エージェンシーにとって効率化は常に重要課題であり、日々の業務を合理化することは成長にとって欠かせません。 多くのエージェンシーでは、チームメンバーが複数の役割を兼任し、日常業務や責任を果たしながら、ビジネスの成長にも注力しています。 たとえば、営業とサポートを担当する人、デザインとソーシャルメディアを担当する人、在庫管理とマーケティング活動をこなす人がいるのはよくある光景です。
ビジネスが成長するにつれて、特にリモートチームの場合は、増え続ける受信メールや送信メールを効率的に管理することは大きな課題となります。 顧客の多くはメールを主な連絡手段としており、社内外のコミュニケーションの基盤にもなっています。 メール管理に苦労している、あるいは社内外のメールコミュニケーションがビジネスの成長を妨げていると感じているのであれば、Spark for Teamsがきっとお役に立ちます。
Spark for Teamsは、エージェンシーのメール管理を向上させるように設計されたクロスプラットフォームのメールソリューションです。 Sparkを使えば、チームは共有下書きでリアルタイムに共同作業したり、重要なメッセージをハイライトして適切なチームメンバーに割り当てたり、会社のトーンに合ったメールコミュニケーションを簡単に確保したりすることができます。 これにより、チームはエージェンシーの成長に役立つ活動に費やす時間を大幅に増やすことができます。
まずは、無料でSparkをダウンロードし、個人アカウントと仕事用アカウントを設定して、Sparkの機能を見てみましょう。 それでは、Spark for Teamsがエージェンシーにとって欠かせないツールである7つの理由を詳しく見ていきましょう。
1. 共有受信トレイで複数のメールアカウントを管理
Spark for Teamsの共有受信トレイは、エージェンシーやチームにとって便利なツールです。 support@やinfo@などの共有アドレスからのメールを、チーム全員が1つの場所で確認、管理、返信することができます。 Sparkの共有受信トレイを使用すると、複数のチームメンバーが個別にメールを確認して返信する必要がなくなり、全員が同じメッセージセットにアクセスできるため、より組織化された共同作業のワークフローが構築できます。 チームメンバーはメールの割り当て、コメントの記入、メッセージの直接的な議論をアプリ内で行うことができ、コミュニケーションを遅らせるやり取りを減らすことができます。
どのエージェンシーでも、複数のメールアカウントを扱う傾向がありますが、Sparkの共有受信トレイは、大量の問い合わせを効率的に処理する必要があるチームにとって特に便利です。 共有受信トレイを使用すると、どのメールが対応済みで、どのメールがまだ対応が必要なのかをチームメンバーが確認することができ、重複した返信を防ぎ、見落としのないよう管理できます。 共有受信トレイで特定のメールやタスクの責任を割り当てることができるため、 適切なチームメンバーが各メールを確実に担当することができ、チームの迅速かつ効果的な対応を促し、社内コラボレーションと顧客満足度の向上につながります。
2. メール共有によるより良いコラボレーションを実現
Spark for Teamsを使用する大きな利点の一つは、チームメンバー間のより良いコラボレーションを促進する機能です。 Sparkでチームを設定し、メンバー全員を追加すると、すぐにSparkのコラボレーションツールを活用し始めることができます。 特にユーザーに好評なのが、メールを転送したり、CCに追加したりせずにチームメンバーと共有できる機能です。 わずか数クリックで、営業問い合わせ、ビジネス提案、特定のサポート要求などのメールを、チームメンバー全員または一部のメンバーと共有することができます。
Sparkのメール共有ツールは、Sparkが利用可能なすべてのプラットフォームで動作するため、 チームはどのデバイスからも共有メールにアクセスできます。 さらに、同じメールスレッド内の今後のメッセージも自動的に共有されるため、CCやBCCを使用する必要がなく、全員を最新情報に保つことができます。 このシームレスな共有ツールは、チームの情報共有を促し、受信トレイの混乱を減らすのに役立ちます。
チームとメールスレッドを共有する方法はこちらをご覧ください。
3. メールへの返信内容をチャットでディスカッション
Sparkはこれまで説明してきたメール共有機能に加え、特にエージェンシーにとって価値の高い機能を提供します。それは、アプリ内で直接内部ディスカッションができるという機能です。 チームからの意見やフィードバックが必要なメールを受信した場合、簡単に共有することができ、チームメンバーは直接メールの下にコメントを残し、非公開かつ安全に議論を進めることができます。
Spark for Teamsはチームコラボレーションを次のレベルへと引き上げます。 エージェンシーのチームは、メールについて簡単に議論し、完璧な返信を作成するために協力し、必要に応じて他者からファイル添付をリクエストすることもできます。 Sparkは、コミュニケーションと意思決定を1つの場所にまとめ、エージェンシーのチームワークをより緊密なものにするシームレスな方法を提供します。
チームコメントと内部メールディスカッションの詳細はこちらをご覧ください。
4. 共同編集機能を使って共同でメールを作成
Spark for Teamsでは、チームメンバーをリアルタイムで共同でメール作成に招待することができます。 個別のメッセージやドキュメントを介してチームとやり取りする代わりに、すべての人の意見を直接メールの下書きに集約することができます。 Googleドキュメントと同様に、全員が同時に下書きを編集でき、ファイルも添付できます。 これにより、チームは知識と専門知識を持ち寄り、メールがチーム全体の努力を反映したものであることを保証できます。
チームの全員が重要なメールコミュニケーションを1つの場所で編集し、校正することができます。 他のメンバーと一緒にメールの内容を確認し、送信前に重要な詳細が正確であることを確認できます。 コミュニケーションスタイルを統一したり、欠けている重要な情報を追加したり、特定のセクションに入力するよう同僚に依頼したりするなど、Sparkの共同編集機能を使用すれば、洗練されたビジネスメールを簡単に作成できます。 これにより、全員の貢献がチームとして統合され、エージェンシーにとってより良い成果が得られます。
Spark for Teamsでの共同編集機能の詳細はこちらをご覧ください。
5. メールの割り当て機能でチームメンバーに仕事を割り振る
Spark for Teamsには、メールの割り当て機能が搭載されており、エージェンシーがメールの作業負荷をより効率的に管理するのに役立ちます。 たとえば、マネージャーやチームメンバーは、特定のメールやタスクを外の管理ツールを使わずに、直接アプリ内から他のメンバーに割り当てることができます。 メールの割り当ては、チームメンバーに割り当てるだけで完了し、タスクの所有権を移しながら、Sparkですべてを整理できます。 このツールを使用すると、問い合わせ、サポートリクエスト、ビジネス提案などの重要なタスクを見落とすことなく、エージェンシーが優先順位の高いタスクを管理できます。
Sparkのメール割り当て機能をさらに効果的にしているのは、組み込みの追跡機能とステータス更新機能です。 メールが割り当てられると、マネージャーまたはチームリーダー（タスクを割り当てた担当者）は進捗状況を監視し、タスクが完了したときに通知を受け取ることができます。 この透明なワークフローにより、全員が責任を負い、どのメールを誰が扱っているのかについての混乱を回避できます。 Spark for Teamsは、エージェンシーにとってタイムリーな対応とより良いチーム連携を保証します。
Sparkのメール割り当て機能の使い方はこちらをご覧ください。
6. 共有テンプレートでメール作成を高速化
エージェンシーのチームは、サポート依頼や問い合わせメールなど、同じタイプのテキストや内容を含むメールに返信しなければならないことがよくあります。 Spark for Teamsの共有テンプレート機能を使用すると、チームメンバーは一般的なメッセージ用の標準化されたメールテンプレートを作成し、チーム全体で単一のソースライブラリとして共有できます。 Spark for Teamsの共有テンプレートは、同じ種類のメール返信のコピーがすぐに利用できるようになるだけでなく、すべてのメンバーが承認されたコミュニケーションスタイルとメッセージングを使用していることを保証します。
共有テンプレートを使用すると、同じタイプのメールを何度もコピペする必要がなくなり、すべてのコミュニケーションでプロフェッショナルなビジネス言葉で進められます。 Spark for Teamsの共有テンプレートは作成画面ですぐに利用できるため、チームメンバーは 2 回クリックするだけで返信に含めることができます。
Spark + AIがテンプレートメールの改善にどのように役立つかはこちらをご覧ください。
7. 送信予約でメールの送信タイミングをコントロール
チームメンバーは、あらかじめメールを作成し、最適な時間に送信されるように予約することができます。 これは、特に異なるタイムゾーンで営業している企業や、 受取者が最も関心を持ちそうな特定の時間に連絡を取りたい場合に便利です。 Sparkの直感的な予約インターフェースを使えば、メールを送信する日時を正確に設定できるので、メールが送信される際にオンラインでいる必要がなく、タイムリーなコミュニケーションが可能です。
エージェンシーのチームは、フォローアップメール、プロモーションキャンペーン、重要なお知らせなどを事前に予約しておくことができ、アウトリーチ活動を把握しながら、デッドラインを守ることができます。 また、営業時間外にメールを作成したいビジネスオーナーやチームメンバーにとって、より適切な時間にメールを送信することができるという柔軟性も提供されます。
Sparkでメールの送信予約を設定する方法はこちらをご覧ください。
Spark for Teamsは、エージェンシーにとってかけがえのないツールであり、チームメンバー間のより良いコラボレーションを実現します。 Sparkは、メール作業の手間を省きながら、最も重要と思われることに集中するためのツールを提供します。 Spark for Teamsは個々のチームメンバーがメールの閲覧、作成、デリゲート、管理をまとまったチームとして行うことを可能にし、最高の成果を上げ、ビジネス全体の成長に貢献することができます。
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