Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 L'invio programmato è una funzione che ti permette di comporre un'email adesso e scegliere esattamente quando verrà consegnata, che sia tra due ore, domani mattina o martedì prossimo alle 8.
Perché è importante inviare le email al momento giusto
Sono le 23:00. e hai appena finito una proposta per un cliente a cui hai lavorato tutta la sera. Potresti inviarla adesso. Ma il tuo cliente è a Londra, dove sono le 4 del mattino. e preferiresti che arrivasse in cima alla sua casella di posta durante la sua giornata lavorativa, invece di finire sepolta sotto tutto il resto che troverà al risveglio.
L'invio programmato risolve questo problema senza che tu debba ricordarti di tornarci. Scrivi l'email quando sei pronto, scegli l'orario di consegna e passa ad altro.
Oltre ai fusi orari, la programmazione ha un altro utilizzo: protegge i confini. Inviare email di lavoro a mezzanotte comunica "Lavoro a mezzanotte e mi aspetto risposte di conseguenza". Programmare quella stessa email per le 9 del mattino. Di lunedì ti permette di lavorare quando ne hai bisogno senza comunicarlo ai tuoi contatti.
La ricerca di Spark mostra che la tempistica delle email influisce notevolmente sui tassi di apertura. Le mattine di martedì e mercoledì tendono a dare i risultati migliori per i messaggi professionali. L'invio programmato rende questa tempistica facilissima.
Come funziona l'invio programmato
Componi l'email come al solito. Invece di premere Invia, fai clic su un menu a discesa o su un pulsante secondario per scegliere un orario di invio. L'email viene spostata in una cartella Bozze o Programmate (a seconda del client) e viene inviata automaticamente all'orario specificato.
Alcune cose da tenere presenti:
In Gmail, le email programmate vengono archiviate sui server di Google e verranno inviate anche se Gmail non è aperto. Puoi avere fino a 100 email programmate contemporaneamente.
Nella versione desktop classica di Outlook, l'app deve essere in esecuzione e connessa all'orario programmato. Il nuovo Outlook e Outlook sul web funzionano dai server di Microsoft, quindi sono più affidabili per la consegna programmata.
In Spark, le email programmate sono gestite lato server. Vengono inviate anche se Spark è chiuso su tutti i tuoi dispositivi.
Come programmare un'email
In Gmail:
- Fai clic su Scrivi e componi la tua email
- Fai clic sulla freccia verso il basso accanto al pulsante blu Invia
- Scegli Programma l'invio
- Scegli un orario suggerito o fai clic su Scegli data e ora per un'opzione personalizzata
- Premi Programma l'invio per confermare
La tua email programmata si trova nella cartella Programmate nella barra laterale sinistra. Per annullare o riprogrammare, apri la cartella Programmate, apri l'email e fai clic su Annulla invio.
In Outlook (nuova versione):
- Componi una nuova email
- Fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto a Invia
- Seleziona Programma l'invio
- Scegli tra gli orari suggeriti o seleziona una data e un'ora personalizzate
- Premi Invia per confermare
Nota: Programma l'invio in Outlook funziona solo per gli account Microsoft 365, Exchange e Outlook.com. Non apparirà se hai collegato a Outlook un account Gmail o un altro account IMAP.
Con Spark:
- Componi o rispondi a un'email in Spark
- Trova il pulsante Send Later nella finestra dell'email (in alto a destra in modalità schermo intero, in alto a sinistra nella visualizzazione compatta)
- Fai clic su Send Later e scegli un orario tra le opzioni predefinite o imposta un orario personalizzato
- Spark salva l'email nell'Outbox e la invia automaticamente all'orario programmato
Per modificare un'email programmata in Spark, vai alla cartella Outbox nella barra laterale, trova il tuo messaggio e fai clic su Edit Draft. Puoi modificare l'orario o il contenuto prima che venga inviata. Tutte le funzioni di programmazione come Snooze, Promemoria e Send Later funzionano per qualsiasi tipo di account, il che è utile se gestisci più account contemporaneamente.
Sfruttare al meglio l'invio programmato
Posso usare l'invio programmato per email a persone in fusi orari diversi?
Sì, ed è uno degli usi migliori che puoi farne. Calcola quando è mattina per loro e programma l'arrivo della tua email in quel momento. È una piccola cosa che ti fa apparire più attento.
Posso ancora modificare un'email programmata dopo averla impostata?
Sì. Le email in attesa di invio si trovano nella tua cartella Programmate. Puoi aprirle, modificarle o annullarle in qualsiasi momento prima che vengano inviate — quindi un'abitudine utile è scrivere le email a gruppi, programmarle e poi fare una rapida revisione della cartella Programmate prima di andare a letto.
Dovrei usare l'invio programmato per le scuse o i messaggi urgenti?
No. Se qualcosa deve partire subito, invialo subito. L'invio programmato non è lo strumento giusto quando la tempistica è fondamentale.
Posso impedire che le email vengano inviate automaticamente a tarda notte?
Alcune app ti permettono di impostare un'opzione predefinita "invia durante l'orario lavorativo", così nulla parte a orari strani per sbaglio. Vale la pena verificare se il tuo client di posta la supporta.