AI搭載のメールアシスタントは、時間節約と繰り返しの多いメールタスクの削減を目指すプロフェッショナルにとって欠かせないツールです。 アシスタントは、飛躍的に向上した大規模言語モデルを活用し、スマートなライティング提案、文法の修正、内容の明瞭化のための言い換え、洗練された口調の維持を支援します。 Spark +AIを使用すれば、ライターズブロックを克服し、メール品質を向上させ、全体的に洗練されたコミュニケーションを実現できます。
Spark +AIは、繰り返しのタスクを効率的に処理し、プロフェッショナルでフレンドリーなメールを作成するための革新的なツールです。 メールタスクを合理化することで生産性を向上させ、不要な細部を排除し、つまらないメールに費やす時間を削減できます。 この記事では、
+AI自分のライティングスタイル
「自分のライティングスタイル」は、Spark +AIをよりパーソナルで効率的なライティングアシスタントにするために、あなたの固有の口調でメールを作成するのを助けます。 挨拶、署名、メールのテンポ、よく使う用語など、あなたの好みに合わせて調整してくれます。
特に、技術系の方や、お気に入りの表現がある方にとって便利です。 Sparkは、デフォルトで選択された口調と長さを使用しますが、「自分のライティングスタイル」は設定またはオンボーディングからいつでも有効にできます。有効にすると、最近のメール(理想的には300文字以上)を分析し、あなたのメールスタイルを学習して、すべての新しい下書きに適用します。 この際、Azure OpenAIのプライバシー基準が遵守されます。Spark +AI -> ライティングアシスタント -> 自分のライティングスタイル設定から、これらのサンプルメールを確認または更新することができます。
自分のライティングスタイルは、あなたの表現方法を確実に把握し、忙しい時でもすべてのメールで自然な口調を維持できるようにします。 AI生成の下書きは最初からあなたの口調を反映するので、編集する必要性が減り、貴重な時間を節約できます。
+AI要約
メールボックスの管理は、特に長いメッセージや複数のアクティブなスレッドがあると、非常にストレスがある作業になります。 このような場合に役立つのが「+AI要約」です。この機能は、長いメールやスレッドを、重要なポイントとアクションを瞬時に強調した、簡潔で明瞭な内容に要約します。 設定から、お好みのサマリースタイルをカスタマイズすることもできます。
マーケティングやニュースレターのメールでは、+AI要約は要点だけを抽出し、全文を読む必要性をなくします。 競合他社やサプライヤーの情報収集に多くの時間を費やすことなく最新の情報を入手できますし、全文翻訳を必要とせずに他言語のメールの概要を把握することもできます。 この機能では、特定の送信者に対して自動要約を有効にすることもできます。
+AIテンプレート
+AIテンプレートにより、コミュニケーションを労力なく行えるようにします。 繰り返し入力したり、古いメールを参照して探したりする必要はありません。 テンプレートはすべてのデバイスに保存され同期されるので、どこでも簡単にアクセスでき、一貫性を保つことができます。重要なのは、+AIを使用すると、テンプレートの構造とプレースホルダーが、返信しようとしているメールのコンテキストに合わせて自動的に調整されることです。
過去のメールからのコピーと貼り付けを排除することで、大量のコミュニケーションを効率化しましょう。 Spark +AIは、テンプレートに最適な言い回しを提案したり、受信メッセージに基づいて回答を調整したりすることができます。 この機能は、メールを最初から作成する必要性をなくし、プロセスをスムーズかつ効率的にすることでストレスを軽減します。
+AI会議メモ(近日公開予定)
+AI会議メモを使用すると、Spark がミーティングを録音、文字起こし、要約してくれるので、ユーザーは会話に完全に集中することができます。 ミーティング終了後、文字起こし、+AI要約、メモの各タブ間を簡単に切り替えることができ、手書きでのメモ取りが不要になり、重要なポイントを見落とすことはありません。 メール、会議メモ、カレンダーを一元管理する「+AI会議メモ」は、重要な情報が常に手元にあるため、ユーザーは重要なことに集中することができます。
このアップデートにより、メモ取りとフォローアップを自動化することで、戦略的なタスクに集中できるようになります。 マネージャーは、議論内容とアクションアイテムをより効率的に文書化し、チームのワークフローを最適化できます。 採用担当者は候補者の評価を効率化し、顧客調査チームはインタビューの文字起こしと要約を1か所で管理できます。 +AI会議メモは、手動でのノート取りを過去のものにし、重要なポイントを見逃す心配がありません。
Spark +AIを最大限に活用する方法
Spark +AIを定期的に使用しているユーザーにアンケートを行い、その利点とサンプルのプロンプトをまとめました。
ゼロから新しいメールを作成する
Spark +AIは、ライターズブロックを防ぎ、複雑なメールの最初の構造を作成するのに役立ちます。 そこから、ユーザーは自由に書き進めることができます。 より具体的なプロンプトを使用すると、アイデア、インスピレーション、メールをキュレーションおよび作成するための提案を得ることができます。 これにより、より速く、より効果的に、より明確に書くことができます。さまざまな目的の下書きメールを生成するには、次のプロンプトを使用します。
- なるべく簡単な言葉でメッセージを書く。例えば、 「チーム X に新しい従業員が加わったことを知らせるメッセージの下書きを作成して」など。
- 営業メールを生成する。例えば、「潜在的な協業可能性についての問い合わせ、かつ商談を提案するための簡潔でプロフェッショナルなメールの下書き」など。
- ミーティングを提案する。例えば、「来週の火曜日に今後の計画について話し合うためのミーティングをスケジュールするよう依頼するメールの下書き」など。
- サービスに関する問い合わせする。例えば、「私の地域でサービスを提供しているかどうか、および料金体系について尋ねるメッセージ」など。
- 自己紹介する。例えば、「製造業の顧客に、製品を購入したいこと兼ねた自分の紹介メールの下書き」など。
過去のやり取りを考慮した返信メールの作成
ユーザーは、SparkのAIが、メールの作成、返信、管理の際に時間を節約するのに役立つと述べています。 プロンプトウィンドウに短いプロンプトを入力すると、Spark AIは、メールのコンテキストに基づいて、同様のメッセージを拡張されたプロフェッショナルなバージョンに変換します。 これにより、メールを送信する時間を短縮し、迅速に応答することができます。特定の指示や要件のあるメールに返信または応答するには、次のプロンプトを使用します。
- メールを迅速に確認 – 「ありがとうございます。金曜日までに返信します」
- ビジネス言葉で同意 – 「ジョンに同意しないが、実行することを約束する」
- 関心 – 「興味があり、協力したいので、次のステップを教えてください」
- 顧客の懸念に対応 – 「ストアマネージャーとして顧客に返信し、不満について謝罪し、解決策を提供」
- 注意しながら支援を示す – 「ジョアンナに興奮を伝えるが、3 つの具体的な懸念点を挙げ、適切な解決策を見つけるための助けを提供」
時間管理と整理
Spark +AIは、ユーザーが整理整頓を維持し、標準的または繰り返しメールへの返信に伴う煩わしさとストレスを軽減するのに役立ちます。 クイック返信と同様に、プロンプトウィンドウに短いプロンプトを入力すると、Spark +AIは元のメールのコンテキストに基づいて、拡張されたプロフェッショナルなバージョンを作成します。招待状の作成、会議のリクエストやアナウンスへの返信には、次のプロンプトを使用します。
- アポイントを調整 – 「提案を受け入れて、電話を提案する」
- 会議日時の調整 – 「はいと返事をしますが、火曜日に別の時間を提案してください」
- ミーティングに正体 – 「水曜日のトピックXに関するブレインストーミングセッションのためにマーケティングチームへの招待メッセージを作成します…」
- 条件付きで関心を示す – 「私が原則的に興味があることを知らせてくださいが、XまたはYについての詳細が必要です」
- フィードバックのフォローアップ – 「フィードバックを提供したグループにメールを書き、具体的なフィードバックの詳細を言及する」
- 特別イベントへの招待状 – 「6月7日午後12時、Cafe Zuidoostで行われるフィル・プリングル牧師が 参加するビジネスランチへの招待状を生成します」
適切なスタイルで書く
ユーザーは、リクエストを入力してSpark +AIにメールをフォーマットさせ、フォーマルなスタイルやよりフレンドリーなスタイルを選択することで、コミュニケーションをより効果的かつインパクトのあるものにすることができます。 設定では、デフォルトで使用される好みのトーンを設定できます。 プロンプトウィンドウで特定のトーンのニュアンスを指定して、追加のプリセットオプションを使用してコンポーザーのトーンを直接調整することができます。 また、「自分のライティングスタイル」を使用することもでき、過去のメールから独自のライティングスタイルを学習し、その知識に基づいて、一般的な用語や署名を使用して新しい下書きを生成します。 メールの口調を調整するには、プロンプトに次のテキストを追加します。
- 親しみを持って前向きに返信する – 「友好的ながらもプロフェッショナルなスタイルを保ちながら、前向きなトーンで応答してください。」
- 友好的に合意する – 「メールスレッド内の他のメールと整合する積極的なメールを作成してください」
- トーンを若干調整する – 「返信をより友好的にしつつ、プロフェッショナルを保つ。」
- フォーマルなトーン – 「よりフォーマルなトーンに言い換える。」
既存の下書きを洗練する
AIは、ユーザーのメールの校正、文法とスペルの修正、翻訳、および全体的な文章の品質向上を支援します。 現在、Sparkに専用の翻訳ツールはありませんが、ユーザーはプロンプトウィンドウにプロンプトを入力し、必要な言語を指定することができます。 メールの下書きを校正し、修正するには、次のプロンプトを使用します。
- コンテンツを洗練させる – 「このメッセージをもっと洗練させてください。」
- 明確化のために言い換え – 「親しみやすく専門的なトーンで明確さを高めるためにこれを書き直してください。」
- 読みやすさ向上のために再構成する – 「読みやすさと簡潔さを向上させるために言い換える。」
- テキストを翻訳する – 「このメッセージを正しいフランス語に翻訳してください」
パーソナルなメールアシスタント「Spark +AI」をお試しください
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Spark +AIを有効にするには、メイン画面の左下にあるユーザーアイコンをクリックするか (または ⌘ と , )、Sparkの設定を開き、Spark +AI セクションを選択します。 Spark +AI、+AI検索、自分のライティングスタイル、+AIコマンド、+AIクイック返信を設定できます。