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7 razões para agências usarem o Spark para Equipes

As agências estão sempre buscando serem eficientes, e simplificar suas operações diárias é essencial para seu crescimento. Em muitas agências, diversos membros da equipe fazem malabarismos em múltiplas funções, equilibrando suas tarefas e responsabilidades diárias enquanto concentram-se no crescimento dos negócios. Por exemplo, é bastante comum ver alguém cuidando das vendas e do suporte, outro do design & redes sociais, enquanto os demais lidam com o estoque e atividades de marketing. 

À medida que a empresa cresce, o gerenciamento eficaz do fluxo crescente de e-mails recebidos ou enviados é um desafio considerável, especialmente se a equipe trabalha remotamente. Além de a maioria dos clientes preferir o e-mail como seu principal método de contato, ele também funciona como a espinha dorsal de todas as comunicações internas e externas. Se a sua agência ou equipe estiver com dificuldades em gerenciar seus emails com eficiência, ou se a comunicação interna ou externa por e-mail tornar-se um desafio maior do que o crescimento dos negócios, o Spark para Equipes com certeza irá ajudá-lo.

O Spark para Equipes é uma solução de e-mail multiplataforma projetada para ajudar sua agência a gerenciar melhor seus e-mails, permitindo que sua equipe concentre-se no que é realmente importante. Com o Spark, sua equipe é capaz de colaborar em tempo real em rascunhos compartilhados, destacar mensagens importantes e atribuí-las aos membros certos da equipe, garantindo que as comunicações por e-mail sigam os padrões de sua empresa. Assim, eles terão muito mais tempo do dia para trabalhar em atividades que ajudem sua agência a crescer. 

Antes de começarmos, Baixe o Spark de Graça e configure suas contas pessoais e profissionais para começar a utilizar o Spark. Agora, vejamos sete motivos relevantes que fazem do Spark para Equipes uma ferramenta indispensável para a sua agência. 

1. Acesse contas comuns com Caixas de Entrada Compartilhadas

As Caixas de Entrada Compartilhadas no Spark para Equipes são um recurso inestimável para agências ou equipes. Ele permite que as equipes visualizem, gerenciem e respondam a e-mails com endereços compartilhados, como suporte@ ou info@ e, tudo isso, em um só lugar. Assim, em vez de diversos membros da equipe verificarem e responderem individualmente a esses e-mails, as caixas de entrada compartilhadas do Spark permitirão que todos tenham acesso ao mesmo conjunto de mensagens, criando um fluxo de trabalho mais organizado e colaborativo. Os membros da equipe poderão atribuir e-mails, deixar comentários e discutir mensagens dentro do aplicativo, diminuindo o vai-e-vem que muitas vezes dificulta a comunicação.

Em qualquer agência, é comum que as equipes gerenciem inúmeras contas de e-mail, o que faz com que essa ferramenta seja extremamente útil para essas equipes que precisem lidar, de maneira mais eficiente, com esse alto volume de demandas. Com as Caixas de Entrada Compartilhadas do Spark, é possível que os membros da equipe verifiquem quais e-mails foram respondidos e quais ainda requerem atenção, evitando respostas duplicadas e certificando-se de que nada fique para trás. A possibilidade de designar responsáveis para e-mails ou tarefas específicas em uma Entrada compartilhada também contribui para a organização, já que assegura que cada e-mail seja gerenciado por um membro específico da equipe. Isso ajuda as equipes a responderem com mais rapidez e eficiência, melhorando a colaboração interna e a satisfação do cliente.

Confira como configurar as Caixas de Entrada Compartilhadas no Spark para Equipes.

2. Colaboração mais eficiente com o Compartilhamento de E-mail

Um dos principais benefícios do Spark para Equipes é sua capacidade de facilitar uma colaboração mais eficiente entre os membros da uma equipe. Depois de configurar sua equipe no Spark e adicionar todos os seus membros, eles estarão prontos para utilizarem as ferramentas de colaboração do Spark. Um recurso muito apreciado por nossos usuários é a possibilidade de compartilhar e-mails com membros da equipe sem que seja necessário encaminhá-los ou copiá-los. Com apenas alguns cliques, é possível compartilhar qualquer e-mail com um ou mais membros de uma equipe sem a criação de tópicos duplicados de e-mail.

Sempre que receber uma solicitação de venda, proposta de negócios ou uma solicitação específica de suporte, você poderá compartilhar facilmente esse e-mail com um ou todos os membros de sua equipe, de modo que ele seja exibido na caixa de entrada do Spark. A ferramenta de compartilhamento de e-mails do Spark funciona em todas as plataformas nas quais o Spark está disponível, para que sua equipe possa acessar e-mails compartilhados em todos os seus dispositivos. Além disso, as mensagens futuras de um mesmo tópico de e-mail poderão ser compartilhadas automaticamente, mantendo todos informados sem a necessidade de utilizar os campos CC ou BCC. Essa ferramenta perfeita de compartilhamento ajudará sua equipe a manter-se informada, diminuindo a desorganização da caixa de entrada.

Saiba mais, aqui, sobre como compartilhar Tópicos com sua equipe.

3. Discuta e-mails internamente com os Comentários da Equipe

A ferramenta de compartilhamento de e-mails do Spark, descrita acima, oferece uma vantagem adicional e muito vantajosa para as agências: a possibilidade de realizar discussões internas dentro do aplicativo. Ao receber um e-mail que exija informações ou comentários de sua equipe, você poderá compartilhá-lo facilmente, para que os membros de sua equipe possam inserir comentários e discutir o assunto no próprio e-mail — de maneira privada e segura.

O Spark para Equipes eleva a colaboração em equipe a um novo patamar. As equipes das agências conseguem discutir e-mails sem dificuldade, trabalhando unidas na elaboração de respostas precisas ou, ainda, requisitando anexos de arquivos quando necessário. É uma maneira perfeita de manter a comunicação e a tomada de decisões em um só lugar, transformando sua equipe em uma força de trabalho mais coesa para sua agência.

Confira mais informações, aqui, sobre os comentários da equipe e discussões internas por e-mail.

4. Escreva e-mails colaborativamente usando Rascunhos Compartilhados

Com o Spark para Equipes, você pode convidar seus colegas de equipe para redigir e-mails conjuntamente e em tempo real. Em vez de ficar trocando ideias com sua equipe por meio de mensagens ou documentos distintos, você poderá reunir as contribuições de todos em um único rascunho de e-mail. Similar ao Documentos Google, todos os participantes poderão digitar e editar esse rascunho simultaneamente e, inclusive, anexarem arquivos a ele. Isso permitirá que sua equipe agregue informações e competências, contribuindo para que o e-mail seja um reflexo desse esforço coletivo. 

Com isso, sua equipe terá a oportunidade de editar e revisar comunicados importantes de e-mail em um único lugar. Além disso, poderão revisar juntos o conteúdo do rascunho do e-mail, certificando-se de que seus detalhes mais importantes estejam corretos antes de enviá-lo. Seja para refinar o tom, adicionar informações cruciais que estejam faltando ou convidar os colegas a preencherem trechos específicos, os rascunhos compartilhados do Spark facilitarão muito a criação de e-mails mais refinados e aprovados por toda a equipe. Isso garantirá que as contribuições de todos sejam incorporadas como uma equipe, gerando melhores resultados para a sua agência.

Leia mais, aqui, sobre o recurso Rascunhos Compartilhados do Spark para Equipes.

5. Atribua e-mails a membros da equipe usando Delegação de E-mails

O Spark para Equipes inclui um recurso muito útil para delegar e-mails, que ajudará sua agência no gerenciamento mais eficiente do volume de trabalho com mensagens. Dessa forma, por exemplo, gerentes ou membros da equipe poderão atribuir e-mails ou tarefas específicas a outros membros a partir do aplicativo, dispensando o uso de ferramentas de gerenciamento adicionais. Delegar um e-mail é algo tão simples quanto atribuí-lo a um colega de equipe, para que ele assuma a responsabilidade pela tarefa, mantendo a organização de tudo no Spark. Essa ferramenta é uma garantia de que nenhum e-mail será esquecido, ajudando sua agência a manter-se em dia com as tarefas importantes, como solicitações de vendas, de suporte, propostas de negócios, etc. 

Um aspecto que torna a delegação de e-mail do Spark ainda mais eficaz é o rastreamento incorporado e as atualizações de status. Uma vez que um e-mail tenha sido delegado, o gerente ou líder da equipe (responsável pela tarefa) poderá monitorar seu progresso e receber notificações quando a tarefa for concluída. Esse fluxo de trabalho mais transparente contribui para que todos assumam responsabilidades, evitando qualquer dúvida sobre quem está tratando de cada um dos e-mails. Assim, o Spark para Equipes garantirá respostas pontuais e uma melhor coordenação da equipe de sua agência.

Confira a seguir como começar a utilizar a delegação de e-mail do Spark.

6. Escreva e-mails mais rapidamente usando Modelos Compartilhados

Muitas vezes, as equipes das agências precisam responder a e-mails contendo as mesmas informações ou conteúdo, como solicitações de suporte, consultas sobre vendas, etc. Graças aos Modelos Compartilhados do Spark para Equipes, os membros de uma equipe poderão criar modelos de e-mail padronizados (“mensagens predefinidas”) para mensagens frequentes, compartilhando-os com toda a equipe através de uma única biblioteca. Os Modelos Compartilhados no Spark para Equipes não apenas garantem que a cópia para o mesmo tipo de resposta de e-mail esteja imediatamente disponível, mas também asseguram que todos os membros estejam usando o mesmo tom e as mesmas mensagens acordadas.

Os Modelos Compartilhados diminuem a necessidade de ficar copiando e colando os mesmos tipos de e- e-mail repetidas vezes, mantendo sempre um aspecto profissional em todas as mensagens. Os Modelos compartilhados do Spark para Equipes estão sempre disponíveis na tela de redação, para que os membros da equipe possam incorporá-los às respostas com apenas dois cliques.

Saiba como o Spark +AI pode ajudá-lo a aprimorar os Modelos da sua Equipe.

7. Decida quando os e-mails serão enviados usando o Agendamento de E-mail

A possibilidade de programar o envio de qualquer e-mail é outra ferramenta valiosa para agências que utilizam o Spark para Equipes. Os membros da equipe poderão escrever e-mails antecipadamente e programá-los para serem enviados no momento mais adequado. Isso é muito útil para empresas que operam em diferentes fusos horários ou que desejam alcançar destinatários em horários específicos, quando há maior probabilidade de engajamento. Graças à interface de agendamento intuitiva do Spark, os usuários conseguem definir uma data e um horário exatos para o envio de um e-mail, garantindo uma comunicação no momento certo e sem a necessidade de estar online quando o e-mail for enviado.

As equipes das agências poderão programar e-mails de acompanhamento, campanhas promocionais ou anúncios importantes com antecedência, mantendo-se em dia com o trabalho de divulgação e sem perder prazos. Além disso, ele oferece flexibilidade para empresários e membros da equipe que preferem redigir e-mails fora do horário comercial, mas enviá-los no momento mais adequado.

Saiba como agendar e-mails para serem enviados posteriormente pelo Spark.

O Spark para Equipes é uma ferramenta inestimável para sua agência, pois permite uma melhor colaboração entre os membros de sua equipe. Além de oferecer as ferramentas de que você precisa para concentrar-se no que é mais importante, o Spark elimina as complicações do trabalho com e-mails. Como proprietário de uma empresa, o Spark para Equipes possibilita que cada membro de sua equipe visualize, escreva, delegue e gerencie e-mails de maneira coesa - oferecendo seu melhor e contribuindo para o crescimento da empresa na sua totalidade.

Baixe o Spark de graça agora mesmo e introduza uma nova forma de comunicação por e-mail entre sua equipe.

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