Le agenzie si sforzano di diventare sempre più efficienti. Rendere più veloci le operazioni quotidiane è essenziale per la crescita. In molte agenzie i membri del team hanno diversi compiti e responsabilità quotidiane, mentre sono concentrati sulla crescita dell'attività. Ad esempio è abbastanza comune vedere qualcuno occuparsi di vendite e supporto, un altro di design & social media, mentre altri si destreggiano tra gestione dell'inventario e le attività di marketing.
Man mano che l'attività cresce, gestire efficacemente il crescente flusso di email in entrata o in uscita è una sfida significativa, soprattutto se il team lavora da remoto. Non solo la maggior parte dei clienti preferisce l'email come metodo di contatto principale, ma la posta elettronica è anche il canale fondamentale per tutte le comunicazioni interne ed esterne. Se la tua agenzia o il tuo team stanno faticando a gestire efficacemente il flusso delle email, oppure se la comunicazione via email interna o esterna sta diventando una sfida maggiore rispetto alla crescita del business, Spark per Team è qui per aiutarti.
Spark per Team è una soluzione email multipiattaforma progettata per aiutare la tua agenzia a gestire meglio le email, affinché il tuo team possa concentrarsi su ciò che è realmente importante. Con Spark il tuo team può collaborare in tempo reale a bozze condivise, evidenziare messaggi importanti e assegnarli ai membri del team, garantire senza sforzi che le comunicazioni via email rispettino lo stile della tua azienda e tanto altro. Questo lascia più tempo durante la giornata per lavorare su attività che aiutano la tua agenzia a crescere.
Prima di iniziare, puoi scaricare Spark gratis e configurare i tuoi account personali e di lavoro per iniziare a esplorare Spark. Ora scopriamo i 7 motivi per cui Spark per Team è uno strumento indispensabile per la tua agenzia.
1. Accedi agli account comuni con le Inbox condivise
Inbox condivise in Spark per Team sono una risorsa incredibile per le agenzie o i team. Grazie ad esse i team possono visualizzare, gestire e rispondere alle email da indirizzi condivisi, come supporto@ o info@. Tutto in un unico posto. Invece di avere diversi membri del team per controllare e rispondere individualmente alle email, le Inbox condivise di Spark permettono a tutti di avere accesso a tutti i messaggi comuni, con un flusso di lavoro più organizzato e collaborativo. I membri del team possono assegnare email, lasciare commenti e discutere messaggi direttamente all'interno dell'app, rendendo la comunicazione più veloce ed efficiente.
In qualsiasi agenzia i team tendono a gestire più account email, e questo strumento è particolarmente utile per i team che devono gestire un alto volume di richieste. Con le Inbox condivise di Spark, i membri del team possono vedere quali email sono state già elaborate e quali richiedono ancora attenzione, prevenendo le risposte duplicate e garantendo che nulla venga trascurato. La possibilità di assegnare la responsabilità per specifiche email o compiti all'interno della Inbox condivisa aumenta la responsabilità di tutti, assicurando che la scelta migliore nell'assegnazione dell'email. Questo aiuta i team a rispondere più rapidamente e in modo più efficace, migliorando la collaborazione interna e la soddisfazione del cliente.
Ecco come puoi configurare le Inbox condivise in Spark per Team.
2. Collabora meglio con la Condivisione email
Un vantaggio fondamentale dell'utilizzo di Spark per Team è la sua capacità di facilitare una migliore collaborazione tra i membri del tuo team. Una volta che hai configurato il tuo team in Spark e hai aggiunto tutti i tuoi membri, i membri del tuo team possono iniziare a sfruttare subito gli strumenti di collaborazione di Spark. Uno strumento eccezionale che i nostri clienti amano è la possibilità di condividere email con i membri del team senza la necessità di inoltrarle o copiarle. In pochi click puoi condividere qualsiasi email con uno o più membri del team senza creare conversazioni duplicate.
Ogni volta che ricevi un'offerta di vendita, una proposta commerciale o una richiesta di supporto, puoi condividere rapidamente ed facilmente l'email con uno o tutti i membri del team in modo che appaia nella loro Inbox di Spark. Lo strumento di condivisione email di Spark funziona su tutte le piattaforme su cui Spark è disponibile, garantendo che il tuo team possa accedere alle email condivise da qualsiasi dispositivo. I messaggi futuri nella stessa conversazione email possono essere condivisi automaticamente, tenendo tutti informati senza la necessità di CC o CCN. Questo strumento di condivisione aiuterà il tuo team a rimanere aggiornato e ridurre il caos della posta in arrivo.
Leggi come condividere le conversazioni con il tuo team.
3. Discutere le email internamente con il team grazie ai commenti
Lo strumento di Condivisione email di Spark offre un ulteriore vantaggio, particolarmente prezioso per le agenzie: la possibilità di avere conversazioni interne direttamente all'interno dell'app. Quando ricevi un'email che richiede input o feedback dal tuo team, puoi facilmente condividerla, e i membri del tuo team possono lasciare commenti e discuterne direttamente sotto l'email, privatamente e in modo sicuro.
Spark per i team porta la collaborazione del tuo team a un livello superiore. I team della tua agenzia possono scambiarsi opinioni sulle email, collaborare per scrivere la risposta perfetta e richiedere allegati quando necessario. È un modo veloce per mantenere centralizzato il processo decisionale e la sua comunicazione, rendendo il team più coeso ed efficiente.
Leggi di più sui commenti del team e sulle conversazioni interne via email.
4. Scrivi email collaborative utilizzando le Bozze condivise
Con Spark per Team puoi invitare i membri del tuo team a scrivere email collaborative in tempo reale. Invece di scambiare messaggi o documenti senza sosta, puoi raccogliere i contributi di tutti direttamente all'interno di una bozza email. Come in Google Docs, tutti possono digitare e modificare il progetto simultaneamente e persino allegare file. Così il tuo team può unire le proprie conoscenze e competenze, garantendo che l'email sia il frutto di uno sforzo collettivo.
Questo consente al tuo team di modificare e correggere comunicazioni email importanti in maniera centralizzata. Il tuo team può modificare il contenuto della bozza di un'email, assicurandosi che i punti chiave siano ben definiti prima di inviarla. Che si tratti di perfezionare lo stile, aggiungere informazioni imporanti o invitare i colleghi a completare sezioni specifiche, le Bozze condivise di Spark rendono facile creare perfette email collaborative. E garantisce che i contributi di tutti siano incorporati in un'unica email, portando a risultati migliori per la tua agenzia.
Leggi di più su Bozze condivise in Spark per Team.
5. Assegna email ai membri del team con Delegazione email
Spark per Team include una funzionalità molto utile per delegare le email, che aiuterà la tua agenzia a gestire i carichi di lavoro delle comunicazione in modo più efficiente. Ad esempio i manager o i membri del team possono assegnare email o compiti specifici ad altri membri direttamente dall'app, senza necessità di strumenti esterni di gestione. Delegare un'email è semplice come assegnarla a un altro membro del team, per assegnare una responsabilità mantenendo tutto organizzato all'interno di Spark. Questo strumento garantisce che nessuna email venga tralasciata, aiutando la tua agenzia a non perdere di vista nessuna attività importante come offerte di vendita, richieste di supporto, proposte commerciali, ecc.
Due cose rendono la Delegazione email di Spark ancora più efficace: il tracciamento integrato e gli aggiornamenti di stato. Quando un'email è stata delegata, il manager o il team leader (assegnatario del compito) può monitorare il progresso e ricevere notifiche quando il compito è completato. Questo flusso di lavoro semplice e trasparente non trascura la responsabilità di nessuno ed elimina la confusione su chi deve gestire le email. Spark per Team garantisce risposte tempestive e una migliore coordinazione del team per la tua agenzia.
Ecco come puoi iniziare a usare la Delegazione email in Spark.
6. Scrivi email più rapidamente con i Modelli condivisi
I team delle agenzie devono spesso rispondere a email con lo stesso tipo di testo o contenuto, come richieste di supporto, offerte di vendita, ecc. Con i Modelli condivisi in Spark per Team, i membri del team possono creare modelli di email standardizzati (“messaggi predefiniti”) per messaggi comuni. E possono anche condividerli con il team come se fossero una libreria unica. I Modelli condivisi in Spark per Team non garantiscono solamente la disponibilità del testo per tutti gli stessi tipi di risposte email, ma assicurano anche che ogni membro utilizzi lo stesso stile e tipo di messaggio.
I Modelli condivisi riducono la necessità di copiare e incollare gli stessi tipi di email ripetutamente e aiutano a mantenere un tono professionale in tutte le comunicazioni. I Modelli condivisi in Spark per Team sono immediatamente disponibili nella schermata di composizione, in modo che i membri del team possano includerli nella risposta con solo due click.
Scopri come Spark +AI può aiutarti a migliorare i Modelli usati dal tuo Team.
7. Scegli quando inviare le email con la Pianificazione email
La possibilità di programmare quando viene inviata un'email in Spark per Team è un altro strumento prezioso per le agenzie. I membri del team possono scrivere email in anticipo e pianificare di inviarle nel momento migliore. Questo risulta particolarmente utile per le aziende che lavorano con diversi fusi orari, oppure vogliono contattare i destinatari in momenti specifici in cui è più probabile che rispondano. Con l'intuitiva interfaccia di Spark, gli utenti possono impostare una data e un'ora esatte per l'invio dell'email, garantendo comunicazioni tempestive senza dover essere online quando l'email viene inviata.
I team delle agenzie possono programmare in anticipo tantissime comunicazioni: email di follow-up, campagne promozionali, annunci importanti e tanto altro. Così possono consentire a tutti di rimanere aggiornati. Questa funzione permette ai titolari di attività e ai membri del team di lavorare con maggiore flessibilità, anche al di fuori del tradizionale orario lavorativo.
Scopri come pianificare l'invio delle email con Spark.
Spark per Team è uno strumento straordinario per la tua agenzia, e consente una migliore collaborazione tra i membri del tuo team. Spark ti offre gli strumenti di cui hai bisogno per concentrarti su ciò che conta di più e ti libera dalla fatica di gestire le email. Se sei il proprietario di un'agenzia, Spark per Team consente ai membri del tuo team di visualizzare, comporre, delegare e gestire le email in modo coeso ed efficiente - in modo che possano dare il massimo e aiutare l'azienda a crescere.
Scarica Spark gratis adesso e scopri un modo completamente nuovo di comunicare via email nel tuo team.
