Correo. Inteligente. Eficaz.
Correo electrónico rápido y multiplataforma diseñado para filtrar el ruido.
Definición
💡 Respuesta automática de correo: un mensaje predefinido que tu cuenta de correo envía automáticamente en respuesta a los correos entrantes, sin que tengas que hacer nada manualmente. También se conoce como respuesta automática o autorespondedor.
Cuándo las respuestas automáticas realmente valen la pena
Estás de vacaciones. Estás de baja por enfermedad. Estás en una reunión estratégica de dos días fuera de la oficina y sin teléfono. Alguien te envía un correo esperando una respuesta y no recibe nada. Se preguntan si lo recibiste. Envían un correo de seguimiento. Le escriben a tu colega para preguntar si estás bien.
Una respuesta automática soluciona todo eso en 30 segundos de configuración. El remitente recibe una confirmación instantánea, sabe que no estás disponible y tiene una previsión de cuándo puede esperar una respuesta real. Claro, profesional, listo.
Pero las respuestas automáticas no son solo para las vacaciones. Los equipos de atención al cliente las usan para confirmar la recepción de tickets y establecer expectativas sobre los tiempos de respuesta. Los equipos de ventas las usan para confirmar la recepción de consultas entrantes y dirigir los prospectos de forma adecuada. Los equipos de reclutamiento las usan para confirmar que se recibió una solicitud de empleo.
El denominador común es que gestionan las expectativas cuando no puedes responder de inmediato. Ese es su cometido.
Tipos de respuestas automáticas de correo
Tienes varias categorías con las que trabajar:
Las respuestas de ausencia se envían a cualquier persona que te escriba durante un periodo determinado. Defines la fecha de inicio y de fin, y el autorespondedor se activa una vez por remitente durante ese periodo. La mayoría de los clientes de correo son lo suficientemente inteligentes como para no enviarla dos veces a la misma persona. Estas están muy relacionadas con las respuestas de vacaciones, que es el mismo concepto con otro nombre.
Los autorespondedores de confirmación son comunes en el correo empresarial. "Gracias por contactarnos, hemos recibido tu mensaje y te responderemos en un plazo de 24 horas." No prometen nada más que eso, lo cual es honesto y realmente útil.
Los autorespondedores basados en desencadenantes forman parte de los flujos de trabajo de automatización de correo. Se activan cuando se cumple una condición específica: alguien se suscribe a un boletín, descarga un archivo o rellena un formulario. Normalmente se configuran en tu plataforma de email marketing en lugar de en tu cliente de correo.
Configurar respuestas automáticas de correo
En Gmail:
- Haz clic en el icono de engranaje y selecciona Ver toda la configuración
- Ve a la pestaña General y desplázate hasta Respuesta automática
- Activa la Respuesta automática
- Establece un primer día y, opcionalmente, un último día
- Escribe el asunto y el mensaje
- Opcionalmente, marca la casilla para enviarla solo a las personas de tus Contactos
- Haz clic en Guardar cambios
En Outlook (nueva versión):
- Selecciona Configuración (el icono de engranaje) en la parte superior de la página
- Ve a Cuentas > Respuestas automáticas
- Activa las Respuestas automáticas
- Establece un periodo de tiempo o déjalo sin fecha de fin
- Escribe tu mensaje de respuesta para remitentes internos y externos (puedes escribir mensajes diferentes para cada uno)
- Haz clic en Guardar
En Spark:
Spark no tiene un autorespondedor integrado, ya que esto normalmente se gestiona a nivel de la cuenta de correo (Gmail, Outlook, Exchange) en lugar del cliente de correo. Configura tu respuesta automática en el servicio de correo que utilices, y funcionará independientemente del cliente con el que revises tu correo. La función de recordatorios de Spark es útil para dar seguimiento a los hilos importantes cuando regreses. Puedes descubrir cómo usar la función de recordatorios aquí.
¿Debería establecer una fecha de fin en mi respuesta automática?
Sí, siempre. Una respuesta automática sin fecha de fin que se active seis meses después de tus vacaciones resulta bochornosa. Establece una fecha de regreso y recuerda desactivar la respuesta automática cuando vuelvas.
¿Qué debería decir realmente en una respuesta automática?
Sé específico y ofrece a las personas algo accionable. "Estoy fuera de la oficina" es menos útil que "Estoy ausente hasta el 30 de junio. Si es urgente, contacta con [colleague] en [email]." Cuanto más específico, más útil.
¿Mi respuesta automática se enviará a las listas de correo y boletines?
La mayoría de los autorespondedores modernos son lo suficientemente inteligentes como para omitir las listas de correo, pero vale la pena comprobarlo. Responder automáticamente a cada boletín al que estás suscrito es molesto y puede provocar que te eliminen de las listas sin querer.
¿Importa el tono de mi respuesta automática?
Sí. Un informal "Fuera de la oficina, vuelvo el lunes, ¡escríbeme entonces!" funciona bien para colegas internos, pero los clientes externos merecen algo un poco más cuidado. Piensa en quién es probable que te escriba y redacta en consecuencia.
¿Qué pasa si alguien tiene un problema urgente mientras estoy ausente?
Tu respuesta automática debería responder esa pregunta directamente. Menciona a un colega con quien puedan contactar e incluye su correo. No dejes a las personas sin una vía de escalamiento.