Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 Abwesenheitsnachricht: die automatische Nachricht, die Ihre E-Mail sendet, wenn Sie abwesend sind und nicht antworten können, auch Urlaubsantwort genannt. Es handelt sich eigentlich um einen bestimmten, häufigen Fall einer allgemeineren automatisierten E-Mail-Antwort, die in den meisten Anbietern mit eigenen speziellen Einstellungen erstellt wird, statt mit einer allgemeinen Regel, die Sie selbst einrichten würden. Sie teilt demjenigen, der Ihnen geschrieben hat, mit, dass Sie die Nachricht gesehen haben (nun ja, sehen werden), ungefähr wann Sie zurück sind und oft, an wen man sich in der Zwischenzeit wenden kann. Die meisten Menschen betrachten dies als eine Einzelperson-Funktion: Sie gehen in den Urlaub, Sie schalten sie ein, Sie schalten sie aus. Für Teams, die sich einen Posteingang teilen, ist es tatsächlich ein Abdeckungsproblem, und ein schlecht gehandhabtes ist eine echte, wiederkehrende Ursache für liegengebliebene Arbeit.
Das Teamproblem, über das niemand spricht
Drei Personen verwalten einen gemeinsamen Support- oder Vertriebs-Posteingang. Zwei von ihnen gehen in derselben Woche in den Urlaub. Ihre Abwesenheitsnachrichten werden verschickt. Und was dann? Weiß die dritte Person, dass sie plötzlich das doppelte Volumen abdeckt? Wird eingehenden Absendern gesagt, sie sollen jemandem schreiben, der ebenfalls abwesend ist? Gibt es eine tatsächliche Übergabe, oder nimmt einfach jeder an, dass sich jemand anderes darum kümmert?
Hier hört die Abwesenheitsnachricht auf, eine persönliche Annehmlichkeit zu sein, und wird zu einer echten operativen Lücke. Eine allgemeine Nachricht wie „Ich bin abwesend, zurück am Montag“ beantwortet nicht die Frage, die ein Absender tatsächlich hat, nämlich „Mit wem kann ich jetzt sprechen?“
Manche Teams handhaben dies mit automatischer Weiterleitung an einen vertretenden Kollegen zusätzlich zur Antwortnachricht, obwohl das nur hilft, wenn die Person, die die weitergeleitete Nachricht erhält, auch tatsächlich weiß, dass sie kommt. Ein gemeinsamer Posteingang mit drei individuell konfigurierten, unkoordinierten automatischen Antworten ist ein Rezept dafür, dass Nachrichten durch einen Spalt fallen, den niemand im Blick hat.
Sparks Fallstudie zu Delegation und Kommunikation ist hier ein nützlicher Bezugspunkt, da sie genau diese Art von Koordinationsproblem beleuchtet: sicherzustellen, dass die Zuständigkeit für eingehende E-Mails klar ist, selbst wenn die Person, die sie normalerweise bearbeiten würde, nicht verfügbar ist.
Was macht eine gute Abwesenheitsnachricht aus?
Für eine Einzelperson braucht eine Abwesenheitsnachricht drei Dinge: Daten (wann Sie zurück sind), einen alternativen Kontakt für alles Dringende und Ehrlichkeit bezüglich der Antwortzeit (versprechen Sie nicht, sich „so schnell wie möglich zu melden“, wenn Sie tatsächlich überhaupt keine E-Mails checken werden).
Für einen gemeinsamen oder Team-Posteingang braucht es ein viertes Ding: Koordination. Bevor mehrere Personen gleichzeitig abwesend sind, muss jemand die Frage klären, wer eigentlich was abdeckt.
Das ist ein Gespräch, keine Einstellung, aber die Abwesenheitsnachricht ist der Ort, an dem die Antwort für alle sichtbar wird, die eine E-Mail schreiben.
So aktivieren Sie eine Abwesenheitsnachricht
Die Einrichtung läuft über dieselben zugrunde liegenden E-Mail-Automatisierungs-Einstellungen wie jede regelbasierte Antwort, nur über ein spezielles Menü statt über einen allgemeinen Regel-Editor.
In Gmail: Gehen Sie zu Einstellungen, dann zu Alle Einstellungen anzeigen, und suchen Sie den Bereich Urlaubsantwort im Tab Allgemein. Schalten Sie sie ein, legen Sie Ihren Datumsbereich fest und schreiben Sie Ihre Nachricht. Gmails eigene Dokumentation weist darauf hin, dass in den meisten Fällen derselbe Absender Ihre Antwort nur alle vier Tage einmal erhält, sodass wiederkehrende Absender nicht bei jeder E-Mail mit derselben Nachricht zugespammt werden.
In Outlook: Wenn Sie ein Microsoft 365- oder Exchange-Konto nutzen, gehen Sie zu Datei, dann zu Automatische Antworten. Wenn Sie diese Option nicht sehen, bestätigt Microsofts Dokumentation, dass Sie wahrscheinlich ein Gmail-, Yahoo- oder anderes POP/IMAP-Konto nutzen, das die integrierte Funktion Automatische Antworten nicht unterstützt. In diesem Fall müssen Sie stattdessen eine Regel einrichten, die auf eingehende Nachrichten antwortet, solange Outlook läuft.
In Spark: Spark enthält derzeit keine eigene spezielle Abwesenheitseinstellung. Da Spark sich mit Ihrem bestehenden Gmail-, Outlook- oder anderem Konto verbindet, richten Sie die Antwort auf Anbieterebene mit den obigen Schritten ein, und sie wird angewendet, egal von welchem Client aus Sie Ihre E-Mails abrufen.
Wo Spark tatsächlich hilft, ist das, was auf beiden Seiten dieser Abwesenheit passiert. Bevor Sie gehen, ermöglicht Ihnen Snooze, alles Nicht-Dringende jetzt aus Ihrem Posteingang zu entfernen und es automatisch am Tag Ihrer Rückkehr wieder auftauchen zu lassen, damit Sie nicht auf einen kalten Rückstand starren. Und wenn Sie zurückkehren, hebt Priority senders die wenigen Nachrichten hervor, die Sie während Ihrer Abwesenheit tatsächlich gebraucht haben, vor allem anderen, das sich angesammelt hat, sodass das Aufholen nicht bedeutet, jede E-Mail in der Reihenfolge des Eingangs zu lesen.
Was speziell die Team-Abdeckung betrifft, geht es weniger um eine einzelne Einstellung als vielmehr darum, wie die Zuständigkeit gehandhabt wird, während jemand abwesend ist, was genau das ist, was Sparks Fallstudie zu Delegation und Kommunikation durchgeht.
Häufige Fragen zu Abwesenheitsnachrichten
Sehen alle, die mir schreiben, meine Abwesenheitsnachricht?
In der Regel ja, mit einer Ausnahme: Die meisten Anbieter senden sie nur einmal an jeden Absender innerhalb eines Zeitraums von mehreren Tagen, sodass jemand, der Ihnen fünfmal an einem Tag schreibt, nicht fünf identische Antworten erhält.
Sollte ich automatische Antworten für interne Team-E-Mails deaktivieren?
Überlegenswert. Wenn Ihr ganzes Team bereits weiß, dass Sie abwesend sind, kann sich eine automatische Antwort auf jede interne E-Mail wie Lärm anfühlen. Outlook lässt Sie aus genau diesem Grund separate Nachrichten für Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation festlegen.
Was passiert, wenn meine Abwesenheit sich mit der eines Kollegen überschneidet?
Nichts Automatisches, und das ist das Risiko. Die Antworten selbst koordinieren sich nicht miteinander. Wenn zwei Personen, die denselben Posteingang abdecken, beide abwesend sind, muss jemand manuell dafür sorgen, dass eine dritte Person (oder eine an den Kunden gerichtete Nachricht) die Lücke füllt.
Verhindert die Abwesenheitsnachricht, dass ich E-Mails empfange?
Nein. Sie sendet nur eine automatische Antwort. Alles kommt weiterhin in Ihrem Posteingang an und wartet auf Sie, wenn Sie zurück sind.
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