Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 Eine E-Mail zurückstellen: Das vorübergehende Entfernen einer E-Mail aus Ihrem Posteingang und das Einplanen, damit sie zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt wieder erscheint – wie ein Wecker, nur für Nachrichten, die Sie noch nicht bearbeiten möchten.
Wofür Sie das Zurückstellen nutzen können
Es ist Montagmorgen und Sie erhalten eine Rechnung, die genehmigt werden muss, aber Genehmigungen erfolgen erst am Mittwoch. Sie können sie jetzt nicht bearbeiten, wollen sie aber auch nicht vergessen. Wenn Sie sie in Ihrem Posteingang lassen, sammelt sich dort visuelles Durcheinander und leichte Anspannung an. Sie zu löschen ist nicht die Lösung. Wenn Sie sie ablegen, vergessen Sie, sich darum zu kümmern.
Sie bis Mittwoch um 9 Uhr zurückzustellen, ist der richtige Schritt. Die E-Mail verschwindet aus der Ansicht, Ihr Posteingang wird aufgeräumter und sie erscheint genau dann wieder, wenn Sie sie brauchen.
Das ist die gesamte Idee dahinter. Es ist täuschend einfach und wirklich nützlich für alle, die einen aufgeräumten Posteingang pflegen wollen. E-Mail-Clients wie Spark haben das Zurückstellen genau deshalb in den Kern-Workflow integriert, weil die Strategie „einfach liegen lassen und hoffen, dass man sich erinnert“ ständig scheitert.
So funktioniert das Zurückstellen
Wenn Sie eine E-Mail zurückstellen, verschiebt Ihr E-Mail-Client sie aus dem sichtbaren Posteingang und speichert sie in einem temporären Wartezustand. Zu Ihrer gewählten Zeit kehrt sie oben in Ihren Posteingang zurück, als wäre sie gerade erst angekommen. Manche Clients senden in diesem Moment auch eine Push-Benachrichtigung.
Der Ordner für zurückgestellte E-Mails ist normalerweise zugänglich, wenn Sie überprüfen möchten, was ansteht. In Gmail erscheint er in der linken Seitenleiste unter „Zurückgestellt“. In Spark befindet er sich in der Seitenleiste unter „Später“. Aber der eigentliche Sinn ist, dass Sie ihn nicht überprüfen müssen: Die E-Mail kommt von selbst zurück.
Zwei Dinge, die man wissen sollte: Das Zurückstellen einer Nachricht markiert sie nicht als gelesen, und wenn jemand auf einen zurückgestellten Thread antwortet, erscheint die neue Nachricht in der Regel unabhängig davon sofort in Ihrem Posteingang.
So stellen Sie E-Mails zurück
In Gmail:
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine E-Mail in Ihrem Posteingang
- Klicken Sie auf das Symbol zum Zurückstellen (eine Uhr), das auf der rechten Seite der E-Mail-Zeile erscheint
- Wählen Sie aus den voreingestellten Optionen: später heute, morgen, dieses Wochenende, nächste Woche oder wählen Sie ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit
Sie können auf alle Ihre zurückgestellten E-Mails im Ordner „Zurückgestellt“ in der linken Seitenleiste zugreifen. Um die Zeit für das Zurückstellen zu ändern, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie erneut auf das Uhrensymbol.
In Outlook (neue Version):
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht und wählen Sie „Zurückstellen“ aus dem Kontextmenü, oder wählen Sie die E-Mail aus und suchen Sie „Zurückstellen“ im Menüband
- Wählen Sie eine vorgeschlagene Zeit oder legen Sie eine benutzerdefinierte Zustellzeit fest
- Die E-Mail verschwindet und kehrt zu diesem Zeitpunkt in Ihren Posteingang zurück
Spark:
- Öffnen Sie eine E-Mail oder fahren Sie mit dem Mauszeiger im Posteingang darüber
- Klicken Sie auf das Symbol zum Zurückstellen in der oberen Symbolleiste oder drücken Sie S
- Wählen Sie, ob Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten, wenn sie zurückkehrt
- Wählen Sie eine Zeit aus den voreingestellten Optionen oder geben Sie ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit manuell ein
Die Schritte können je nach Plattform leicht variieren; die Anleitungen für andere Plattformen finden Sie hier.
Das Zurückstellen von Spark wird über all Ihre Geräte hinweg synchronisiert, und genau diese Funktion macht es wirklich zuverlässig. Zurückgestellte E-Mails werden im Webmail in den Ordner „Später“ verschoben oder in der Spark-App in den Ordner „Zurückgestellt“. Mit der Zurückstellen-Funktion von Spark können Sie auch Ihre standardmäßigen Optionen für die Zurückstellzeit an Ihren Zeitplan anpassen.
So holen Sie das Meiste aus dem Zurückstellen von E-Mails heraus
Stellen Sie Dinge nicht auf unbestimmte Zeit zurück. Eine E-Mail für „irgendwann“ ohne Plan zurückzustellen, ist nur Aufschieben mit zusätzlichen Schritten. Setzen Sie eine echte Frist.
Nutzen Sie das Zurückstellen, anstatt E-Mails offen zu lassen. Eine offene E-Mail ist kein Erinnerungssystem. Es ist Durcheinander. Wenn Sie nicht innerhalb der nächsten Minuten antworten können, stellen Sie sie zurück.
Kombinieren Sie das Zurückstellen mit einem Workflow für Nachfass-Erinnerungen. Stellen Sie eingehende Nachrichten zurück, auf die Sie warten, und nutzen Sie Erinnerungen für Threads, bei denen Sie auf jemand anderen warten.
„Über-Zurückstellen“ vermeiden. Wenn Sie dieselbe E-Mail immer wieder aufschieben, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie sich eigentlich darum kümmern müssen. Das Zurückstellen dient dem Timing, nicht der Vermeidung.
Das Zurückstellen ist eine dieser Funktionen, die unbedeutend klingen, bis man sie konsequent nutzt. Dann können Sie sich ein Leben ohne sie nicht mehr vorstellen.
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