Datenschutzerklärung

Datum: 7. November 2025

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Einleitung

Spark Mail Limited (“wir” oder “uns”) heißt Sie willkommen. Wir bieten Ihnen Zugriff auf unsere Desktop- und Mobilversionen der Anwendung „Spark Mail“ (“App” oder “Spark”), vorbehaltlich der Bedingungen unserer Nutzungsbedingungen.

Diese Datenschutzbestimmungen beschreiben, welche personenbezogenen Daten die App erfasst, wie sie verarbeitet werden und was passiert, wenn Sie mit der App interagieren. Wir sind uns darüber im Klaren, dass Ihnen das Thema Privatsphäre wichtig ist und wissen das Vertrauen zu schätzen, das Sie uns entgegenbringen. Um Ihrem Vertrauen gerecht zu werden, setzen wir die neuesten Datensicherheitsstandards ein, erhöhen unser Bewusstsein für den Datenschutz und halten die EU-Datenschutzgrundverordnung ("GDPR", "DSGVO" oder "EU-DSGVO") und andere Datenschutzgesetze ein.

Wenn Sie unsere App für Mac, iOS, Android und Windows verwenden, werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß diesen Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Wenn Sie unsere Website (“Website”) verwenden, werden Ihre personenbezogenen Daten den Datenschutzbestimmungen der Website von Spark entsprechend verarbeitet.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesen Datenschutzbestimmungen oder zur App haben, besuchen Sie bitte unsere Support-Seite oder kontaktieren Sie uns.

Inhaltsverzeichnis

• Einführung
• Inhaltsverzeichnis
• Über uns
• Über Sie
• Datenquellen
• Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
• Personenbezogene Daten in Spark
  • Informationen über Sie
  • Technische Daten
  • Daten im Zusammenhang mit den Beta-Angeboten
  • Zahlungsdaten
  • E-Mail-Kommunikation und Kalenderverwaltung
  • Spark AI-Funktionen
    • Allgemein
    • Mein Schreibstil
    • Meetingnotizen
  • Teamdaten
  • Anfragen an den Kundensupport
  • Feedbackdaten
• Datenspeicherung
  • Benutzerkonto
  • E-Mails und andere Daten
  • Teams
  • Backups
• Von Dritten erhaltene Daten
• Datenübertragung an Dritte
• Datenübertragung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
• Sicherheitsmaßnahmen
• Rechte der betroffenen Personen
  • Einwohnende des Europäischen Wirtschaftsraums und des Vereinigten Königreichs
  • Einwohnende der Vereinigten Staaten
    • Meine personenbezogenen Daten nicht verkaufen
    • Do-not-track-Anfragen
  • Einwohnende Kanadas
• Aktualisierung der Datenschutzbestimmungen

Über uns

Für die Verarbeitung Verantwortliche Partei

Wir sind die für Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der App verantwortliche Stelle. Das bedeutet, dass wir das Ausmaß, den Zweck und die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmen, wenn Sie die App benutzen.

Datenverarbeitung

Wir können als Auftragsverarbeiter für juristische Personen gemäß geltenden Datenschutzgesetzen handeln, was bedeutet, dass wir uns anvertraute Daten im Namen von Kund:innen verarbeiten können. Ist dies der Fall, beachten Sie bitte auch unsere Vereinbarung zur Datenverarbeitung (DPA).

Über Sie

Wenn Sie auf die App zugreifen, werden Sie damit unser:e Nutzer:in (“User”), und wir erfassen und verarbeiten einige Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können die App allein oder im Rahmen eines in Spark erstellten Teams gemeinsam mit anderen Nutzer:innen verwenden (“Team”).

Bitte beachten Sie, dass wir nicht wissentlich personenbezogene Daten von Nutzer:innen unter 16 Jahren verarbeiten. Wenn Sie eine:r dieser Nutzer:innen sind oder gesetzlich vertretende Person eines/einer solchen Nutzer:in, kontaktieren Sie uns bitte.

Datenquellen

Wir erfassen Daten direkt von Ihnen oder automatisch, wenn Sie auf die App zugreifen oder sie verwenden. Wir können auch einige Daten über Sie generieren, zum Beispiel eine Benutzer-ID. Wir können auch Daten von Dritten erhalten, abhängig von Ihren Einstellungen und den Funktionen, die Sie verwenden. Dies geschieht jedoch nicht zwingend.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen wir uns auf eine der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung — zur Verarbeitung personenbezogener Daten, die für Verhandlung, Abschluss und Durchführung eines Vertrags erforderlich ist (hauptsächlich Nutzungsbedingungen) mit Ihnen;
• Rechtliche Verpflichtung — zur Verarbeitung von Daten wie gesetzlich vorgeschrieben (zum Beispiel zur Einhaltung von Steuer- oder KYC-/AML-Vorschriften) oder auf Anfrage einer Strafverfolgungsbehörde, eines Gerichts, einer Aufsichtsbehörde oder einer anderen staatlich autorisierten öffentlichen Stelle;
• Berechtigtes Interesse — zur notwendigen Verarbeitung im Hinblick auf die Weiterentwicklung unseres Dienstes und der Sicherheit, unter Berücksichtigung Ihrer Interessen, Rechte und Erwartungen;
• Zustimmung — zur zusätzlichen Verarbeitung für bestimmte Zwecke.

Personenbezogene Daten in Spark

Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie auf die App zugreifen oder sie verwenden. Die konkret erfassten Informationen hängen von Ihrer Interaktion mit Spark, Ihrem Abonnementtyp und den von Ihnen genutzten Funktionen ab. Nachfolgend finden Sie ausführlichere Informationen darüber, welche Daten wir verarbeiten und zu welchen Zwecken. Die Regeln zur Datenaufbewahrung sind in einem separaten Abschnitt unten beschrieben.

Informationen über Sie

Um die App zu verwenden, müssen Sie mindestens ein E-Mail-Konto mit Spark verbinden. Spark erstellt keine neue E-Mail-Adresse für Sie, sondern hilft Ihnen, Ihre bestehenden E-Mail-Postfächer zu verwalten. Ihre Anmeldedaten werden als Token gespeichert, und wir haben keinen Zugriff darauf und können sie nicht wiederherstellen.

Ihr Spark-Konto wird unter der E-Mail-Adresse erstellt, die Sie beim ersten Login verwenden. Sie können zusätzlich weitere E-Mail-Adressen zu Spark hinzufügen.

Möglicherweise bitten wir Sie auch um einige Informationen über sich, um die App besser auf Sie abzustimmen.

Technische Daten

Wenn Sie Spark nutzen, erfassen oder erzeugen wir automatisch bestimmte technische Daten.

Daten im Zusammenhang mit Beta-Angeboten

Während Ihrer Teilnahme an Beta-Testprogrammen erfassen wir zusätzlich die unten aufgeführten Daten.

Zahlungsdaten

Wir erfassen zusätzliche Daten zur reibungslosen Zahlungsabwicklung. Wir sind gesetzlich verpflichtet, Zahlungsaufzeichnungen aufzubewahren. Diese Informationen werden gemäß gesetzlichen Vorgaben gespeichert und können erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

E-Mail-Kommunikation und Kalenderverwaltung

Sobald Sie ein E-Mail-Konto verknüpfen, erscheinen Ihre E-Mail-Kommunikationen, E-Mail-Kontakte und verknüpfte Kalenderdaten in der App. Diese Daten werden hauptsächlich auf Ihrem Gerät verarbeitet. Die Daten können auch in Spark-Systemen verarbeitet werden, wenn dies für die Funktionsweise eines Features erforderlich ist. Wenn Sie beispielsweise Funktionen wie geteilte E-Mails, gemeinsame Entwürfe oder zeitversetztes Versenden von E-Mails nutzen, verarbeiten wir Ihre Daten auf unseren Servern. Weitere Informationen zur Speicherung von Daten finden Sie im Abschnitt "Datenspeicherung". Weitere Informationen zur Speicherung von Daten finden Sie im Abschnitt Datenspeicherung.

Spark KI-Funktionen

Allgemein

Für KI-Funktionen nutzt Spark KI-Modelle, die lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt werden und/oder von Drittanbietern wie Azure OpenAI Service von Microsoft Corporation, OpenAI von OpenAI LLC, Claude von Anthropic und Vertex AI von Google bereitgestellt werden. Um eine reibungslose Bereitstellung der Dienste zu gewährleisten, können wir manuell zwischen diesen KI-Anbietern wechseln. Bitte beachten Sie, dass die Regeln zur Datenverarbeitung und Protokolle für die Interaktion auch beim Wechsel zwischen den KI-Anbietern gleichbleiben.

Ihre Daten werden nicht dazu verwendet, KI-Modelle zu trainieren. Die KI-Anbieter dürfen Ihre Eingaben bis zu dreißig (30) Tage lang zur Überwachung von Missbrauch und Fehlverwendung speichern. Nach Ablauf dieser Frist werden die Eingaben automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlich längere Aufbewahrungsfrist erforderlich ist.

Die nachfolgenden Daten können je nach spezifischem KI-Feature und Ihrer Anfrage in Spark verarbeitet werden. Wir können bestimmte KI-Funktionen weiter unten genauer beschreiben, um für mehr Transparenz und Kontrolle hinsichtlich Ihrer Daten zu sorgen.

Dass die nachfolgenden Daten von Spark verarbeitet werden können, bedeutet nicht, dass wir sie alle speichern. Wir speichern Daten nur, wenn dies für die ordnungsgemäße Funktion eines Features erforderlich ist. Beispielsweise speichern wir Meetingnotizen und -zusammenfassungen, damit sie für Sie verfügbar bleiben. Weitere Informationen zur Speicherung von Daten finden Sie im Abschnitt Datenspeicherung.

Mein Schreibstil

Diese Funktion basiert auf Profiling, d. h. der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bewertung bestimmter Aspekte einer Person. In diesem Fall hat das Profiling keine rechtlichen Auswirkungen für Sie und hat auch keine nennenswerten Auswirkungen auf Sie in ähnlicher Weise.

Wenn Sie die Funktion aktivieren, wählen wir aus kürzlich gesendeten E-Mails automatisch Beispiele aus, die der erforderlichen Länge und anderen Kriterien entsprechen (‘Beispiele’) und leiten diese Beispiele an den AI-Anbieter weiter, um die Beschreibung Ihres Schreibstils zu erhalten. Der AI-Anbieter hat keinen Zugriff auf Ihre anderen E-Mails.

Außerdem wird die Beschreibung Ihres Schreibstils zusammen mit jeder Anfrage an den jeweils aktiven AI-Anbieter gesendet, wenn Sie mit Spark +AI neue E-Mails verfassen.

Die Beispiele werden in Ihrem Konto als Einstellungen der Funktion gespeichert. Sie können die Beispiele in den ‘Einstellungen’ überprüfen und sie auf Wunsch manuell durch andere Beispiele ersetzen. Wir speichern die Beispiele und die Beschreibung Ihres Schreibstils außerdem in unserem Backend.

Meetingnotizen

Dieses Tool bietet KI-gestützte Funktionen für Audiotranskription und Zusammenfassung, womit Sie Meeting-Transkripte und KI-gestützte Zusammenfassungen erstellen, bearbeiten, kopieren und per Link teilen können.

Nachdem Sie diese Funktion aktiviert haben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Meeting-Teilnehmer darüber informieren, dass Sie eine Meeting-Transkription über Spark erstellen.

Die Funktion erfasst auf Ihrem Gerät eine Tonspur mit Hilfe eines KI-Modells, das ebenfalls auf Ihrem Gerät ausgeführt wird. Sobald das Meeting beendet ist oder Sie die Transkription abgeschlossen haben, wird die Tonspur automatisch an einen KI-Anbieter gesendet, um eine Transkription zu erhalten, die dann zusammengefasst wird. Das Transkript und die Zusammenfassung werden in Ihrem Spark-Konto gespeichert.

Spark speichert den Audiostream des Gesprächs nicht, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür, ihn mit uns zur Fehlerbehebung zu teilen. Der KI-Anbieter kann den Audiostream bis zu dreißig (30) Tage lang als Teil seiner Missbrauchsüberwachungsprozesse aufbewahren.

Teamdaten

Sie können Teams in Spark erstellen, um effektiv mit anderen Nutzern zusammenzuarbeiten.

Supportanfragen

Wenn Sie eine Supportanfrage stellen, erfassen wir bestimmte Informationen, um Ihnen zu helfen.

Um Ihre Erfahrung zu verbessern, bieten wir ggf. die Option zur Nutzung KI-gestützter Hilfe durch einen vertrauenswürdigen Anbieter an. In diesem Fall erhalten Sie schnelle, automatische Antworten auf Ihre Anfragen. Es werden keine Daten für das KI-Training verwendet. Sie können den Chat jederzeit auch ohne KI fortsetzen, wenn Sie dies wünschen.

Wir können Analysen zu Anfragekategorien erheben, um unsere Dienstleistungen und Antworten zu verbessern. Wir können auch KI-Anbieter beauftragen, um die Anfragekategorien effizienter zu definieren. Die Anfragen werden vor einer solchen Verarbeitung pseudonymisiert. Es werden keine Daten für das KI-Training verwendet.

Feedbackdaten

Wenn uns Ihre E-Mail-Adresse vorliegt, können wir Sie um Feedback bitten. Ihre Rückmeldungen sind für uns von unschätzbarem Wert zur Verbesserung der App und Nutzererfahrung.

Wenn Sie uns Feedback über die App direkt oder über Drittplattformen übermitteln, verarbeiten wir personenbezogene Daten darin, inklusive der unten aufgeführten.

Wir können Analysen zu den in Feedback genannten Problemkategorien erheben, um unsere Leistungen zu verbessern. Wir können KI-Anbieter heranziehen, um Ihre Feedbackkategorie effizienter zu bestimmen. Das Feedback wird vor einer solchen Verarbeitung pseudonymisiert. Es werden keine Daten für das KI-Training verwendet.

Datenspeicherung

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Daten gespeichert werden, die wir von Ihnen erhalten. Daten werden hauptsächlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.

Diese Speicherfristen wurden gemäß dem in der DSGVO dargelegten Grundsatz der Datenminimierung sowie anderer geltender Datenschutzgesetze festgelegt. Wir haben jede Phase der Datenverarbeitung sorgfältig analysiert, um die kürzesten Speicherfristen zu ermitteln, die zum Erreichen der Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden, erforderlich sind.

Sobald die Speicherfrist endet, werden Ihre Daten gelöscht. Alternativ können sie auch anonymisiert werden, sodass wir keinen Bezug mehr zu Ihnen oder bestimmten Daten herstellen können.

Benutzerkonto

Ihr Konto wird erhalten und gespeichert, bis Sie es löschen.

Nach sechsunddreißig (36) Monaten Inaktivität bei einem kostenlosen Tarif können wir Ihr Konto und zugehörige Daten selbst löschen. Vor dieser Löschung senden wir Ihnen zwei (2) Erinnerungs-E-Mails mit dem Hinweis, dass Ihr Konto gesperrt werden kann, wenn Sie sich nicht anmelden. Ihnen wird eine Frist zur Verlängerung eingerichtet, in der Sie sich anmelden können. Wenn Sie sich in dieser Zeit nicht anmelden, wird das Konto gelöscht. Wenn Sie sich anmelden, beginnt der nächste Inaktivitätszeitraum mit dem letzten Login.

E-Mails und andere Daten

Nachfolgend finden Sie die Speicherdauer Ihrer über Spark-Systeme verarbeiteten Daten.

Ist die Datenkategorie hier nicht aufgeführt, wird sie lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Solche Daten können mit Spark-Systemen nur zur Durchleitung verarbeitet werden, jedoch nicht gespeichert.

Zusätzlich können Sie, sofern wir Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines berechtigten Interesses verarbeiten, Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder der entsprechenden Verarbeitung widersprechen. Sie können auch über die Schaltfläche „Abmelden“ in der entsprechenden E-Mail der weiteren Kommunikation per E-Mail widersprechen.

Teams

Nur der Eigentümer des Teams kann dieses löschen. Bei Löschung des Teams werden auch alle Teamdaten wie Kommentare, geteilte Entwürfe usw. gelöscht.

Backup

Wir sichern unsere Datenbanken regelmäßig, um die Datenintegrität und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Backups werden mindestens einmal täglich durchgeführt und in der Regel eine (1) Woche lang aufbewahrt. 

Wir verwenden den Google Cloud SQL-Dienst für die Datensicherung. Weitere Informationen finden Sie in der offiziellen Dokumentation von Google.

Daten, die von Drittanbietern stammen

Wir können bestimmte personenbezogene Daten von Drittanbietern erhalten. Der Umfang der erhobenen Daten, die Verarbeitungszwecke und gesetzlichen Grundlagen richten sich nach den jeweiligen Datenschutzrichtlinien dieser Drittanbieter.

Darüber hinaus integriert Spark beliebte Drittanbieter-Dienste wie Notion, Asana usw. Im Rahmen solcher Integrationen können wir bestimmte Daten erhalten.

Datenübertragung an Dritte

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben – ohne Sie dabei zu schädigen und unter Einhaltung der geltenden Gesetze. Außerdem haben wir organisatorische und technische Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten während der Übermittlung an Dritte zu schützen.

Zur Weitergabe Ihrer Daten verlassen wir uns je nach Umständen auf die Rechtsgrundlagen wie Einwilligung, gesetzliche Verpflichtung und Vertragserfüllung.

Datenübertragung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die von uns erfassten personenbezogenen Daten werden auf US-Servern gespeichert, die am Data Privacy Framework teilnehmen, sowie auf Servern im Europäischen Wirtschaftsraum (“EWR”), die unter die Datenschutz-Grundverordnung fallen.

Wir können personenbezogene Daten an Empfänger in den USA und anderen Ländern, einschließlich Ländern außerhalb des EWR, weitergeben, wobei sichergestellt ist, dass Ihre Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung geschützt und verarbeitet werden.

Für Datenübertragungen außerhalb des EWR stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf die Teilnahme des Empfängers am Data Privacy Framework. Nimmt der Empfänger nicht am Data Privacy Framework teil und wird sein Land nicht als ein Land mit angemessenem Datenschutzniveau angesehen, verwenden wir Standardvertragsklauseln auf Grundlage gesetzlicher Bewertungen zum Schutz personenbezogener Daten während der Übertragung und Speicherung.

Ausführlichere Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie im Abschnitt Sicherheitsmaßnahmen.

Sicherheitsmaßnahmen

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verwenden wir HTTPS und Verschlüsselung, richten je nach Bedarf Gruppen- sowie Einzelzugriff ein, setzen ein Alarmsystem ein, verwenden ein Unternehmens-VPN und befolgen intern genehmigte Richtlinien, einschließlich Passwortmanagement und physischem Zugriff. Wir führen außerdem regelmäßig Datenschutz-Folgenabschätzungen durch, um die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen sicherzustellen.

Darüber hinaus überwachen wir fortlaufend den Stand der Technik unserer Technologien und pflegen sorgfältig Backups. Zudem sind alle unsere Auftragnehmer an vertragliche Verpflichtungen gebunden, die der DSGVO und weiteren datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.

Rechte betroffener Personen

Als betroffene Person haben Sie das Recht, Ihre Daten direkt oder durch einen Antrag an uns einzusehen, zu verwalten und zu kontrollieren. Dieser Abschnitt beschreibt diese Rechte und erklärt, wie Sie sie abhängig von Ihrem Wohnort ausüben können.

Bewohner des Europäischen Wirtschaftsraums und des Vereinigten Königreichs

Bewohner der Vereinigten Staaten

Ihre Rechte können je nach Bundesstaat Ihres Wohnsitzes variieren, wie unten angegeben.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns.

Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von dreißig (30) bis sechzig (60) Tagen, abhängig vom Bundesstaat und den gesetzlichen Vorgaben. Wenn Ihrer Anfrage nicht entsprochen wird, können Sie eine Beschwerde bei der Federal Trade Commission einreichen.

Bitte beachten Sie: Einige Bundesstaaten verfügen über keine Datenschutzgesetze. Die Rechte von Einwohnern dieser Bundesstaaten unterliegen dem US-amerikanischen Bundesrecht. Wenn Ihr Bundesstaat nicht aufgelistet ist, kontaktieren Sie uns.

Verkauf meiner personenbezogenen Daten untersagen

Gemäß dem California Consumer Privacy Act (CCPA) haben Einwohner Kaliforniens das Recht, dem „Verkauf“ ihrer personenbezogenen Daten durch unter das CCPA fallende Stellen zu widersprechen.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte und verwenden Ihre Daten nicht als Geschäftsmodell. Der Schutz Ihrer Privatsphäre hat für uns höchste Priorität.

Wir halten uns an das CCPA und bieten Einwohnern Kaliforniens die Möglichkeit, einem potenziellen zukünftigen Verkauf ihrer Daten zu widersprechen. Wenn Sie wünschen, dass wir Ihre Daten zukünftig nicht verkaufen, kontaktieren Sie uns bitte unter dpo@sparkmailapp.com.

Do-not-track-Anfragen

In Kalifornien ansässige Personen, die unsere App verwenden, können verlangen, dass wir nicht automatisch Informationen über ihre Online-Aktivitäten im Internet sammeln und verfolgen.

Solche Anfragen können in der Regel über die Browsereinstellungen erfolgen, die Signale oder andere Mechanismen verwalten, mit denen Verbraucher ihre Präferenzen bezüglich der Erhebung personenbezogener Daten zu Online-Aktivitäten über einen längeren Zeitraum und über Drittanbieter-Websites hinweg mitteilen können.

Wir sind derzeit nicht in der Lage, diesen Anfragen nachzukommen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie zu ändern, wenn sich unsere Möglichkeiten weiterentwickeln.

Einwohner Kanadas

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns. Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen beantworten. Wenn Ihrer Anfrage nicht entsprochen wird, können Sie eine Beschwerde beim Office of the Privacy Commissioner of Canada einreichen.

Aktualisierung der Datenschutzbestimmungen

Diese Datenschutzbestimmungen und die unter sie fallenden Beziehungen werden durch die DSGVO geregelt. Bitte beachten Sie, dass sich Gesetze und Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten ändern können. Im Falle von Änderungen veröffentlichen wir eine aktualisierte Version der Datenschutzbestimmungen, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

Wenn wir wesentliche Änderungen an den Datenschutzbestimmungen oder an der App vornehmen, die sich auf Ihre Datenschutzrechte auswirken, informieren wir Sie per E-Mail oder zeigen eine Mitteilung auf der Website oder in der App an und bitten Sie, diese zu lesen. Wenn Sie nach Inkrafttreten dieser Änderungen die App weiterhin verwenden, gilt dies als Zustimmung zur überarbeiteten Datenschutzrichtlinie.