Les agences s'efforcent toujours de devenir plus efficaces, et la simplification des opérations quotidiennes est essentielle à leur croissance. Dans de nombreuses agences, plusieurs membres de l'équipe jonglent avec plusieurs casquettes, équilibrant les tâches et les responsabilités quotidiennes tout en se concentrant sur la croissance de l'entreprise. Par exemple, il est assez courant de voir une personne s'occuper des ventes et de l'assistance, une autre de la conception et des médias sociaux, tandis que d'autres jonglent avec l'inventaire et les activités de marketing.
À mesure que l'entreprise se développe, gérer efficacement le nombre croissant d'e-mails entrants ou sortants constitue un défi de taille, en particulier si l'équipe est à distance. Non seulement la plupart des clients préfèrent l'e-mail comme principale méthode de contact, mais il sert également d'épine dorsale à toutes les communications internes et externes. Si votre agence ou votre équipe a du mal à gérer efficacement ses e-mails, ou si la communication interne ou externe par e-mail devient un défi plus important que la croissance de l'entreprise, Spark pour les Équipes vous aidera très certainement.
Spark pour les Équipes est une solution d'e-mail multiplateforme conçue pour aider votre agence à mieux gérer votre e-mail afin que votre équipe puisse se concentrer sur ce qui est réellement important. Avec Spark, votre équipe peut collaborer en temps réel sur des brouillons partagés, mettre en évidence les messages importants et les attribuer aux bons membres de l'équipe, et s'assurer facilement que les communications par e-mail respectent le ton de votre entreprise. Cela leur laisse beaucoup plus de temps pour travailler sur des activités qui aident votre agence à se développer.
Avant de commencer, vous pouvez Télécharger Spark gratuitement et configurer vos comptes personnel et professionnel pour commencer à explorer Spark. Voyons maintenant sept raisons convaincantes pour lesquelles Spark pour les Équipes est un outil indispensable pour votre agence.
1. Accédez aux comptes communs avec les boîtes de réception partagées
Les Boîtes de réception partagées de Spark pour les Équipes sont une ressource inestimable pour les agences ou les équipes. Les équipes peuvent ainsi consulter, gérer et répondre aux e-mails provenant d'adresses partagées, telles que support@ ou info@, le tout en un seul endroit. Au lieu que plusieurs membres de l'équipe vérifient et répondent individuellement à ces e-mails, les boîtes de réception partagées de Spark garantissent que tout le monde a accès au même ensemble de messages, créant ainsi une organisation et un travail plus collaboratifs. Les membres de l'équipe peuvent attribuer des e-mails, laisser des commentaires et discuter des messages directement dans l'appli, ce qui réduit les allers-retours qui ralentissent souvent la communication.
Dans toute agence, les équipes ont tendance à gérer plusieurs comptes e-mail, et cet outil est particulièrement utile pour ces équipes qui doivent traiter efficacement un volume élevé de demandes. Grâce aux Boîtes de réception partagées de Spark, les membres de l'équipe peuvent voir quels e-mails ont été traités et lesquels nécessitent encore une attention particulière, ce qui permet d'éviter les réponses en double et de s'assurer que rien n'est oublié. La possibilité d'attribuer la responsabilité d'e-mails ou de tâches spécifiques dans la boîte de réception partagée permet également de responsabiliser les membres de l'équipe, en s'assurant qu'ils traitent chaque e-mail avec le bon interlocuteur. Les équipes peuvent ainsi réagir plus rapidement et plus efficacement, ce qui améliore à la fois la collaboration interne et la satisfaction des clients.
Voici comment vous pouvez configurer les Boîtes de réception partagées dans Spark pour les Équipes.
2. Mieux collaborer grâce au partage d'e-mails
L'un des principaux avantages de l'utilisation de Spark pour les Équipes est sa capacité à faciliter la collaboration entre les membres de votre équipe. Une fois que vous avez configuré votre équipe dans Spark et ajouté tous vos membres, ces derniers peuvent commencer à profiter des outils de collaboration de Spark immédiatement. L'un des outils les plus appréciés par nos clients est la possibilité de partager des e-mails avec des membres de l'équipe sans qu'il soit nécessaire de les transférer ou de les copier. En quelques clics, vous pouvez partager n'importe quel e-mail avec un ou plusieurs membres de l'équipe sans créer de fils de discussion en double.
Chaque fois que vous recevez une demande de vente, une proposition commerciale ou une demande d'assistance spécifique, vous pouvez rapidement et sans effort partager l'e-mail avec un ou tous les membres de l'équipe afin qu'il apparaisse dans leur boîte de réception Spark. L'outil de partage d'e-mails de Spark fonctionne sur toutes les plateformes où Spark est disponible, ce qui garantit que votre équipe peut accéder aux e-mails partagés sur n'importe lequel de ses appareils. De plus, les messages ultérieurs dans le même fil d'e-mail peuvent être automatiquement partagés, ce qui permet de tenir tout le monde au courant sans qu'il soit nécessaire de les Cc ou Cci. Cet outil de partage transparent aide votre équipe à rester dans la boucle et réduit l'encombrement de la boîte de réception.
Découvrez comment partager des fils de discussion avec votre équipe.
3. Discuter en interne des e-mails avec l'équipe Commentaires
L'outil de partage d'e-mails de Spark décrit ci-dessus offre un avantage supplémentaire, particulièrement précieux pour les agences : la possibilité d'avoir des discussions internes directement dans l'appli. Lorsque vous recevez un e-mail nécessitant une contribution ou un retour d'information de la part de votre équipe, vous pouvez facilement le partager, et les membres de votre équipe peuvent laisser des commentaires et en discuter directement sous l'e-mail, de manière privée et sécurisée.
Spark pour les Équipes fait passer la collaboration d'équipe au niveau supérieur. Les équipes de l'agence peuvent facilement discuter des e-mails, travailler ensemble pour élaborer la réponse parfaite, et même demander des pièces jointes à d'autres personnes si nécessaire. Il s'agit d'une manière transparente de maintenir la communication et la prise de décision en un seul endroit, faisant de votre équipe une force de travail plus cohésive pour votre agence.
Découvrez les commentaires de l'équipe et les discussions internes par e-mail.
4. Rédigez des e-mails en collaboration à l'aide des Brouillons partagés
Avec Spark pour les Équipes, vous pouvez inviter vos collègues à rédiger ensemble des e-mails en temps réel. Au lieu de faire des allers-retours avec votre équipe par des messages ou des documents séparés, vous pouvez recueillir les commentaires de chacun directement dans un brouillon d'e-mail. À la manière de Google Docs, tout le monde peut taper et modifier le projet simultanément et même y joindre des fichiers. Cela permet à votre équipe de mettre en commun ses connaissances et son expertise, garantissant ainsi que l'e-mail reflète un effort collectif.
Votre équipe peut ainsi modifier et relire les e-mails importants en un seul endroit. L'équipe peut revoir ensemble le projet de contenu de l'e-mail et s'assurer que les principaux détails sont exacts avant d'envoyer l'e-mail. Qu'il s'agisse d'affiner le ton, d'ajouter des informations cruciales manquantes ou d'inviter des collègues à compléter des sections spécifiques, les brouillons partagés de Spark facilitent la création d'e-mails soignés et approuvés par l'équipe. Cela permet d'intégrer les contributions de chacun en tant qu'équipe, ce qui se traduit par de meilleurs résultats pour votre agence.
Découvrez plus d'informations sur les brouillons partagés dans Spark pour les Équipes ici.
5. Attribuer des e-mails aux membres de l'équipe avec la délégation d'e-mails
Spark pour les Équipes comprend une capacité très pratique de déléguer des e-mails, ce qui aidera votre agence à gérer plus efficacement les charges de travail liées aux e-mails. Par exemple, les responsables ou les membres de l'équipe peuvent attribuer des e-mails ou des tâches spécifiques à d'autres membres directement depuis l'appli, ce qui évite d'avoir recours à des outils de gestion externes. Déléguer un e-mail est aussi simple que de l'attribuer à un collègue, ce qui lui permet de s'approprier la tâche tout en gardant tout organisé au sein de Spark. Cet outil permet de s'assurer qu'aucun e-mail ne passe à travers les mailles du filet, aidant ainsi votre agence à rester au fait des tâches importantes telles que les demandes de vente, les demandes d'assistance, les propositions commerciales, etc.
Ce qui rend la délégation par e-mail de Spark encore plus efficace, c'est le suivi intégré et les mises à jour d'état. Une fois qu'un e-mail a été délégué, le responsable ou le chef d'équipe (destinataire de la tâche) peut suivre sa progression et recevoir des notifications lorsque la tâche est terminée. Ce processus de travail transparent responsabilise tout le monde et élimine toute confusion quant à savoir qui traite tel ou tel e-mail. Spark pour les Équipes garantit ainsi des réponses rapides et une meilleure coordination d'équipe pour votre agence.
Voici comment vous pouvez commencer à utiliser la délégation d'e-mail dans Spark.
6. Rédigez vos e-mails plus rapidement grâce aux modèles partagés
Les équipes de l'agence doivent souvent répondre à des e-mails contenant le même type de texte ou de contenu, comme des demandes d'assistance, des demandes de vente, etc. Avec les Modèles partagés dans Spark pour les Équipes, les membres de l'équipe peuvent créer des modèles d'e-mail standardisés ( « messages standardisés ») pour les messages communs et les partager au sein de l'équipe en tant que bibliothèque de source unique. Les modèles partagés dans Spark pour les Équipes ne garantissent pas seulement que la copie pour le même type de réponses aux e-mails est facilement disponible, mais aussi que chaque membre utilise le même ton et le même message approuvés.
Les modèles partagés réduisent la nécessité de copier et coller les mêmes types d'e-mails à plusieurs reprises et aident à maintenir un ton professionnel dans toutes les communications. Les modèles partagés dans Spark pour les Équipes sont instantanément disponibles dans l'écran de composition, de sorte que les membres de l'équipe peuvent les inclure dans la réponse en seulement deux clics.
Découvrez comment Spark +AI peut vous aider à améliorer vos Modèles d'équipe.
7. Choisissez quand les e-mails sont envoyés avec la planification des e-mails
La possibilité de planifier l'envoi de n'importe quel e-mail est un autre outil précieux pour les agences dans Spark pour les Équipes. Les membres de l'équipe peuvent rédiger des e-mails à l'avance et programmer leur envoi au meilleur moment. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui opèrent sur différents fuseaux horaires ou qui souhaitent atteindre les destinataires à des moments spécifiques où ils sont le plus susceptibles de s'engager. Grâce à l'interface de planification intuitive de Spark, les utilisateurs peuvent définir une date et une heure précises pour l'envoi de l'e-mail, garantissant ainsi une communication opportune sans avoir à être en ligne au moment de l'envoi de l'e-mail.
Les équipes des agences peuvent programmer à l'avance des e-mails de suivi, des campagnes promotionnelles ou des annonces importantes, ce qui leur permet de rester à la pointe de leur action de sensibilisation sans manquer les échéances. Cela offre également une certaine souplesse aux dirigeants d'entreprise et aux membres de l'équipe qui souhaitent rédiger des e-mails en dehors des heures de travail habituelles, mais les envoyer à un moment plus approprié.
Découvrez comment programmer l'envoi d'e-mails plus tard dans Spark.
Spark pour les Équipes est un outil inestimable pour votre agence, permettant une meilleure collaboration entre les membres de votre équipe. Spark vous offre les outils dont vous avez besoin pour vous concentrer sur ce qui compte le plus, tout en vous débarrassant des tracas liés à la gestion des e-mails. En tant que responsable d'agence, Spark pour les Équipes permet à chacun des membres de votre équipe de visualiser, composer, déléguer et gérer les e-mails en tant qu'équipe cohésive - afin qu'ils puissent mettre en avant leurs meilleurs efforts et aider l'entreprise à se développer dans son ensemble.
Téléchargez Spark gratuitement aujourd'hui et initiez un tout nouveau mode de communication par e-mail au sein de votre équipe.
