個人情報保護方針

日付：2025年11月7日

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はじめに

Spark Mail Limited（以下「当社」）へようこそ。 当社は、デスクトップおよびモバイル向けアプリケーション「Spark Mail」（以下「アプリ」または「Spark」）へのアクセスを、利用規約に基づいて提供します。

この個人情報保護方針では、本アプリが収集するユーザーの個人データの種類、処理方法、およびユーザーが当該アプリとやり取りする際に起こることを説明します。 当社は、ユーザーが自身のプライバシーを重視していることを理解しており、ユーザーからの信頼を大切にしています。 ユーザーの信頼に応えるため、当社は最新のデータセキュリティ基準を適用し、プライバシーに関する認識を高め、一般データ保護規則（GDPR）などの各種プライバシー関連法に準拠しています。

ユーザーがMac、iOS、Android、Windows用のアプリを使用する際には、本個人情報保護方針に従って個人データが処理されます。 当社のWebサイト（以下「Webサイト」）をご利用の場合には、Spark Webサイト用の個人情報保護方針に従って、ユーザーの個人データが処理されます。

本個人情報保護方針やアプリに関するご質問・ご意見は、サポートページまたはこちらまでご連絡ください。

目次

• イントロ
• 目次
• Readdle について
• あなたについて
• データの取得元
• データ処理の法的根拠
• Spark における個人データ
  • あなたに関する情報
  • 技術情報
  • ベータ版に関連するデータ
  • 支払いに関するデータ
  • メールとカレンダー
  • Spark の機能
    • 一般
    • 自分のライティングスタイル
    • 会議メモ
  • チーム向け機能
  • カスタマーサポート部
  • レポートのみを送付
• データの保持期間
  • ユーザーアカウント
  • メールとその他のデータ
  • チーム
  • バックアップ
• 第三者から受領したデータ
• 第三者へのデータ提供
• 欧州経済地域外へのデータ転送
• セキュリティ措置
• データ主体の権利
  • 欧州経済地域および英国居住者
  • 米国居住者
    • 個人情報を販売しないでください
    • トラッキング拒否のリクエスト
  • カナダ居住者
• 個人情報保護方針の改定

Readdle について

データ管理者

当社は、本アプリに関連して処理されるあなたの個人データの管理者です。 これは、ユーザーが本アプリを使用する際に、当社が個人データの処理の目的および手段を決定することを意味します。

データ処理者

当社は、適用されるプライバシー法のもとで法的実体のデータ処理者として行動することがあります。つまり、顧客が当社に委託したデータを、その顧客の代理で処理することがあります。 その場合は、データ処理契約（DPA）もご参照ください。

あなたについて

ユーザーが本アプリにアクセスすると、当社のユーザー（「ユーザー」）となり、当社は一部の個人データを収集・処理します。 ユーザーは、個人でアプリを使用するか、Spark 内に作成したチーム内で他のユーザーと共同作業することができます（「チーム」）。

なお、当社は、16歳未満のユーザーの個人データを故意に処理することはありません。 対象に該当する場合、またはその法定代理人の場合は、当社にご連絡ください。

データの取得元

当社は、ユーザーから直接、またはアプリへのアクセスや使用時に自動的にデータを収集します。 当社は、例えばユーザーIDなど、ユーザーに関する一部のデータを生成することもあります。 第三者からのデータも、ユーザーの設定および使用している機能に応じて受信する可能性がありますが、必ずしも受信するとは限りません。

データ処理の法的根拠

個人データを処理するにあたり、当社は以下のいずれかの法的根拠に依拠します：

• 契約履行 — ユーザーとの契約（主に、利用規約）の交渉、締結、履行に必要な個人データの処理に基づくもの。
• 法的義務 — 適用される法律に基づいて要求される、または法執行機関、裁判所、監督当局、その他の国家権限を有する公的機関から要求されるデータ処理のため。
• 正当な利益 — ユーザーの利益、権利、期待を考慮しながら、当社サービスの開発およびセキュリティのために必要な処理。
• 同意 — 特定の目的のために追加で処理を行うため。

Spark における個人データ

当社は、ユーザーがアプリにアクセスまたは使用する際に、個人データを収集します。 収集される具体的な情報は、Spark とのやり取り、サブスクリプションの種類、およびユーザーが利用する機能によって異なります。 どのようなデータをどのような理由で処理しているか、以下で詳しくご確認いただけます。 データの保存期間に関するルールは、以下の別セクションで説明しています。

ユーザーに関する情報

アプリを使用するには、少なくとも 1 つのメールアカウントを Spark に接続する必要があります。 Spark は新しいメールアドレスを作成するのではなく、既存のメール受信ボックスの管理をサポートします。 ログイン認証情報はトークンとして保存され、当社がそれを取得またはアクセスすることはできません。

最初のログインに使用したメールアドレスで、Spark アカウントを作成します。 また、Spark に他のメールアドレスを追加することもできます。

アプリをユーザー向けに最適化する目的で、いくつかの情報をお願いする場合があります。

技術データ

Spark を利用する際、自動的に一部の技術的データを収集または生成します。

ベータ提供に関連するデータ

ベータテストプログラム中に、以下の追加データを収集します。

支払いデータ

円滑な支払い処理のために追加データを収集します。 法的義務により、支払い記録を保持する必要があります。 この情報は法的義務に従って保存され、法定保存期間が満了するまで削除できません。

メール通信およびカレンダー管理

メールアカウントを接続すると、メール通信、メール連絡先、およびリンクされたカレンダーデータがアプリに表示されます。 このデータは主にお使いのデバイス上で処理されます。 一部の機能の動作に必要な場合は、Sparkのシステムでも処理される可能性があります。 たとえば、共有メール、共有下書き、後で送信するメールなどの機能を使用した場合、お客様のデータは弊社のサーバー上で処理されます。 データの保存に関する詳細は、「データ保持」セクションをご参照ください。 データの保存に関する詳細は、データ保持セクションをご参照ください。

Spark AI機能

一般

AI機能において、Sparkはローカルで実行されるAIモデルや、Microsoft CorporationによるAzure OpenAI Service、OpenAI LLCによるOpenAI、AnthropicによるClaude、GoogleによるVertex AIなど、第三者AIプロバイダーによって提供されるモデルを活用します。 よりスムーズなサービス提供のため、これらのAIプロバイダー間で手動による切り替えを行う場合があります。 AIプロバイダーを切り替えた場合でも、データ処理ルールおよびやり取りのプロトコルは一貫性を保ちます。

ユーザーのデータは、AIモデルの学習には一切使用されません。 AIプロバイダーは、濫用および誤用の監視の一環として、入力データを最長30日間保持する場合があります。 この期間を過ぎると、法律でより長い保存期間が要求されない限り、入力は自動的に削除されます。

以下のデータは、使用するAI機能およびリクエスト内容に応じて、Spark AI機能内で処理される可能性があります。 また、データの透明性および管理性を高めるため、いくつかのAI機能について本項の後半で詳しく説明する場合があります。

以下のデータがSparkで処理される可能性があるものの、すべてが保存されるわけではありません。 機能が正しく動作するために必要な場合のみ、データを保存します。 たとえば、会議メモと要約は引き続き閲覧できるように保存されます。 データの保存に関する詳細は、データ保持セクションをご参照ください。

自分のライティングスタイル

この機能は、個人の特定の側面を評価するために個人データを自動処理するプロファイリングに基づいています。 この機能では、プロファイリングは法的影響を与えず、同様の方法で大きく影響を及ぼすことはありません。

この機能を有効にすると、システムは自動的に最近送信したメールの中から、長さなどの条件を満たすいくつかのメール（サンプル）を選定し、AIプロバイダーに送信してライティングスタイルの説明を取得します。 AIプロバイダは他のメールにはアクセスできません。

その後、スタイルの説明は各リクエストと一緒にAIプロバイダーに送信され、すべてのSpark +AI生成のメール下書きに適用されます。

サンプルは、機能設定としてアカウントに保存されます。 サンプルは「設定」で確認でき、必要に応じて他の例に手動で置き換えることができます。 また、サンプルとライティングスタイルの説明をバックエンドに保存します。

会議メモ

この機能では、AIによる音声書き起こしと要約が可能であり、会議の文字起こしや要約を生成、編集、コピー、リンクで共有することができます。

この機能をオンにした後、Sparkが会議の書き起こしを行っていることを会議参加者に必ず伝えてください。

この機能は、デバイス上のAIモデルがデバイスの音声ストリームをキャプチャします。 会議終了後、または書き起こしが完了すると、音声ストリームは自動的にサードパーティのAIプロバイダーに送信され、書き起こしが行われ、さらに要約されます。 書き起こしの結果と要約は、ユーザーのSparkアカウントに保存されます。

Sparkは、お客様がトラブルシューティングのために音声ストリームを共有することを選択しない限り、会話の音声ストリームを保存しません。 AIプロバイダーは、濫用・誤用監視プロセスの一環として、音声ストリームを最長30日間保持することができる。

チームデータ

Sparkでは他のユーザーと効果的に共同作業するためにチームを作成できます。

カスタマーサポートリクエスト

サポートリクエストに対応する際に、いくつかの情報を収集します。

サポートチャットの品質向上のため、信頼できるAIプロバイダーによるAIアシスタント機能をご利用いただける場合があります。 この機能を使うと、お問い合わせに対して迅速な自動応答が得られます。 データはAIモデルのトレーニングには一切使用されません。 もちろん、AIを使わずにチャットを続けることも可能です。

サービスおよび応答の向上を目的として、リクエストのカテゴリに関する分析を収集する場合があります。 リクエストカテゴリをより効率的に定義するために、AIプロバイダーと連携する場合があります。 このような処理の前に、リクエストは仮名化されます。 ユーザーのデータは、AIモデルの学習には一切使用されません。

フィードバックデータ

メールアドレスが登録されている場合、フィードバックのお願いのご連絡を差し上げることがあります。 お寄せいただいたご意見は、アプリの改善およびユーザー体験の向上に非常に貴重です。

お客様がアプリに関するフィードバックを当社に直接または第三者プラットフォーム経由で提出した場合、そのフィードバックに含まれる個人データ（下記に記載するデータを含む可能性があります）を処理いたします。

フィードバックに記載された問題カテゴリーについて分析を行い、サービス改善に活用することがあります。 フィードバックのカテゴリーをより効率的に分類するため、AIプロバイダーの協力を得る場合があります。 このような処理の前に、フィードバックは仮名化されます。 データはトレーニング目的では一切使用されません。

データの保持

当社は、ユーザーから受け取ったすべてのデータを保存することはありません。 通常、データはユーザーのデバイスにローカルに保存されます。

保持期間は、GDPRおよびその他の適用されるデータ保護法で定められているデータ最小化の原則に従って決定されています。 当社は、個人データを処理する目的を満たすために必要な最短の保持期間を特定するため、各データ処理段階を慎重に分析しました。

保持期間が終了すると、ユーザーのデータは削除されます。 統計および分析目的のために匿名化される場合もあり、その際はユーザーと特定のデータを関連付けることはできなくなります。

ユーザーアカウント

アカウントはユーザーによって削除されるまで保持・管理されます。

また、36か月間無料プランでの利用がなかった場合、当社はユーザーのアカウントおよび関連データを削除する場合があります。 このような削除の前に、ログインが行われない場合はアカウントが停止される可能性がある旨を通知するリマインダーメールを2回送信します。 ログインのための猶予期間が通知されます。 期限内にログインされなかった場合、アカウントは削除されます。 ログインされると、その時点を起点とした新たな非アクティブ期間がカウントされます。

メールおよびその他のデータ

以下に、Sparkシステムを通じて処理されるデータの保存期間を記載します。

以下に記載されていないデータカテゴリーは、ユーザーのデバイスにローカルで保存されます。 そのようなデータはSparkシステムによって転送処理のみが行われ、保存はされません。

さらに、同意または正当な利益に基づいてデータを処理する場合、お問い合わせいただければ、いつでも同意の撤回や処理への異議申し立てが可能です。 関連するメール内の配信停止ボタンから、メールでのやり取りに異議を唱えることもできます。

チーム向け機能

チームの所有者のみがチームを削除できます。 チームの削除により、コメントや共有された下書きなど、すべてのチームデータも削除されます。

バックアップ

データの整合性と可用性を確保するため、当社は定期的にデータベースのバックアップを行っています。 バックアップは1日1回以上実行され、通常は1週間保持されます。

バックアップには、Google Cloud SQLサービスを使用しています。 詳細は、Googleの公式ドキュメントをご参照ください。

第三者から受領したデータ

当社は、一部の個人データを第三者から受け取ることがあります。 収集されるデータの量、目的、法的根拠は、各第三者のプライバシー関連文書によって定められています。

さらに、SparkはNotionやAsanaなどの一般的なサードパーティサービスと連携できます。 これらの連携を通じて、当社が一部のデータを受け取る場合があります。

第三者へのデータ提供

当社は、ユーザーに不利益を与えることなく、かつ適用法に厳密に準拠して、ユーザーの個人データを第三者と共有する場合があります。 また、第三者へのデータ転送時に個人データの安全性を確保するため、組織的および技術的対策を講じています。

データを共有する際は、状況に応じて、同意、法令遵守、または契約の履行などの法的根拠に基づいて実施します。

欧州経済地域外へのデータ転送

収集された個人データは、データプライバシーフレームワークに参加している米国のサーバーおよびGDPRの適用を受ける欧州経済地域（EEA）内のサーバーに保存されます。

当社は、個人データを米国およびその他の国（EEA域外を含む）の受領者と共有する場合がありますが、GDPRに従ってユーザーデータの保護および処理を保証します。

EEA外へのデータ共有には、欧州委員会の十分性認定または受領者のデータプライバシーフレームワーク参加を基に実施します。 受領者がデータプライバシーフレームワークに参加しておらず、またその国が個人データに対する適切な保護レベルを提供していないと見なされる場合、移転・保管時のデータ保護のため、法律評価に基づく標準契約条項を採用します。

個人データ保護の詳細な対策については、セキュリティ措置セクションをご覧ください。

セキュリティ措置

個人データを保護するため、HTTPSや暗号化、必要に応じたグループおよび個別アクセスの分割、アラームシステム、企業VPNの導入、さらにはパスワード管理や物理アクセスを含む正式に承認された内部ポリシーを適用しています。 また、適切な技術的および組織的対策を確実に実施するため、データ保護影響評価を定期的に実施しています。

さらに、使用技術の最新状態を常に監視し、バックアップの維持を徹底しています。 また、すべての請負業者は、GDPRおよびその他のプライバシー法の要件に準拠する契約上の義務を負っています。

データ主体の権利

データ主体として、ユーザーは自身のデータへアクセス、管理、および当社へのリクエストによる制御を行う権利があります。 このセクションでは、これらの権利の概要と、居住地に応じた権利の行使方法について説明します。

欧州経済領域および英国の居住者

米国在住者

以下に示す通り、居住する州によって権利が異なる可能性があります。

権利を行使するには、お問い合わせください。

当社は、州および法的要件に応じて、30日から60日以内にリクエストに回答いたします。 リクエストが満たされない場合は、連邦取引委員会に苦情を申し立てることができます。

ご注意：一部の州にはプライバシー法が存在しません。 そのような州の居住者の権利は、米国 連邦法により規定されます。 お住まいの州がリストに含まれていない場合は、お問い合わせください。

個人情報を販売しないでください

カリフォルニア州消費者プライバシー法 (CCPA) に基づき、カリフォルニア州の居住者は、自身の個人情報の「販売」をCCPA対象の事業者に拒否する権利を有します。

当社はお客様の個人情報をいかなる第三者にも販売しておらず、ビジネスモデルとしてデータを使用することもありません。 お客様のプライバシーを保護することが当社の最優先事項です。

当社は、将来的にお客様の個人情報が販売される可能性がある場合に備え、カリフォルニア州在住者がこれをオプトアウトできるよう、CCPAに準拠しています。 今後当社がデータを販売しないよう希望される場合は、dpo@sparkmailapp.comまでご連絡ください。

トラッキング拒否のリクエスト

カリフォルニア州在住者は、当社のアプリでの使用中に、インターネット上でのオンライン閲覧活動の自動的な収集および追跡を行わないよう要請することができます。

これらのリクエストは通常、Webブラウザ設定を通じてシグナルやその他のメカニズムを管理することで行うことができ、ユーザーは長期的かつ第三者のWebサイトやオンラインサービスをまたぐオンライン活動に関するデータ収集の希望を表明できます。

当社は、現在、このようなご要望にお応えすることはできません。 ただし、当社の機能に応じて本個人情報保護方針を更新する場合があります。

カナダ在住者

権利を行使するには、お問い合わせください。 リクエストには30日以内に対応いたします。 リクエストが満たされない場合は、カナダプライバシー保護局に苦情を提出することができます。

個人情報保護方針の改定

この個人情報保護方針およびその対象となる関係は、一般データ保護規則（GDPR）により規定されます。 個人データの処理に関する法律や要件は変更される可能性がありますので、ご留意ください。 変更があった場合、それを反映する最新の個人情報保護方針を公開します。

当社が個人情報保護方針またはアプリに、データプライバシーの権利に影響を及ぼす重大な変更を加える場合は、メールで通知するか、Webサイトまたはアプリ上に情報を表示し、その内容を確認するようお願いすることがあります。 これらの変更が適用された後も引き続きアプリをご利用いただくことで、更新された個人情報保護方針に同意し、受諾したものとみなされます。