So funktioniert Spark +AI als persönlicher E-Mail-Assistent

Ein KI-gestützer E-Mail-Assistent ist ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die ihre Zeitoptimal nutzen und repetitive Vorgänge rund um E-Mails reduzieren möchten. Diese Assistenten nutzen den Fortschritt im Bereich der künstlichen Sprachmodelle, um Schreibvorschläge anzubieten, Grammatik zu korrigieren, Text umzuformulieren und den passenden Tonfall zu treffen. Mit Spark +AI können Sie Schreibblockaden überwinden, bessere Mails schreiben und präziser kommunizieren.

Spark +AI ist ein Game-Changer für Effizienz und das Verfassen professioneller, freundlicher E-Mails. Optimierte Abläufe sorgen dafür, dass die Produktivität steigt und weniger Zeit aufgewendet wird. In diesem Artikel finden Sie zahlreiche Tipps, wie Sie die Tools von Spark +AI optimal nutzen können. Wir sprechen über die Prompts, die zu den besten Ergebnissen führen.

+AI Mein Schreibstil

Mein Schreibstil ermöglicht es Ihnen, E-Mails zu schreiben, die nach Ihnen klingen. Diese Funktion macht Spark +AI nicht nur effizient, sondern persönlich. Er passt sich Ihren bevorzugten Anreden, Grußformeln, Ihrem üblichen Texttempo und häufig verwendeten Begriffen an – besonders nützlich, wenn Sie in einem technischen Bereich arbeiten oder häufig Ihre eigenen Ausdrucksweisen nutzen.

Standardmäßig verwendet Spark einen vordefinierten Tonfall und eine vordefinierte Länge für Mails. Sie können Mein Schreibstil jederzeit in den Einstellungen oder während des App-Onboardings aktivieren. Wenn aktiviert, analysiert es einige aktuelle E-Mails (idealerweise über 300 Zeichen), lernt Ihren Stil und wendet ihn auf alle neuen Entwürfe an. Dabei werden die Datenschutzstandards von Azure OpenAI eingehalten. Sie können diese Beispiel-E-Mails in Spark +AI -> Schreibassistent -> Einstellungen für Mein Schreibstil überprüfen und jederzeit aktualisieren.

Mein Schreibstil lernt die einzigartige Art und Weise, wie Sie sich ausdrücken. Das hilft Ihnen dabei, in jeder E-Mail authentisch zu wirken, auch wenn Sie selbst gerade wenig Zeit haben. Die KI-generierten Entwürfe spiegeln von Anfang an Ihre persönlichen Präferenzen wider, wodruch weniger Bearbeitungen nötig sind und Sie eine Menge Zeit sparen.

+AI-Zusammenfassung

Mit einer vollen Inbox klarzukommen ist eine Menge Arbeit, insbesondere bei langen Nachrichten und langen Mail-Konversationen. Um dabei zu helfen, gibt es die +AI-Zusammenfassung, mit der Sie lange E-Mails und Threads in klare, prägnante Erkenntnisse verwandeln und wichtige Punkte und anstehende Maßnahmen aus Ihren Mails sofort hervorheben lassen können. Sie können Ihren bevorzugten Zusammenfassungsstil in den Einstellungen anpassen.

Auch Marketing-Mails und Newsletter lassen sich mit der +AI-Zusammenfassung verdichten, damit Sie nicht alles selbst lesen müssen. Sie können über Wettbewerber und Kunden informiert bleiben, ohne viel dafür Zeit aufzuwenden. Sogar E-Mails in anderen Sprachen lassen sich direkt zusammenfassen, ohne erst eine vollständige Übersetzung zu benötigen. Sie können sogar die automatische Zusammenfassung für bestimmte Absender aktivieren, bei denen Sie öfter darauf zurückgreifen.

+AI-Vorlagen

Spark erleichtert die Kommunikation mit seinen +AI-Vorlagen. Sie müssen nicht mehr ständig dasselbe tippen oder in alten Mails nach Informationen suchen – Ihre Vorlagen werden gespeichert und über alle Geräte synchronisiert, damit Sie immer darauf zugreifen können. +AI sorgt dafür, dass Ihre Vorlagen-Struktur und genutzte Platzhalter automatisch angepasst werden können, wenn es der Kontext Ihrer E-Mail erfordert.

So vereinfachen Sie die Massenkommunikation, indem Sie das Kopieren und Einfügen aus früheren E-Mails endlich loswerden. Spark +AI kann die besten Formulierungen für Ihre Vorlagen vorschlagen oder Antworten an eingehende Nachrichten anpassen. So sparen Sie eine Menge Arbeit und müssen nicht bei jeder Mail von Grund auf neu anfangen.

+AI-Meetingnotizen (bald verfügbar)

+AI-Meetingnotizen ermöglichen es, sich vollständig auf Gespräche zu konzentrieren, da Meetings von Spark aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst werden. Nachdem Sie mit einem Meeting fertig sind, können Sie ganz einfach zwischen den Tabs Transkripte, +AI-Zusammenfassungen und Notizen wechseln und finden dort alle Informationen, die Sie brauchen. Durch die Zentralisierung von E-Mails, Meetingnotizen und Kalendern an einem Ort sorgt +AI-Meetingnotizen dafür, dass Sie sich in Terminen aufs Wesentliche konzentrieren können und wichtige Informationen immer griffbereit sind.

Notizen und Follow-ups werden automatisch festgehalten, damit Sie sich auf andere Dinge konzentrieren können. Manager können Diskussionen und Maßnahmen effizienter dokumentieren und die Arbeitsabläufe ihres Teams optimieren. Recruiter können Bewerbungen schneller auswerten und im Customer Research lassen sich schneller Erkenntnisse gewinnen. Interviewtranskripte und deren Zusammenfassungen sind immer an einem Ort verfügbar. +AI-Meetingnotizen machen das eigenhändige Mitschreiben überflüssig, sodass Sie keine Details mehr verpassen.

So machen Sie mehr aus Spark +AI

Wir haben unsere Benutzer befragt, die regelmäßig die Tools aus Spark +AI verwenden, um die wichtigsten Vorteile und beispielhafte Prompts zu sammeln:

Eine neue E-Mail verfassen

Spark +AI hilft, Schreibblockaden zu überwinden und kann eine erste Struktur für komplexe E-Mails erstellen, mit der Sie weiterarbeiten können. Präzisere Prompts können Ihnen mit Ideen, Inspiration und Vorschlägen für E-Mails helfen. So schreiben Sie schneller, effektiver und klarer. Um eine E-Mail für verschiedene Zwecke zu entwerfen, können Sie die folgenden Prompts verwenden:

• Mühelos mailen – "Schreibe eine Nachricht, die den Start eines neuen Mitarbeiters in Team X bei Firma Y ankündigt"
• Anfragen erstellen – "Schreibe eine prägnante, professionelle Kaltakquise-E-Mail, um nach Kooperationsmöglichkeiten zu fragen und ein Treffen vorzuschlagen"
• Ein Treffen anfragen – "Schreibe eine E-Mail, in der du X bittest, einen Termin zu vereinbaren, um anstehende Pläne zu besprechen"
• Dienstleistungen anfragen – "Schreibe eine Nachricht an X, um zu fragen, ob sie Dienstleistung X in meiner Region anbieten und wie sie die Preisgestaltung handhaben"
• Sich vorstellen – "Schreibe eine Intro-Mail für mein Fertigungsunternehmen an einen Kunden X, in der steht, dass wir X Tonnen von Produkt X kaufen möchten"

Eine Antwort erstellen, die zum Kontext passt

User haben berichtet, dass die KI in Spark dabei hilft, Zeit beim Schreiben, Beantworten und Verwalten von E-Mails zu sparen. Wenn Sie einen kurzen Prompt im Eingabefeld eingeben, generiert Spark +AI eine ähnliche Nachricht, die auf dem Kontext der ursprünglichen E-Mail basiert und professionell klingt – so sparen Sie Zeit und können schnell antworten. Um auf eine E-Mail mit spezifischen Anweisungen oder Anforderungen zu antworten, verwenden Sie die folgenden Prompts:

• E-Mails kurz bestätigen – "Danke, ich werde bis Freitag antworten"
• Diplomatisch zustimmen – "Sage John, dass ich nicht einverstanden bin, ich aber trotzdem mitmachen werde"
• Interesse bestätigen – "Antworten, dass wir interessiert und bereit zur Zusammenarbeit sind und nach den nächsten Schritten fragen"
• Kundenanliegen ansprechen – "Antworte dem Kunden als Filialleiter, entschuldige dich für die entstandene Frustration und biete eine Lösung an, um den Fehler wiedergutzumachen"
• Unterstützung vorsichtig zeigen – "Antworte Joanna, indem du Begeisterung ausdrückst, aber drei spezifische Bedenken erwähnst und Hilfe anbietest, um die richtige Lösung zu finden"

Zeitmanagement

Spark +AI hilft Usern dabei, organisiert zu bleiben, was Stress und Frust bei der Beantwortung von Standard-E-Mails reduziert. Ähnlich wie bei Schnellantworten kann Spark +AI auf der Grundlage eines kurzen Prompts eine professionelle nachricht basierend auf dem Kontext der ursprünglichen E-Mail erstellen. Um Einladungen zu verfassen, auf Besprechungsanfragen oder Ankündigungen zu reagieren, verwenden Sie die folgenden Prompts:

• Termine einfach festlegen – "Nimm den Vorschlag an und schlage einen Call vor"
• Besprechungszeiten anpassen – "Antworte mit Ja, schlage aber einen anderen Termin am Dienstag vor"
• Einladungstexte erstellen – "Erstelle eine Einladung für das Marketingteam zu einer Brainstorming-Sitzung zum Thema X am Mittwoch"
• Bedingtes Interesse bekunden – "Informiere alle darüber, dass ich grundsätzlich interessiert bin, aber mehr Informationen zu X oder Y benötige"
• Feedback nachverfolgen – "Schreibe eine E-Mail an eine Gruppe, die Feedback gegeben hat, und erwähne spezifische Details des Feedbacks"
• Einladungen für besondere Veranstaltungen senden – "Erstelle eine Einladung zum geschäftlichen Mittagessen mit Phil Pringle im Café Zuidoost für den 7. Juni um 12 Uhr"

In einem angemessenen Stil schreiben

Benutzer können Anfragen eingeben und Spark +AI auffordern, E-Mails formeller zu schreiben. Das geht auch in die andere Richtung: freundlichere Mails sind ebenso nur eine Eingabe entfernt. In den Einstellungen können Sie Ihren bevorzugten Tonfall festlegen, der standardmäßig verwendet werden soll. Sie können auch weitere Nuancen im Eingabefeld angeben, um den Ton automatisch über voreingestellte Optionen anzupassen. Und Sie können "Mein Schreibstil" verwenden, womit Ihr eigener Stil aus vorherigen E-Mails erlernt und neue Entwürfe basierend auf diesem Wissen generiert werden. Dies geschieht unter Verwendung Ihrer häufig genutzten begriffe und Grußformeln am Ende von E-Mails. Um den Tonfall Ihrer E-Mails anzupassen, fügen Sie den folgenden Text zu Ihren Prompts hinzu:

• Positiv und vertraut antworten – "Reagiere in einem positiven Tonfall und behalte einen freundlichen, aber professionellen Stil bei"
• Freundlich zustimmen – "Erstelle eine positive E-Mail, die mit den anderen Nachrichten im Thread zusammenpasst"
• Ton leicht anpassen – "Antworten und freundlicher gestalten, aber professionell bleiben"
• Ton formalisieren – "In einen formelleren Ton umformulieren"

Einen bestehenden Entwurf verfeinern 

Die KI unterstützt Nutzer beim Korrekturlesen ihrer E-Mails, beim Korrigieren von Grammatik und Rechtschreibung, beim Übersetzen und beim Verbessern der allgemeinen Qualität. Auch wenn es derzeit kein dediziertes Übersetzungstool in Spark gibt, können unsere Nutzer im Eingabefeld die gewünschte Sprache angeben. Um Korrektur zu lesen und Änderungen an einem E-Mail-Entwurf vorzunehmen, verwenden Sie die folgenden Prompts:

• Inhalt verfeinern – "Mache diese Nachricht ansprechender"
• Für mehr Klarheit umformulieren – "Schreibe diese Mail mit einem freundlichen und professionellen Ton um, um die Klarheit zu erhöhen"
• Für bessere Lesbarkeit umformulieren – "Umformulieren, um die Lesbarkeit zu verbessern und schneller zum Punkt zu kommen"
• Text übersetzen – "Übersetze diese Nachricht in formelles Französisch"

Testen Sie Spark +AI – Ihren persönlichen E-Mail-Assistenten

Entdecken Sie Spark +AI und steigern Sie Ihre Produktivität – und bewahren Sie Ihren persönlichen Stil, erhalten Sie sofortige Zusammenfassungen nach Meetings und bleiben Sie mit automatisierten Notizen immer fokussiert! Spark +AI ist eine Suite von E-Mail-Tools, die im Rahmen des Premium-Abonnements von Spark auf allen Geräten verfügbar sind. Eine 7-tägige kostenlose Testversion ist ebenfalls erhältlich. Testen Sie Spark +AI noch heute!

Um Spark +AI zu aktivieren, klicken Sie auf Ihr Benutzer-Icon in der unteren linken Ecke der Spark-App (oder drücken Sie ⌘ und ,), um die Spark-Einstellungen zu öffnen. Wählen Sie dann den Abschnitt Spark +AI aus. Hier haben Sie die Möglichkeit, Spark +AI zu aktivieren, per +AI zu suchen, "Mein Schreibstil" und +AI-Befehle einzurichten und +AI-Schnellantworten zu aktivieren.