E-mail. Intelligent. Concentré.
Un e-mail rapide et multiplateforme conçu pour filtrer le bruit.
Définition
💡 L'envoi programmé est une fonctionnalité qui vous permet de rédiger un e-mail maintenant et de choisir exactement quand il sera envoyé, que ce soit dans deux heures, demain matin ou mardi prochain à 8 h.
Pourquoi il est important d'envoyer les e-mails au bon moment
Il est 23 h. et vous venez de terminer une proposition client sur laquelle vous avez travaillé toute la soirée. Vous pourriez l'envoyer maintenant. Mais votre client se trouve à Londres, où il est 4 h. là-bas, et vous préféreriez que votre e-mail arrive en haut de sa boîte de réception pendant sa journée de travail, plutôt que noyé sous tout le reste qu'il découvre à son réveil.
L'envoi programmé résout ce problème sans que vous ayez à penser à y revenir. Rédigez l'e-mail quand vous êtes prêt, choisissez l'heure d'envoi et passez à autre chose.
Au-delà des fuseaux horaires, la programmation a une autre utilité : elle protège vos limites. Envoyer des e-mails professionnels à minuit signifie « Je travaille à minuit et j'attends des réponses en conséquence ». Programmer ce même e-mail pour 9 h. le lundi vous permet de travailler quand vous en avez besoin sans le faire savoir à vos contacts.
Les recherches de Spark montrent que le moment d'envoi d'un e-mail influence considérablement les taux d'ouverture. Les mardis et mercredis matin sont généralement les plus performants pour les messages professionnels. L'envoi programmé rend ce timing sans effort.
Comment fonctionne l'envoi programmé
Vous rédigez votre e-mail normalement. Au lieu de cliquer sur Envoyer, vous cliquez sur un menu déroulant ou un bouton secondaire pour choisir une heure d'envoi. L'e-mail est déplacé vers un dossier Brouillons ou Programmés (selon le client) et est envoyé automatiquement à l'heure indiquée.
Quelques points à comprendre :
Dans Gmail, les e-mails programmés sont stockés sur les serveurs de Google et seront envoyés même si Gmail n'est pas ouvert. Vous pouvez avoir jusqu'à 100 e-mails programmés à la fois.
Dans la version classique de bureau d'Outlook, l'application doit être en cours d'exécution et connectée à l'heure programmée. Le nouvel Outlook et Outlook sur le web fonctionnent à partir des serveurs de Microsoft, ils sont donc plus fiables pour l'envoi programmé.
Dans Spark, les e-mails programmés sont gérés côté serveur. Ils sont envoyés même si Spark est fermé sur tous vos appareils.
Comment programmer un e-mail
Dans Gmail :
- Cliquez sur Nouveau message et rédigez votre e-mail
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton bleu Envoyer
- Choisissez Programmer l'envoi
- Sélectionnez une heure suggérée ou cliquez sur Choisir la date et l'heure pour une option personnalisée
- Cliquez sur Programmer l'envoi pour confirmer
Votre e-mail programmé se trouve dans le dossier Programmés de la barre latérale gauche. Pour annuler ou reprogrammer, ouvrez le dossier Programmés, ouvrez l'e-mail et cliquez sur Annuler l'envoi.
Dans Outlook (nouvelle version) :
- Rédigez un nouvel e-mail
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté de Envoyer
- Sélectionnez Programmer l'envoi
- Choisissez parmi les heures suggérées ou sélectionnez une date et une heure personnalisées
- Cliquez sur Envoyer pour confirmer
Remarque : Programmer l'envoi dans Outlook ne fonctionne que pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com. Cela n'apparaîtra pas si vous avez connecté un compte Gmail ou un autre compte IMAP à Outlook.
Dans Spark :
- Rédigez ou répondez à un e-mail dans Spark
- Trouvez le bouton Send Later dans la fenêtre de l'e-mail (en haut à droite en mode plein écran, en haut à gauche en vue compacte)
- Cliquez sur Send Later et choisissez une heure parmi les options prédéfinies ou définissez une heure personnalisée
- Spark enregistre l'e-mail dans la Boîte d'envoi et l'envoie automatiquement à l'heure programmée
Pour modifier un e-mail programmé dans Spark, accédez au dossier Boîte d'envoi dans la barre latérale, trouvez votre message et cliquez sur Modifier le brouillon. Vous pouvez changer l'heure ou le contenu avant l'envoi. Toutes les fonctionnalités de programmation comme Snooze, Rappels et Send Later fonctionnent pour tout type de compte, ce qui est utile si vous jonglez avec plusieurs comptes.
Faire de l'envoi programmé un atout
Puis-je utiliser l'envoi programmé pour des e-mails destinés à des personnes dans différents fuseaux horaires ?
Oui, et c'est l'une de ses meilleures utilisations. Calculez le moment où il fait matin pour eux et programmez l'arrivée de votre e-mail à ce moment-là. C'est un petit détail qui vous fait paraître plus attentionné.
Puis-je encore modifier un e-mail programmé après l'avoir défini ?
Oui. Les e-mails en attente d'envoi se trouvent dans votre dossier Programmés. Vous pouvez les ouvrir, les modifier ou les annuler à tout moment avant leur envoi — une habitude utile consiste donc à rédiger les e-mails par lots, à les programmer, puis à faire une rapide vérification du dossier Programmés avant de vous coucher.
Dois-je utiliser l'envoi programmé pour des excuses ou des messages urgents ?
Non. Si quelque chose doit partir maintenant, envoyez-le maintenant. L'envoi programmé n'est pas le bon outil lorsque le timing est crucial.
Puis-je empêcher les e-mails d'être envoyés automatiquement tard le soir ?
Certaines applications vous permettent de définir une option par défaut « envoyer pendant les heures ouvrables », afin que rien ne parte à des heures indues par accident. Il vaut la peine de vérifier si votre client de messagerie le prend en charge.