Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 Risposta email automatica: un messaggio prescritto che il tuo account email invia automaticamente in risposta alle email in arrivo, senza che tu debba fare nulla manualmente. Chiamata anche risposta automatica o autorisponditore.
Quando le risposte automatiche si rivelano davvero utili
Sei in vacanza. Sei a casa in malattia. Sei a un ritiro strategico di due giorni senza telefono. Qualcuno ti scrive un'email aspettandosi una risposta e non riceve nulla. Si chiede se l'hai ricevuta. Invia un sollecito. Scrive un'email al tuo collega per chiedere se stai bene.
Una risposta automatica risolve tutto questo con 30 secondi di configurazione. Il mittente riceve una conferma immediata, sa che non sei disponibile e ha una tempistica su quando aspettarsi una risposta reale. Pulito, professionale, fatto.
Ma le risposte automatiche non servono solo per le vacanze. I team di assistenza clienti le usano per confermare la ricezione di un ticket e definire le aspettative sui tempi di risposta. I team di vendita le usano per confermare le richieste in arrivo e instradare i lead in modo appropriato. I team di reclutamento le usano per confermare che una candidatura è stata ricevuta.
Il filo conduttore è che gestiscono le aspettative quando non puoi rispondere immediatamente. È questo il loro compito.
Tipi di risposte email automatiche
Hai a disposizione alcune categorie diverse:
Le risposte di assenza vengono inviate a chiunque ti scriva un'email durante un periodo stabilito. Definisci la data di inizio e di fine, e l'autorisponditore si attiva una volta per mittente durante quell'intervallo. La maggior parte dei client è abbastanza intelligente da non inviarla due volte alla stessa persona. Queste sono strettamente collegate ai risponditori per le vacanze, che sono lo stesso concetto con un altro nome.
Gli autorisponditori di conferma sono comuni nelle email aziendali. "Grazie per averci contattato, abbiamo ricevuto il tuo messaggio e ti risponderemo entro 24 ore." Non promettono nulla di più, il che è onesto e davvero utile.
Gli autorisponditori basati su trigger fanno parte dei flussi di lavoro di automazione delle email. Si attivano quando viene soddisfatta una condizione specifica: qualcuno si iscrive a una newsletter, scarica un file, compila un modulo. Questi vengono solitamente configurati nella tua piattaforma di email marketing anziché nel tuo client email.
Configurare le risposte email automatiche
In Gmail:
- Fai clic sull'icona dell'ingranaggio e seleziona Visualizza tutte le impostazioni
- Vai alla scheda Generali e scorri fino a Risponditore automatico
- Attiva il Risponditore automatico
- Imposta un primo giorno e, facoltativamente, un ultimo giorno
- Scrivi l'oggetto e il messaggio
- Facoltativamente, seleziona la casella per inviare solo alle persone tra i tuoi Contatti
- Fai clic su Salva modifiche
In Outlook (nuova versione):
- Seleziona Impostazioni (l'icona dell'ingranaggio) nella parte superiore della pagina
- Vai su Account > Risposte automatiche
- Attiva le Risposte automatiche
- Imposta un periodo di tempo o lascialo aperto
- Scrivi il tuo messaggio di risposta per i mittenti interni ed esterni (puoi scrivere messaggi diversi per ciascuno)
- Fai clic su Salva
Con Spark:
Spark non dispone di un autorisponditore integrato, poiché questo viene solitamente gestito a livello di account email (Gmail, Outlook, Exchange) anziché a livello di client email. Configura la tua risposta automatica nel servizio email che utilizzi e funzionerà indipendentemente dal client con cui controlli la tua posta. La funzione promemoria di Spark è utile per dare seguito alle conversazioni importanti al tuo ritorno. Puoi scoprire come utilizzare la funzione promemoria qui.
Dovrei impostare una data di fine sulla mia risposta automatica?
Sì, sempre. Una risposta automatica senza scadenza che si attiva sei mesi dopo la tua vacanza è imbarazzante. Imposta una data di ritorno e ricordati di disattivare il risponditore quando torni.
Cosa dovrei dire effettivamente in una risposta automatica?
Sii specifico e offri alle persone qualcosa di concreto. "Sono fuori ufficio" è meno utile di "Sono assente fino al 30 giugno. Se è urgente, contatta [colleague] all'indirizzo [email]." Più sei specifico, più sarai d'aiuto.
La mia risposta automatica verrà inviata a mailing list e newsletter?
La maggior parte degli autorisponditori moderni è abbastanza intelligente da ignorare le mailing list, ma vale la pena ricontrollare. Rispondere automaticamente a ogni newsletter a cui sei iscritto è fastidioso e può causare la rimozione involontaria dalle liste.
Il tono della mia risposta automatica è importante?
Sì. Un informale "Fuori ufficio, torno lunedì, scrivimi allora!" va bene per i colleghi interni, ma i clienti esterni meritano qualcosa di un po' più curato. Pensa a chi è probabile che ti scriva e scrivi di conseguenza.
Cosa succede se qualcuno ha un problema urgente mentre sono via?
La tua risposta automatica dovrebbe rispondere direttamente a questa domanda. Indica un collega che possono contattare e includi la sua email. Non lasciare le persone senza un percorso di escalation.