In Agenturen geht es um Effizienz und um gut organisierte Abläufe im Tagesgeschäft. Beides ist die Grundlage für gesundes Wachstum. Es gibt viele Teams, in denen Einzelpersonen mehrere Rollen gleichzeitig einnehmen und zwischen Verantwortlichkeiten wechseln, während sie immer ein Auge auf die Weiterentwicklung des Unternehmens haben. So ist es beispielsweise der Fall, dass jemand sich um Sales und Support kümmert, ein Design betreut und auf Social Media aktiv ist. Andere kümmern sich gleichzeitig um Marketing und um die Inventur.
Während das Unternehmen wächst, werden ein- und ausgehende Mails natürlich nicht weniger. Dazu kommt das Thema Remote-Arbeit. Die meisten Kunden bevorzugen E-Mails als Kommunikationsweg – und natürlich gibt es noch die interne Kommunikation sowie den Austausch mit Auftragnehmern und anderen Drittparteien. Wenn Ihre Agentur oder Ihr Team eine Menge Mails zu bewältigen hat oder wenn die interne (und externe) Kommunikation dem Unternehmenswachstum im Weg steht, dann kann Spark für Teams Ihnen helfen.
Spark für Teams ist eine plattformübergreifende E-Mail-Lösung, mit der Ihre Agentur Mails effizient verwalten kann, um Teams zu entlasten und mehr Fokus aufs Wesentliche zu ermöglichen. Mit Spark kann Ihr Team in Echtzeit an gemeinsamen Entwürfen zusammenarbeiten, wichtige Nachrichten markieren und den passenden Teammitgliedern zuweisen sowie jederzeit sicherstellen, dass die E-Mail-Kommunikation dem gewohnten Tonfall Ihres Unternehmens entspricht. So bleibt mehr Zeit für Aktivitäten, die Ihrem Unternehmen zu Wachstum verhelfen.
Bevor wir anfangen: Sie können Spark kostenlos herunterladen und Ihre persönlichen und geschäftlichen Konten einrichten, um Spark zu entdecken. Und jetzt zeigen wir Ihnen sieben überzeugende Gründe, warum Spark für Teams ein unverzichtbares Tool in Ihrer Agentur sein kann.
1. Geteilte Inboxes für den Zugriff auf gemeinsame Konten
Geteilte Inboxes in Spark für Teams sind eine unschätzbare Ressource für Agenturen und Teams. Damit können Teams E-Mails von gemeinsamen Adressen wie support@ oder info@ an einem Ort sehen, verwalten und darauf reagieren. Anstatt dass mehrere Teammitglieder diese E-Mails einzeln sichten und darauf reagieren, sorgen die geteilten Inboxes in Spark dafür, dass alle auf denselben Stand von Nachrichten zugreifen. Teammitglieder können E-Mails zuweisen, Kommentare hinterlassen und Nachrichten direkt innerhalb von Spark besprechen, wodurch die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt wird.
Typische Agenturteams kümmern sich um mehrere Mail-Konten gleichzeitig. Dieses Tool ist besonders für Teams hilfreich, die mit vielen Anfragen zu tun haben. Mit den geteilten Inboxes von Spark können Teammitglieder jederzeitg sehen, welche E-Mails bereits bearbeitet wurden und welche noch Aufmerksamkeit benötigen, um doppelte Antworten zu vermeiden und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Die Möglichkeit, die Verantwortung für bestimmte E-Mails oder Aufgaben im gemeinsamen Posteingang zuzuweisen, sorgt dafür, dass alle an den richtigen Aufgaben arbeiten und diese auch wirklich erledigt werden. So können Teams schneller antworten, besser zusammenarbeiten und Kunden einfacher zufriedenstellen.
So richten Sie gemeinsam genutzte Inboxes in Spark für Teams ein.
2. Bessere Zusammenarbeit mit geteilten Mails
Ein wesentlicher Vorteil bei Spark für Teams ist die bessere Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Sobald Sie Ihr Team in Spark eingerichtet und alle Mitglieder hinzugefügt haben, kann das Teamdie kollaborativen Tools in Spark sofort nutzen. Eines dieser Tools ist die Möglichkeit, E-Mails mit Teammitgliedern zu teilen, ohne dass man sie dafür weiterleiten oder anderweitig kopieren müsste. Mit wenigen Klicks können Sie jede E-Mail mit einem oder mehreren Teammitgliedern teilen, ohne dass Threads durcheinanderkommen oder dieselbe Mail öfter parallel existiert.
Wenn Sie also ein Angebot, eine Rechnung oder eine Support-Anfrage bekommen, können Sie die betreffende Nachricht mit einem oder mehreren Teammitgliedern teilen. Sie erscheint dann dort in der Stark-Inbox. Das E-Mail-Sharing mit Spark funktioniert auf allen Plattformen, auf denen es Spark gibt. Es sorgt dafür, dass Ihr Team geräteunabhängig auf gemeinsam genutzte E-Mails zugreifen kann. Außerdem können zukünftige Nachrichten im selben E-Mail-Thread automatisch geteilt werden, sodass alle auf dem Laufenden bleiben, ohne dass sie erst in CC oder BCC gesetzt werden müssen. Das Sharing-Tool hilft Ihrem Team, auf dem Laufenden zu bleiben und reduziert die Menge an E-Mails, die sich auf die verschiedenen Inboxes verteilt.
Erfahren Sie hier, wie Sie Threads mit Ihrem Team teilen können.
3. Teamkommentare für interne Diskussionen über Mails
Das oben beschriebene Teilen-Tool von Spark bietet einen zusätzlichen Vorteil, der insbesondere für Agenturen wertvoll ist: die Möglichkeit, interne Diskussionen direkt in der App zu führen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Input oder Feedback von Ihrem Team erfordert, können Sie sie ganz einfach teilen. Ihre Teammitglieder können direkt unter der E-Mail Kommentare hinterlassen und darüber diskutieren – sicher und privat.
Spark für Teams bringt die Zusammenarbeit im Team aufs nächste Level. Agentur-Teams können E-Mails einfach besprechen, gemeinsam die perfekte Antwort schreiben und sogar bei Bedarf Datei-Anhänge von anderen anfordern. So haben Sie eine Möglichkeit, Kommunikation und Entscheidungsfindung am selben Ort stattfinden zu lassen. Damit wird Ihr Team handlungsfähiger und agiert immer als Einheit.
Erfahren Sie hier mehr über die Team-Kommentare und interne Diskussionen zu E-Mails.
4. E-Mails mit geteilten Entwürfen zusammen verfassen
Mit Spark für Teams können Sie Teamkollegen einladen, gemeinsam in Echtzeit E-Mails zu verfassen. Anstatt sich über mehr E-Mails oder eigens dafür erstellte Dokumente mit dem Team auszutauschen, lässt sich der Input aller Beteiligten direkt im Entwurf abholen. Ähnlich wie bei Google Docs können alle gleichzeitig den Entwurf bearbeiten und sogar Dateien anhängen. So kann Ihr Team sein Wissen und seine Expertise bündeln, damit die jeweilige E-Mail kollaborativ entsteht.
Wichtige E-Mail-Kommunikationen wird an einem Ort erstellt und überarbeitet. Vor dem Senden lässt sich der Entwurf noch einmal gemeinsam durchgehen, damit alle wichtigen Details enthalten sind. Ob es darum geht, den richtigen Ton zu treffen, spontan mehr Informationen hinzuzufügen oder gemeinsam bestimmte Abschnitte fertigzustellen: Die geteilten Entwürfe in Spark machen es einfach, die perfekt abgestimmte Mail zu verschicken. So ist immer sicher, dass die Beiträge aller als Team einfließen, was zu besseren Ergebnissen für Ihre Agentur führt.
Erfahren Sie hier mehr über geteilte Entwürfe in Spark für Teams.
5. Teammitgliedern per Delegation E-Mails zuweisen
Spark für Teams bietet eine praktische Möglichkeit, E-Mails zu delegieren. Damit lässt sich die anfallende Arbeit gut verwalten und verteilen. Zum Beispiel können Manager oder Teammitglieder spezifische E-Mails oder Aufgaben direkt in der App anderen zuweisen, was ein Tool für die Aufgabenverwaltung an dieser Stelle überflüssig macht. Eine E-Mail zu delegieren ist einfach. Das jeweilige Teammitglied kann die Verantwortung für die Aufgabe übernehmen, während alles innerhalb von Spark organisiert bleibt. Dieses Feature stellt sicher, dass keine E-Mails verloren gehen. Wichtige Nachrichten zu Angebotsanfragen, Supportfällen, Proposals etc. bleiben immer im Blick.
Was Spark E-Mail-Delegierung noch effektiver macht, sind die integrierte Nachverfolgung und Statusaktualisierungen. Sobald eine E-Mail delegiert wurde, kann die Teamleitung den Fortschritt überwachen und Benachrichtigungen erhalten, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Dieser transparente Workflow sorgt für klare Verantwortlichkeiten und vermeidet Unklarheit darüber, wer welche E-Mail bearbeitet. Spark für Teams sorgt somit für schnelle Antworten und eine bessere Teamkoordination in Ihrer Agentur.
So können Sie Mails in Spark delegieren.
6. E-Mails mit geteilten Vorlagen schneller schreiben
Agenturteams müssen oft mit demselben Text auf E-Mails reagieren, beispielsweise bei Supportanfragen, Angeboten etc. Mit den geteilten Vorlagen in Spark für Teams können Teammitglieder standardisierte E-Mail-Vorlagen für gängige Nachrichten erstellen und diese als zentrale Bibliothek mit dem gesamten Team teilen. Geteilte Vorlagen in Spark für Teams stellen nicht nur sicher, dass der passende Text für die Antwort schnell verfügbar ist, sondern auch, dass jedes Mitglied die gleichen, abgestimmten Formulierungen im richtigen Tonfall verwenden kann.
Geteilte Vorlagen reduzieren die Notwendigkeit, E-Mails zu kopieren und Text einzufügen und helfen so dabei, in der gesamten Kommunikation konsistent und professionell zu klingen. Geteilte Vorlagen in Spark für Teams sind im Verfassen-Bildschirm verfügbar, sodass Teammitglieder sie mit nur zwei Klicks in die Antwort einfügen können.
Erfahren Sie, wie Spark +AI dazu beitragen kann, Vorlagen zu verbessern.
7. Mit geplanten E-Mails für gutes Timing sorgen
Die Möglichkeit zu planen, wann eine E-Mail gesendet wird ist ein weiteres wertvolles Werkzeug für Agenturen in Spark für Teams. Teammitglieder können E-Mails im Voraus schreiben und diese so einplanen, dass sie zum optimalen Zeitpunkt gesendet werden. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die in verschiedenen Zeitzonen tätig sind oder Empfänger zu bestimmten Zeiten erreichen möchten, um eine schnelle Reaktion wahrscheinlicher zu machen. Mit der intuitiven Planungs-Oberfläche von Spark können User Datum und Uhrzeit für den Versand der E-Mail festlegen, um für gutes Timing zu sorgen, ohne zum Versandzeitpunkt online sein zu müssen.
Agenturteams können Follow-ups, Werbeaktionen oder wichtige Ankündigungen im Voraus planen, sodass sie keine Fristen verpassen und Kommunikation besser vorausplanen können. Die Funktion bietet auch Geschäftsinhabern und Teammitgliedern mehr Flexibilität, die E-Mails außerhalb der regulären Arbeitszeiten schreiben möchten, sie aber zu einem geeigneten Zeitpunkt senden wollen.
Erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Spark für den Versand einplanen können.
Spark für Teams ist ein unverzichtbares Werkzeug für Ihre Agentur, das eine bessere Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern ermöglicht. Mit Spark bekommen Sie genau die Werkzeuge, die Sie benötigen, um sich aufs Wesentliche zu konzentrieren, da Sie weniger Arbeit mit Ihren E-Mails haben werden. Als Inhaber einer Agentur sorgt Spark für Teams dafür, dass E-Mails in Ihren Teams zum Gemeinschaftsprojekt werden – damit alle ihr Bestes geben und dazu beitragen, dass das Unternehmen wächst.
Laden Sie Spark kostenlos herunter und sorgen Sie für Mail-Kommunikation auf dem nächsten Level.
