Агентства завжди прагнуть стати ефективними, а оптимізовані щоденні операції є необхідними для їхнього зростання. У багатьох агенціях кілька членів команди виконують декілька ролей, балансуючи повсякденні задачі та обов'язки, водночас зосереджуючи увагу на розвитку бізнесу. Наприклад, досить часто можна побачити, як хтось займається продажами та підтримкою, інший – дизайном та соціальними мережами, в той час, як інші управляють запасами та маркетинговими активностями.
Коли бізнес зростає, ефективне управління чимраз більшим потоком вхідних або вихідних електронних листів стає значним викликом, особливо якщо команда працює віддалено. Не тільки більшість клієнтів надають перевагу електронній пошті як основному методу зв'язку, але вона також є основою для всіх внутрішніх і зовнішніх комунікацій. Якщо ваше агентство або команда мають проблеми з ефективним управлінням електронними листами, або якщо внутрішня чи зовнішня електронна комунікація стає більшим викликом, ніж розширення бізнесу, Spark для команд без сумніву допоможе вам.
Spark для команд — це кросплатформене рішення для електронної пошти, яке призначене допомогти вашій агенції краще керувати комунікаціями, щоб ваша команда могла зосередитися на дійсно важливих речах. За допомогою Spark ваша команда може разом працювати в реальному часі над спільними чернетками, виділяти важливі повідомлення та доручати їх відповідним членам команди, а також без зусиль забезпечувати дотримання тону електронних комунікацій вашої компанії. Це залишає їм набагато більше часу протягом дня, щоб працювати над заходами, які допомагають вашій агенції зростати.
Перед тим, як ми почнемо, ви можете безкоштовно завантажити Spark та налаштувати свої особисті та професійні акаунти, щоб вже почати досліджувати програму. Тепер розгляньмо сім переконливих причин, чому Spark для команд є незамінним інструментом для вашої агенції.
1. Доступ до загальних облікових записів за допомогою Спільних скриньок
Спільні скриньки в Spark для команд є безцінним ресурсом для агентств або команд. Вони дозволяють командам переглядати, керувати та відповідати на електронні листи з загальних адрес, таких як support@ або info@ – і все в одному місці. Замість того, щоб кілька учасників команди перевіряли та відповідали на ці електронні листи, Спільні скриньки Spark забезпечують доступ усіх до одного й того самого набору повідомлень, створюючи більш організований та спільний робочий процес. Члени команди можуть доручати електронні листи, залишати коментарі та обговорювати повідомлення безпосередньо в застосунку, зменшуючи обмін повідомленнями, який часто сповільнює комунікацію.
У будь-якому агентстві команди, як правило, працюють з кількома поштовими скриньками, і цей інструмент особливо корисний для тих, хто потребує ефективної обробки великого обсягу запитів. Завдяки Спільним скринькам Spark, члени команди можуть бачити, які електронні листи були розглянуті, а які ще потребують уваги, запобігаючи повторним відповідям і забезпечуючи, щоб нічого не було пропущено. Можливість делегувати відповідальність за конкретні електронні листи або завдання в загальній скриньці також забезпечує підзвітність, гарантуючи, що кожен член команди працює над своїм листом. Це допомагає командам швидше та ефективніше реагувати, покращуючи як внутрішню співпрацю, так і задоволеність клієнтів.
Ось як ви можете налаштувати Спільні скриньки в Spark для команд.
2. Краща співпраця завдяки поширенню листів
Основна перевага використання Spark для команд полягає в його здатності сприяти кращій співпраці між членами вашої команди. Я тільки ви налаштували свою команду в Spark і додали всіх учасників, вони можуть відразу почати користуватися спільними інструментами Spark. Неймовірний інструмент, який подобається нашим клієнтам, — це можливість поширювати електронні листи іншим членами команди без необхідності пересилання або копіювання. Кількома кліками ви можете поділитися будь-яким електронним листом з одним чи більше членами команди, не створюючи їх дублікати.
Щоразу, коли ви отримуєте запит на продаж, підтримку чи бізнес-пропозицію, ви можете швидко і без зусиль поширити лист будь-якому члену команди (чи усім одразу), щоб він з'явився в їх персональних скриньках. Інструмент обміну електронною поштою Spark працює на всіх платформах, де доступний Spark, забезпечуючи доступ вашої команди до спільних електронних листів на будь-якому з їхніх пристроїв. Крім того, всі майбутні повідомлення в тій же бесіді можуть теж автоматично поширюватись, тримаючи всіх у курсі без необхідності використання копій/прихованих копій їм. Цей інструмент плавного обміну допомагає вашій команді залишатися в курсі та зменшує безлад у вхідних.
Прочитати, як поширювати бесіди своїй команді можна тут.
3. Обговорення листів всередині команди за допомогою коментарів
Інструмент обміну електронною поштою Spark, описаний вище, пропонує додаткову перевагу, особливо цінну для агентств: можливість мати внутрішні обговорення прямо в програмі. Коли ви отримуєте електронний лист, що вимагає зворотного звʼязку чи коментаря від колег, ви можете легко його поширити і члени вашої команди можуть залишати коментарі та обговорювати його безпосередньо під електронним листом — приватно та безпечно.
Spark для команд піднімає командну співпрацю на новий рівень. Команди агентства можуть легко обговорювати електронні листи, спільно підготувати ідеальну відповідь і навіть попросити у інших додати файли, коли це необхідно. Це зручний спосіб тримати комунікацію та прийняття рішень в одному місці, роблячи вашу команду більш згуртованою робочою силою вашої агенції.
Дізнайтеся більше про командні коментарі та внутрішні обговорення листів тут.
4. Співпраця над листами за допомогою Спільних чернеток
За допомогою Spark для команд ви можете запрошувати своїх колег разом писати електронні листи в реальному часі. Замість того, щоб обмінюватися з командою окремими повідомленнями чи документами, ви можете збирати інформацію від кожного безпосередньо в чернетці електронного листа. Подібно до Google Docs, кожен може одночасно набирати та редагувати чернетку і навіть прикріплювати до неї файли. Це дозволяє вашій команді об'єднати свої знання та досвід, гарантуючи, що лист є результатом колективних зусиль.
Завдяки цьому ваша команда може редагувати та вичитувати важливі повідомлення електронної пошти в одному місці. Ваша команда може разом переглянути чернетку листа, щоб переконатися, що ключові деталі є точними, перш ніж натиснути кнопку «Надіслати». Незалежно від того, чи потрібно покращити тон, додати відсутню важливу інформацію або запросити колег заповнити певні розділи, Спільні чернетки Spark дозволяють легко створювати відточені, схвалені всією командою листи. Це гарантує, що внесок кожного буде об'єднаний в єдину команду, що призведе до кращих результатів для вашої організації.
Дізнайтеся більше про спільні чернетки у Spark для команд тут.
5. Доручення електронних листів членам команди за допомогою функції делегування
Spark for Teams має дуже зручну функцію делегування електронних листів, яка допоможе вашій організації більш ефективно керувати робочим навантаженням електронної пошти. Наприклад, керівники або учасники команди можуть доручати певні електронні листи або завдання іншим учасникам безпосередньо з програми, усуваючи необхідність у зовнішніх інструментах управління. Делегувати лист так само просто, як призначити його колезі по команді, дозволяючи йому взяти на себе відповідальність за виконання завдання, водночас зберігаючи все впорядкованим у Spark. Цей інструмент гарантує, що жоден електронний лист не буде пропущено, допомагаючи вашій агенції залишатися на вершині важливих завдань, таких як запити на продаж чи підтримку, бізнес-пропозиції тощо.
Ще більш ефективним делегування листів у Spark робить вбудована функція відстеження та оновлення статусів. Після делегування електронного листа менеджер або керівник групи (відповідальний за виконання завдання) може відстежувати його прогрес і отримувати сповіщення про завершення завдання. Цей прозорий робочий процес забезпечує підзвітність кожного і усуває плутанину щодо того, хто і яку пошту опрацьовує. Таким чином, Spark для команд забезпечує своєчасне реагування та кращу командну координацію для вашої організації.
Ось як ви можете розпочати роботу з делегуванням листів у Spark.
6. Швидше створення листів зі Спільними шаблонами
Командам агентств часто доводиться відповідати на електронні листи з однотипним текстом або контентом, наприклад, запитами на підтримку, продаж тощо. Завдяки спільним шаблонам у Spark для команд співробітники можуть створювати стандартизовані шаблони електронних листів («консервовані повідомлення») для спільних повідомлень і поширювати їх всій команді як єдину вихідну бібліотеку. Спільні шаблони в Spark для команд не лише гарантують, що копія для однотипних відповідей буде завжди під рукою, але й гарантують, що кожен учасник використовує однаковий затверджений тон і текст повідомлень.
Спільні шаблони зменшують потребу в багаторазовому копіюванні однотипних листів і допомагають підтримувати професійний тон у всіх комунікаціях. Спільні шаблони у Spark для команд одразу доступні в редакторі, тож співробітники можуть включити їх у відповідь буквально двома кліками.
Дізнайтесь, як Spark +AI може допомогти покращити ваші командні шаблони.
7. Вибір часу надсилання листів за допомогою функції планування
Можливість запланувати надсилання будь-якого електронного листа – ще один цінний інструмент для компаній у Spark для команд. Члени команди можуть писати листи заздалегідь і планувати їх надсилання в найоптимальніший момент. Це особливо корисно для компаній, які працюють у різних часових поясах або хочуть звернутися до адресатів у певний час, коли вони найбільш схильні до взаємодії. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу планування Spark користувачі можуть встановити точну дату і час надсилання електронного листа, забезпечуючи своєчасну комунікацію без необхідності бути онлайн у момент створення повідомлення.
Команди агентств можуть заздалегідь планувати листи-нагадування, рекламні кампанії або важливі оголошення, що дозволяє їм залишатися на висоті, не порушуючи дедлайнів. Це також забезпечує гнучкість для власників бізнесу та членів команди, які можуть писати електронні листи в неробочий час, але надсилати їх у більш відповідний момент.
Дізнайтесь, як запланувати надсилання листів у Spark.
Spark для команд – це неоціненний інструмент для вашої організації, що дозволяє покращити співпрацю між членами колективу. Spark надає вам інструменти, необхідні для того, щоб зосередитись на найважливішому, позбавивши вас клопоту при роботі з електронною поштою. Якщо ви власник компанії, Spark для команд дає змогу окремим членам колективу переглядати, створювати, делегувати та керувати електронними листами як згуртована команда, щоб вони могли докладати максимум зусиль і допомагати бізнесу розвиватися разом із вами.
Звантажте Spark безкоштовно вже сьогодні і започаткуйте абсолютно новий спосіб спілкування електронною поштою у вашій команді.
