne se demande si vous l'avez bien reçu. Elle envoie une relance. Elle écrit à votre collègue pour demander si tout va bien pour vous.
Une réponse automatique règle tout cela en 30 secondes de configuration. L'expéditeur reçoit un accusé de réception instantané, sait que vous êtes indisponible et dispose d'un délai indiquant quand il peut s'attendre à une vraie réponse. Net, professionnel, réglé.
Mais les réponses automatiques ne servent pas qu'aux vacances. Les équipes du service client les utilisent pour confirmer la réception d'un ticket et fixer des attentes en matière de délai de réponse. Les équipes commerciales les utilisent pour accuser réception des demandes entrantes et orienter les prospects de manière appropriée. Les équipes de recrutement les utilisent pour confirmer la réception d'une candidature.
Le point commun est qu'elles gèrent les attentes lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement. C'est là leur rôle.
Types de réponses automatiques par e-mail
Vous avez plusieurs catégories à votre disposition :
Les réponses d'absence du bureau sont envoyées à toute personne qui vous écrit pendant une période définie. Vous définissez la date de début et de fin, et le répondeur automatique se déclenche une seule fois par expéditeur pendant cette période. La plupart des clients de messagerie sont assez intelligents pour ne pas l'envoyer deux fois à la même personne. Elles sont étroitement liées aux réponses de vacances, qui désignent le même concept sous un autre nom.
Les répondeurs automatiques d'accusé de réception sont courants dans les e-mails professionnels. « Merci de nous avoir contactés, nous avons bien reçu votre message et nous vous répondrons dans les 24 heures. » Ils ne promettent rien de plus que cela, ce qui est honnête et réellement utile.
Les répondeurs automatiques basés sur des déclencheurs font partie des flux de travail d'automatisation des e-mails. Ils se déclenchent lorsqu'une condition spécifique est remplie : quelqu'un s'abonne à une newsletter, télécharge un fichier ou remplit un formulaire. Ils sont généralement configurés dans votre plateforme d'e-mail marketing plutôt que dans votre client de messagerie.
Configurer des réponses automatiques par e-mail
Dans Gmail :
- Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez Voir tous les paramètres
- Accédez à l'onglet Général et faites défiler jusqu'à Réponse automatique
- Activez Réponse automatique
- Définissez un premier jour et, éventuellement, un dernier jour
- Rédigez votre objet et votre message
- Cochez éventuellement la case pour n'envoyer qu'aux personnes de vos contacts
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Dans Outlook (nouvelle version) :
- Sélectionnez Paramètres (l'icône en forme de roue dentée) en haut de la page
- Accédez à Comptes > Réponses automatiques
- Activez Réponses automatiques
- Définissez une période ou laissez-la ouverte
- Rédigez votre message de réponse pour les expéditeurs internes et externes (vous pouvez rédiger des messages différents pour chacun)
- Cliquez sur Enregistrer
Dans Spark :
Spark ne dispose pas de répondeur automatique intégré, car cette fonction est généralement gérée au niveau du compte de messagerie (Gmail, Outlook, Exchange) plutôt qu'au niveau du client de messagerie. Configurez votre réponse automatique dans le service de messagerie que vous utilisez, et elle fonctionnera quel que soit le client depuis lequel vous consultez vos e-mails. La fonctionnalité de rappels de Spark est utile pour relancer les fils de discussion importants à votre retour. Vous pouvez découvrir comment utiliser la fonctionnalité de rappels ici.
Dois-je définir une date de fin pour ma réponse automatique ?
Oui, toujours. Une réponse automatique sans date de fin qui se déclenche six mois après vos vacances est embarrassante. Définissez une date de retour et pensez à désactiver le répondeur une fois de retour.
Que dois-je réellement dire dans une réponse automatique ?
Soyez précis et donnez aux gens des éléments concrets. « Je suis absent du bureau » est moins utile que « Je suis absent jusqu'au 30 juin. En cas d'urgence, contactez [colleague] à l'adresse [email]. » Plus vous êtes précis, plus vous êtes utile.
Ma réponse automatique sera-t-elle envoyée aux listes de diffusion et aux newsletters ?
La plupart des répondeurs automatiques modernes sont assez intelligents pour ignorer les listes de diffusion, mais il vaut mieux vérifier. Répondre automatiquement à chaque newsletter à laquelle vous êtes abonné est agaçant et peut entraîner une désinscription involontaire des listes.
Le ton de ma réponse automatique a-t-il une importance ?
Oui. Un « Absent, de retour lundi, écris-moi à ce moment-là ! » informel convient très bien aux collègues internes, mais les clients externes méritent quelque chose d'un peu plus soigné. Réfléchissez à qui est susceptible de vous écrire et rédigez en conséquence.
Que faire si quelqu'un a un problème urgent pendant mon absence ?
Votre réponse automatique doit répondre directement à cette question. Indiquez le nom d'un collègue à contacter et son adresse e-mail. Ne laissez pas les gens sans solution d'escalade.