Ваша. Розумна. Пошта.
Швидкий, кросплатформний поштовий клієнт, створений фільтрувати зайвий шум, щоб ви могли зосередитися на тому, що справді важливо.
Визначення
💡 Автоматична відповідь на лист: заздалегідь написане повідомлення, яке ваш обліковий запис електронної пошти надсилає автоматично у відповідь на вхідні листи, без жодних ручних дій з вашого боку. Також називається автовідповіддю або автовідповідачем.
Коли автовідповіді справді виправдовують себе
Ви у відпустці. Ви на лікарняному. Ви на дводенній стратегічній виїзній зустрічі без телефона. Хтось пише вам, очікуючи відповіді, і не отримує нічого у відповідь. Вони думають, чи ви отримали лист. Вони надсилають повторний лист. Вони пишуть вашому колезі, запитуючи, чи все з вами гаразд.
Автоматична відповідь усуває все це за 30 секунд налаштування. Відправник одразу отримує підтвердження, знає, що ви недоступні, і має уявлення про те, коли можна очікувати справжньої відповіді. Чисто, професійно, готово.
Але автовідповіді потрібні не лише для відпусток. Команди підтримки клієнтів використовують їх, щоб підтвердити отримання звернення та встановити очікування щодо часу відповіді. Команди продажів використовують їх, щоб підтвердити вхідні запити та належно спрямувати потенційних клієнтів. Рекрутингові команди використовують їх, щоб підтвердити отримання заявки на роботу.
Спільне те, що вони керують очікуваннями, коли ви не можете відповісти негайно. Ось у чому їхнє завдання.
Типи автоматичних відповідей на листи
У вас є кілька різних категорій на вибір:
Відповіді про відсутність в офісі надходять кожному, хто пише вам протягом встановленого періоду. Ви задаєте дату початку та закінчення, і автовідповідач спрацьовує один раз для кожного відправника протягом цього періоду. Більшість поштових клієнтів достатньо розумні, щоб не надсилати її одній людині двічі. Вони тісно пов'язані з відповідями про відпустку, що є тим самим поняттям під іншою назвою.
Автовідповідачі-підтвердження поширені в діловому листуванні. «Дякуємо за звернення, ми отримали ваше повідомлення та зв'яжемося з вами протягом 24 годин.» Вони не обіцяють нічого більшого, що є чесним і справді корисним.
Автовідповідачі на основі тригерів є частиною робочих процесів автоматизації електронної пошти. Вони спрацьовують при виконанні певної умови: хтось підписується на розсилку, завантажує файл, заповнює форму. Зазвичай вони налаштовуються на вашій платформі емейл-маркетингу, а не в поштовому клієнті.
Налаштування автоматичних відповідей на листи
У Gmail:
- Клацніть на значок шестерні та виберіть «Переглянути всі налаштування»
- Перейдіть на вкладку «Загальні» та прокрутіть до «Відповідач у відпустці»
- Увімкніть «Відповідач у відпустці»
- Задайте перший день і за бажанням останній день
- Напишіть тему та повідомлення
- За бажанням позначте прапорець, щоб надсилати лише людям із ваших контактів
- Клацніть на «Зберегти зміни»
В Outlook (нова версія):
- Виберіть «Параметри» (значок шестерні) угорі сторінки
- Перейдіть до «Облікові записи» > «Автоматичні відповіді»
- Увімкніть «Автоматичні відповіді»
- Задайте період часу або залиште його без обмежень
- Напишіть повідомлення-відповідь для внутрішніх і зовнішніх відправників (для кожного можна написати різні повідомлення)
- Клацніть на «Зберегти»
Зі Spark:
Spark не має вбудованого автовідповідача, оскільки це зазвичай обробляється на рівні облікового запису електронної пошти (Gmail, Outlook, Exchange), а не на рівні поштового клієнта. Налаштуйте автовідповідь у тому поштовому сервісі, яким ви користуєтесь, і вона працюватиме незалежно від того, через який клієнт ви перевіряєте пошту. Функція нагадувань Spark корисна для повернення до важливих ланцюжків листів після вашого повернення. Дізнатися, як користуватися функцією нагадувань, можна тут.
Чи слід встановлювати дату закінчення для моєї автовідповіді?
Так, завжди. Автовідповідь без обмежень, яка спрацьовує через шість місяців після вашої відпустки, виглядає ніяково. Задайте дату повернення та не забудьте вимкнути відповідач, коли повернетесь.
Що саме варто написати в автовідповіді?
Будьте конкретні та дайте людям щось, з чим можна діяти. «Мене немає в офісі» менш корисно, ніж «Мене немає до 30 червня. Якщо це терміново, зверніться до [colleague] за адресою [email].» Що конкретніше, то корисніше.
Чи надходитиме моя автовідповідь у списки розсилки та новинні розсилки?
Більшість сучасних автовідповідачів достатньо розумні, щоб пропускати списки розсилки, але це варто перевірити ще раз. Автоматичні відповіді на кожну розсилку, на яку ви підписані, дратують і можуть спричинити ненавмисне видалення зі списків.
Чи має значення тон моєї автовідповіді?
Так. Невимушене «Немає в офісі, повернуся в понеділок, тоді пишіть!» цілком підходить для внутрішніх колег, але зовнішні клієнти заслуговують на щось більш продумане. Подумайте про те, хто найімовірніше вам писатиме, і пишіть відповідно.
Що робити, якщо в когось виникне термінове питання, поки мене немає?
Ваша автовідповідь повинна відповідати на це питання безпосередньо. Назвіть колегу, до якого можна звернутися, та вкажіть його адресу електронної пошти. Не залишайте людей без шляху ескалації.