Las agencias se esfuerzan siempre por ser eficientes, y la simplificación de las operaciones cotidianas es esencial para su crecimiento. En muchas agencias, son varios los miembros del equipo que deben hacer malabarismos con diferentes asuntos, teniendo que equilibrar las tareas y responsabilidades cotidianas mientras se centran en hacer crecer el negocio. Por ejemplo, es bastante habitual ver a alguien que se encarga de las ventas y el soporte, a otro del diseño y las redes sociales, mientras que otros hacen malabarismos con el inventario y las actividades de marketing.
A medida que la empresa crece, gestionar eficazmente el creciente flujo de correos entrantes o salientes es un reto importante, sobre todo si el equipo es remoto. No solo la mayoría de los clientes prefieren el correo electrónico como principal método de contacto, sino que también sirve de columna vertebral para todas las comunicaciones internas y externas. Si tu agencia o equipo tiene dificultades para gestionar eficazmente sus correos electrónicos, o si la comunicación interna o externa por correo se está convirtiendo en un reto mayor que el crecimiento del negocio, Spark para equipos te ayudará sin duda.
Spark para Equipos es una solución de correo multiplataforma diseñada para ayudar a tu agencia a gestionar mejor el correo electrónico, de modo que tu equipo pueda centrarse en lo realmente importante. Con Spark, tu equipo puede colaborar en tiempo real en borradores compartidos, resaltar mensajes importantes y asignarlos a los miembros adecuados del equipo, y garantizar sin esfuerzo que las comunicaciones por correo electrónico se ajustan al tono de tu empresa. Esto les deja una porción de tiempo mucho mayor del día para trabajar en actividades que ayuden al crecimiento de tu agencia.
Antes de empezar, puedes Descargar Spark gratis y configurar tus cuentas personales y profesionales para empezar a explorar Spark. Ahora vamos a adentrarnos en siete razones de peso por las que Spark para Equipos es una herramienta imprescindible para tu agencia.
1. Accede a cuentas comunes con Buzones compartidos
Los buzones compartidos en Spark para Equipos son un recurso inestimable para agencias o equipos. Permite a los equipos ver, gestionar y responder a correos de direcciones compartidas, como soporte@ o info@, todo en un mismo lugar. En lugar de que varios miembros del equipo comprueben y respondan individualmente a estos correos, los buzones compartidos de Spark garantizan que todos tengan acceso al mismo conjunto de mensajes, creando un flujo de trabajo más organizado y colaborativo. Los miembros del equipo pueden asignar correos, dejar comentarios y discutir mensajes directamente dentro de la app, reduciendo las idas y venidas que a menudo ralentizan la comunicación.
En cualquier agencia, los equipos suelen manejar varias cuentas de correo, y esta herramienta es especialmente útil para esos equipos que necesitan gestionar con eficacia un gran volumen de consultas. Con los buzones compartidos de Spark, los miembros del equipo pueden ver qué correos se han tratado y cuáles requieren todavía atención, evitando respuestas duplicadas y asegurándose de que no se pasa nada por alto. La posibilidad de asignar responsabilidades para correos o tareas específicas dentro del buzón compartido también aporta responsabilidad, asegurando que el miembro correcto del equipo se ocupa de cada mensaje. Esto ayuda a los equipos a responder más rápida y eficazmente, mejorando tanto la colaboración interna como la satisfacción del cliente.
A continuación te explicamos cómo puedes configurar buzones compartidos en Spark para Equipos.
2. Colabora mejor compartiendo el correo electrónico
Una de las principales ventajas de utilizar Spark para Equipos es su capacidad para facilitar una mejor colaboración entre los miembros de tu equipo. Una vez que hayas configurado tu equipo en Spark y añadido a todos sus miembros, los miembros de tu equipo pueden empezar a aprovechar las herramientas de colaboración de Spark de inmediato. Una herramienta destacada que encanta a nuestros clientes es la posibilidad de compartir correos electrónicos con los miembros del equipo sin necesidad de reenviarlos o copiarlos. En unos pocos clics, puedes compartir cualquier correo con uno o más miembros del equipo sin crear hilos de correo duplicados.
Cada vez que recibas una consulta de ventas, una propuesta comercial o una solicitud de asistencia específica, puedes compartir el correo rápidamente y sin esfuerzo con cualquier miembro del equipo, o con todos ellos, para que aparezca en su bandeja de entrada de Spark. La herramienta para compartir correo de Spark funciona en todas las plataformas en las que Spark está disponible, garantizando que tu equipo pueda acceder a los correos compartidos en cualquiera de sus dispositivos. Además, los futuros mensajes de la misma cadena de correo se pueden compartir automáticamente, manteniendo a todo el mundo al tanto sin necesidad de utilizar CC o CCO. Esta herramienta para compartir sin fisuras ayuda a tu equipo a mantenerse al día y reduce el desorden en la bandeja de entrada.
Lee aquí cómo compartir hilos con tu equipo.
3. Discute internamente los correos con los comentarios de equipo
La herramienta de intercambio de correo de Spark descrita anteriormente ofrece una ventaja adicional, especialmente valiosa para las agencias: la posibilidad de mantener debates internos directamente dentro de la app. Cuando recibas un correo que requiera aportaciones o comentarios de tu equipo, puedes compartirlo fácilmente, y los miembros de tu equipo pueden dejar comentarios y debatir directamente bajo el propio mensaje, de forma privada y segura.
Spark para Equipos lleva la colaboración en equipo al siguiente nivel. Los equipos de las agencias pueden discutir fácilmente los correos, trabajar juntos para elaborar la respuesta perfecta, e incluso solicitar archivos adjuntos a otros cuando sea necesario. Es una forma perfecta de mantener la comunicación y la toma de decisiones en un solo lugar, convirtiendo a tu equipo en una fuerza de trabajo más cohesionada para tu agencia.
Lee más sobre los comentarios de equipo y las discusiones internas por correo aquí.
4. Redacta correos en colaboración utilizando Borradores compartidos
Con Spark para Equipos, puedes invitar a tus compañeros de equipo a redactar mensajes juntos en tiempo real. En lugar de un interminable ir y venir de mensajes con tu equipo, puedes reunir las aportaciones de todos directamente en un borrador de correo electrónico. Al igual que en Google Docs, todo el mundo puede escribir y editar el borrador simultáneamente e incluso adjuntarle archivos. Esto permite a tu equipo poner en común sus conocimientos y experiencia, garantizando que el correo refleje un esfuerzo colectivo.
Esto permite a tu equipo editar y corregir comunicaciones importantes por correo en un solo lugar. Tu equipo puede revisar juntos el borrador del contenido, asegurándose de que los detalles clave son correctos antes de pulsar enviar. Tanto si se trata de refinar el tono, añadir información crucial que falta o invitar a los compañeros a completar secciones específicas, los borradores compartidos de Spark facilitan la creación de correos pulidos y aprobados por el equipo. Garantiza que las contribuciones de todos se incorporan como un equipo, lo que conduce a mejores resultados para tu agencia.
Lee más sobre los borradores compartidos en Spark para Equipos aquí.
5. Asigna mensajes a los miembros del equipo con la delegación de correos
Spark para Equipos incluye una función muy práctica para delegar correos, que ayudará a tu agencia a gestionar las cargas de trabajo de correo electrónico de forma más eficiente. Por ejemplo, los jefes de proyecto u otros miembros del equipo pueden asignar correos o tareas específicas a otros miembros directamente desde la app, eliminando la necesidad de herramientas de gestión externas. Delegar un correo es tan sencillo como asignarlo a un compañero de equipo, permitiéndole que se haga cargo de la tarea mientras mantiene todo organizado dentro de Spark. Esta herramienta garantiza que no se pierda ningún correo, ayudando a tu agencia a estar al tanto de tareas importantes como consultas de ventas, solicitudes de asistencia, propuestas de negocio, etc.
Lo que hace que la delegación de correo de Spark sea aún más eficaz es el seguimiento incorporado y las actualizaciones de estado. Una vez que se ha delegado un correo, el jefe de proyecto o responsable (asignatario de la tarea) puede supervisar su progreso y recibir notificaciones cuando la tarea se haya completado. Este flujo de trabajo transparente mantiene a todos al tanto y elimina la confusión sobre quién gestiona cada correo electrónico. Spark para Equipos garantiza así respuestas puntuales y una mejor coordinación de los equipos de tu agencia.
6. Escribe correos electrónicos más rápido con Plantillas compartidas
Los equipos de las agencias a menudo tienen que responder a correos con el mismo tipo de texto o contenido, como consultas de asistencia, de ventas, etc. Con las plantillas compartidas en Spark para Equipos, los miembros del equipo pueden crear plantillas de correo estandarizadas ("mensajes prefabricados") para comunicaciones comunes y compartirlas en todo el equipo como una única biblioteca de recursos. Las plantillas compartidas en Spark para Equipos no solo garantizan que la copia para el mismo tipo de respuestas de correo electrónico esté disponible, sino que también garantizan que todos los miembros utilicen el mismo tono y los mismos mensajes aprobados.
Las plantillas compartidas reducen la necesidad de copiar y pegar repetidamente los mismos tipos de correos y ayudan a mantener un tono profesional en todas las comunicaciones. Las plantillas compartidas en Spark para equipos están disponibles al instante en la pantalla de redacción, para que los miembros del equipo puedan incluirlas en la respuesta con solo dos clics.
Aprende cómo Spark +AI puede ayudarte a mejorar tus plantillas de equipo.
7. Elige cuándo se envían los mensajes con la programación de correos
La capacidad de programar cuándo se envía cualquier correo es otra valiosa herramienta para las agencias en Spark para Equipos. Los miembros del equipo pueden escribir correos con antelación y programarlos para que se envíen en el momento más óptimo. Esto es especialmente útil para las empresas que operan en diferentes zonas horarias o que quieren llegar a los destinatarios a horas específicas en las que es más probable que participen. Con la intuitiva interfaz de programación de Spark, los usuarios pueden fijar una fecha y hora exactas para el envío del correo, garantizando una comunicación puntual sin tener que estar conectado cuando se envía el mensaje.
Los equipos de las agencias pueden programar correos de seguimiento, campañas promocionales o anuncios importantes con antelación, lo que les permite estar al tanto de sus actividades de difusión sin incumplir los plazos. También proporciona flexibilidad a los propietarios de empresas y a los miembros del equipo que deseen redactar correos fuera del horario laboral habitual, pero enviarlos en un momento más adecuado.
Aprende a programar correos electrónicos para enviarlos más tarde en Spark.
Spark para Equipos es una herramienta inestimable para tu agencia, que permite una mejor colaboración entre los miembros de tu equipo. Spark te proporciona las herramientas que necesitas para centrarte en lo que más importa, a la vez que elimina las molestias de trabajar con correos. Como propietario de una agencia, Spark para Equipos permite a cada uno de los miembros de tu equipo ver, redactar, delegar y gestionar correos como un equipo cohesionado, para que puedan dar lo mejor de sí mismos y ayudar al crecimiento de la empresa en su conjunto.
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