Was ist E-Mail-Automatisierung? Zeit sparen mit intelligenten E-Mail-Regeln

Definition

💡 E-Mail-Automatisierung: Einrichten von Regeln, Triggern und Workflows, damit Ihre E-Mails wiederkehrende Aufgaben automatisch für Sie erledigen. Anstatt Nachrichten manuell zu sortieren, Nachfassaktionen zu senden oder auf häufige Anfragen zu antworten, konfigurieren Sie Ihr System einmal und lassen es dann auf Autopilot laufen.

Was macht E-Mail-Automatisierung?

Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen und denken: "Das habe ich doch schon mal gesehen"? Gleicher E-Mail-Typ, gleiche Antwort nötig, anderer Tag.

E-Mail-Automatisierung übernimmt diese Wiederholungen. Sie überwacht bestimmte Trigger (eine E-Mail von einem bestimmten Absender, Schlüsselwörter in der Betreffzeile) und führt automatisch Aktionen aus. Ablegen. Ein Label anwenden. Eine Antwort senden. Weiterleiten. Löschen.

Die Zeitersparnis summiert sich. Laut einer Studie von McKinsey verbringen Beschäftigte 28 % ihrer Arbeitswoche mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Wenn die Automatisierung auch nur 20 % davon übernimmt, gewinnen Sie jede Woche Stunden zurück.

Aber es geht nicht nur um Geschwindigkeit. Automatisierung reduziert menschliche Fehler. Vergessen, bei einem Lead nachzufassen? Ihr System vergisst das nicht. Eine wichtige E-Mail übersehen? Ihr Filter hat sie bereits in einen Prioritätsordner verschoben.

Marketing- und Vertriebsteams arbeiten ständig damit. Drip-Kampagnen, Willkommensserien, Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe. Aber alle profitieren davon. Schon einfache Automatisierung (wie das automatische Ablegen von Newslettern) macht Ihnen das Leben leichter.

Arten der E-Mail-Automatisierung

E-Mail-Filter sind die einfachste Form. Sie erstellen Regeln, die eingehende Nachrichten automatisch sortieren. E-Mails von Ihrem Chef landen in einem Ordner namens "Priorität". Newsletter bekommen das Label "Später lesen". Alles mit "Rechnung" im Betreff wird an die Buchhaltung weitergeleitet.

Auto-Responder senden automatische Antworten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Abwesenheitsnotizen sind das häufigste Beispiel, aber Sie können auch automatische Antworten für Kundenanfragen oder Bewerbungen einrichten.

Geplantes Senden ermöglicht es Ihnen, E-Mails jetzt zu schreiben und später zu versenden. Schreiben Sie am Montag eine Reihe von Nachfass-E-Mails, planen Sie den Versand über die Woche verteilt und fertig.

Workflow-Automatisierung verknüpft mehrere Aktionen miteinander. Wenn eine E-Mail von einem bestimmten Kunden eingeht, wird sie automatisch mit einem Label versehen, an Ihren Projektmanager weitergeleitet und einer Aufgabenliste hinzugefügt.

So richten Sie E-Mail-Automatisierung ein

Wie genau das funktioniert, hängt von Ihrem E-Mail-Client ab, aber die meisten unterstützen zumindest grundlegende Filter und automatische Antworten.

In Gmail:

Klicken Sie im Suchfeld oben auf Suchoptionen anzeigen
Geben Sie Ihre Kriterien ein (von, an, Betreff, Schlüsselwörter usw.)
Klicken Sie auf Filter erstellen
Wählen Sie aus, was passieren soll: Posteingang überspringen, ein Label anwenden, weiterleiten, löschen, markieren usw.
Klicken Sie auf Filter erstellen, um ihn zu aktivieren

Für automatische Antworten gehen Sie zu Settings > General > Vacation responder und legen Ihre Nachricht fest.

In Outlook:

Gehen Sie zu File > Manage Rules & Alerts
Klicken Sie auf New Rule
Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie ganz von vorn
Definieren Sie Ihre Bedingungen (Absender, Betreff, Schlüsselwörter usw.)
Wählen Sie Aktionen aus (in Ordner verschieben, weiterleiten, löschen, kennzeichnen usw.)
Fügen Sie bei Bedarf Ausnahmen hinzu
Geben Sie Ihrer Regel einen Namen und klicken Sie auf Finish

Für automatische Antworten gehen Sie zu File > Automatic Replies (Out of Office) und konfigurieren Sie Ihre Nachricht und den Zeitplan.

In Spark:

Öffnen Sie Spark und gehen Sie zu Settings > Smart Inbox
Spark sortiert E-Mails automatisch in Kategorien (Persönlich, Benachrichtigungen, Newsletter) ein, was eine Form der Automatisierung ist
Für mehr Kontrolle nutzen Sie die Filter Ihres E-Mail-Anbieters (da Spark Inhalte aus Gmail, Outlook usw. bezieht)
Spark unterstützt das Erstellen benutzerdefinierter Filter nicht nativ, beachtet aber Filter, die Sie in Ihrem zugrunde liegenden E-Mail-Konto eingerichtet haben

Die Stärke von Spark liegt in der integrierten intelligenten Sortierung, die ohne manuelle Einrichtung funktioniert. Weniger anpassbar als Regeln in Gmail oder Outlook, aber für die meisten gängigen Anwendungsfälle automatisch ausreichend.

Intelligente Wege, Automatisierung zu nutzen

Fangen Sie einfach an. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe aus und erstellen Sie dafür eine Regel. Testen Sie sie. Fügen Sie dann mehr hinzu.

Testen Sie Ihre Regeln zuerst. Lassen Sie Ihre Automatisierung zunächst mit einer kleinen Menge laufen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktioniert.

Regelmäßig überprüfen. Regeln, die vor sechs Monaten sinnvoll waren, sind es heute vielleicht nicht mehr. Prüfen Sie Ihre Filter alle paar Monate und entfernen Sie, was nicht funktioniert.

Nicht zu viel filtern. Zu viele Regeln bedeuten, dass E-Mails überall verstreut sind. Halten Sie es minimal.

Verwenden Sie beschreibende Namen. "Newsletter automatisch ablegen" ist besser als "Regel 7".

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