Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 Geplantes Senden ist eine Funktion, mit der Sie eine E-Mail jetzt verfassen und genau festlegen können, wann sie zugestellt wird – ob in zwei Stunden, morgen früh oder nächsten Dienstag um 8 Uhr.
Warum es wichtig ist, E-Mails zum richtigen Zeitpunkt zu senden
Es ist 23 Uhr. und Sie haben gerade ein Kundenangebot fertiggestellt, an dem Sie den ganzen Abend gearbeitet haben. Sie könnten es jetzt senden. Aber Ihr Kunde ist in London, dort ist es 4 Uhr. und Sie möchten, dass die E-Mail während seines Arbeitstages ganz oben im Posteingang landet und nicht unter allem anderen begraben wird, was er beim Aufwachen vorfindet.
Das geplante Senden löst dieses Problem, ohne dass Sie daran denken müssen, später noch einmal darauf zurückzukommen. Schreiben Sie die E-Mail, wenn Sie bereit sind, wählen Sie den Zustellungszeitpunkt und machen Sie weiter.
Über Zeitzonen hinaus hat das Planen noch einen weiteren Nutzen: Es schützt Grenzen. Arbeits-E-Mails um Mitternacht zu senden signalisiert: „Ich arbeite um Mitternacht und erwarte dementsprechend Antworten.“ Wenn Sie dieselbe E-Mail für 9 Uhr. am Montag planen, können Sie arbeiten, wann immer Sie möchten, ohne es Ihren Kontakten mitzuteilen.
Sparks Untersuchungen zeigen, dass der Zeitpunkt einer E-Mail die Öffnungsraten erheblich beeinflusst. Dienstag- und Mittwochmorgen schneiden bei geschäftlichen Nachrichten tendenziell am besten ab. Mit dem geplanten Senden gelingt dieses Timing mühelos.
So funktioniert das geplante Senden
Sie verfassen Ihre E-Mail wie gewohnt. Anstatt auf „Senden“ zu klicken, klicken Sie auf ein Dropdown-Menü oder eine zusätzliche Schaltfläche, um einen Sendezeitpunkt auszuwählen. Die E-Mail wird in einen Ordner „Entwürfe“ oder „Geplant“ verschoben (je nach Programm) und automatisch zum festgelegten Zeitpunkt gesendet.
Einige Dinge sollten Sie verstehen:
In Gmail werden geplante E-Mails auf den Servern von Google gespeichert und auch dann gesendet, wenn Gmail nicht geöffnet ist. Sie können bis zu 100 geplante E-Mails gleichzeitig haben.
In der klassischen Desktop-Version von Outlook muss die App zum geplanten Zeitpunkt ausgeführt und verbunden sein. Das neue Outlook und Outlook im Web arbeiten über die Server von Microsoft und sind daher für die geplante Zustellung zuverlässiger.
In Spark werden geplante E-Mails serverseitig verarbeitet. Sie werden auch dann gesendet, wenn Spark auf all Ihren Geräten geschlossen ist.
So planen Sie eine E-Mail
In Gmail:
- Klicken Sie auf „Verfassen“ und schreiben Sie Ihre E-Mail
- Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der blauen Schaltfläche „Senden“
- Wählen Sie „Senden planen“
- Wählen Sie einen vorgeschlagenen Zeitpunkt oder klicken Sie auf „Datum und Uhrzeit auswählen“ für eine benutzerdefinierte Option
- Klicken Sie zur Bestätigung auf „Senden planen“
Ihre geplante E-Mail befindet sich im Ordner „Geplant“ in der linken Seitenleiste. Zum Abbrechen oder Neuplanen öffnen Sie den Ordner „Geplant“, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf „Senden abbrechen“.
In Outlook (neue Version):
- Verfassen Sie eine neue E-Mail
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben „Senden“
- Wählen Sie „Senden planen“
- Wählen Sie aus den vorgeschlagenen Zeiten oder legen Sie ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit fest
- Klicken Sie zur Bestätigung auf „Senden“
Hinweis: „Senden planen“ in Outlook funktioniert nur für Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten. Die Option wird nicht angezeigt, wenn Sie ein Gmail- oder anderes IMAP-Konto mit Outlook verbunden haben.
In Spark:
- Verfassen oder beantworten Sie eine E-Mail in Spark
- Suchen Sie die Schaltfläche „Später senden“ im E-Mail-Fenster (oben rechts im Vollbildmodus, oben links in der kompakten Ansicht)
- Klicken Sie auf „Später senden“ und wählen Sie einen Zeitpunkt aus den voreingestellten Optionen oder legen Sie einen benutzerdefinierten Zeitpunkt fest
- Spark speichert die E-Mail im Postausgang und sendet sie automatisch zum geplanten Zeitpunkt
Um eine geplante E-Mail in Spark zu bearbeiten, gehen Sie zum Ordner „Postausgang“ in der Seitenleiste, suchen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Entwurf bearbeiten“. Sie können den Zeitpunkt oder den Inhalt ändern, bevor die E-Mail gesendet wird. Alle Planungsfunktionen wie „Auf Wiedervorlage“, Erinnerungen und „Später senden“ funktionieren für jeden Kontotyp, was nützlich ist, wenn Sie mehrere Konten gleichzeitig verwalten.
So nutzen Sie das geplante Senden optimal
Kann ich das geplante Senden für E-Mails an Personen in verschiedenen Zeitzonen verwenden?
Ja, und das ist einer der besten Anwendungsfälle dafür. Berechnen Sie, wann es bei ihnen Morgen ist, und planen Sie Ihre E-Mail so, dass sie dann ankommt. Es ist eine Kleinigkeit, die Sie rücksichtsvoller wirken lässt.
Kann ich eine geplante E-Mail noch bearbeiten, nachdem ich sie festgelegt habe?
Ja. Zum Senden bereitliegende E-Mails befinden sich in Ihrem Ordner „Geplant“. Sie können sie jederzeit öffnen, bearbeiten oder abbrechen, bevor sie versendet werden — eine nützliche Gewohnheit ist es daher, E-Mails in Stapeln zu schreiben, sie zu planen und dann vor dem Schlafengehen den Ordner „Geplant“ kurz zu überprüfen.
Sollte ich das geplante Senden für Entschuldigungen oder dringende Nachrichten verwenden?
Nein. Wenn etwas jetzt raus muss, senden Sie es jetzt. Das geplante Senden ist nicht das richtige Werkzeug, wenn der Zeitpunkt entscheidend ist.
Kann ich verhindern, dass E-Mails automatisch spät in der Nacht versendet werden?
Einige Apps ermöglichen es Ihnen, eine Standardoption „Während der Geschäftszeiten senden“ festzulegen, sodass nichts versehentlich zu ungewöhnlichen Zeiten versendet wird. Es lohnt sich zu prüfen, ob Ihr E-Mail-Programm dies unterstützt.