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Correo electrónico rápido y multiplataforma diseñado para filtrar el ruido.
Definición
💡 El envío programado es una función que te permite redactar un correo ahora y elegir exactamente cuándo se entrega, ya sea dentro de dos horas, mañana por la mañana o el próximo martes a las 8 a. m.
Por qué es importante enviar correos en el momento adecuado
Son las 11 p. m. y acabas de terminar una propuesta para un cliente en la que has estado trabajando toda la noche. Podrías enviarla ahora. Pero tu cliente está en Londres, allí son las 4 a. m. y preferirías que llegara a lo más alto de su bandeja de entrada durante su jornada laboral, no enterrada bajo todo lo demás con lo que se despierta.
El envío programado resuelve esto sin que tengas que acordarte de volver a hacerlo. Escribe el correo cuando estés listo, elige la hora de entrega y sigue adelante.
Más allá de las zonas horarias, la programación tiene otra utilidad: protege los límites. Enviar correos de trabajo a medianoche transmite el mensaje: «Trabajo a medianoche y espero respuestas en consecuencia». Programar ese mismo correo para las 9 a. m. del lunes te permite trabajar cuando lo necesites sin anunciárselo a tus contactos.
La investigación de Spark muestra que el momento de envío del correo afecta significativamente a las tasas de apertura. Las mañanas de martes y miércoles suelen funcionar mejor para los mensajes profesionales. El envío programado hace que acertar con ese momento sea muy fácil.
Cómo funciona el envío programado
Redactas tu correo con normalidad. En lugar de pulsar Enviar, haces clic en un menú desplegable o en un botón secundario para elegir la hora de envío. El correo se mueve a una carpeta de Borradores o Programados (según el cliente) y se envía automáticamente a la hora especificada.
Algunas cosas que debes entender:
En Gmail, los correos programados se almacenan en los servidores de Google y se envían incluso si Gmail no está abierto. Puedes tener hasta 100 correos programados a la vez.
En la versión clásica de escritorio de Outlook, la aplicación debe estar en ejecución y conectada a la hora programada. El nuevo Outlook y Outlook en la web funcionan desde los servidores de Microsoft, por lo que son más fiables para la entrega programada.
En Spark, los correos programados se gestionan del lado del servidor. Se envían incluso si Spark está cerrado en todos tus dispositivos.
Cómo programar un correo
En Gmail:
- Haz clic en Redactar y escribe tu correo
- Haz clic en la flecha hacia abajo junto al botón azul Enviar
- Elige Programar envío
- Elige una hora sugerida o haz clic en Seleccionar fecha y hora para una opción personalizada
- Pulsa Programar envío para confirmar
Tu correo programado permanece en la carpeta Programados de la barra lateral izquierda. Para cancelar o reprogramar, abre la carpeta Programados, abre el correo y haz clic en Cancelar envío.
En Outlook (nueva versión):
- Redacta un nuevo correo
- Haz clic en la flecha desplegable junto a Enviar
- Selecciona Programar envío
- Elige entre las horas sugeridas o selecciona una fecha y hora personalizadas
- Pulsa Enviar para confirmar
Nota: Programar envío en Outlook solo funciona para cuentas de Microsoft 365, Exchange y Outlook.com. No aparecerá si has conectado una cuenta de Gmail u otra cuenta IMAP a Outlook.
En Spark:
- Redacta o responde a un correo en Spark
- Encuentra el botón Enviar más tarde en la ventana del correo (arriba a la derecha en modo pantalla completa, arriba a la izquierda en vista compacta)
- Haz clic en Enviar más tarde y elige una hora entre las opciones predefinidas o establece una hora personalizada
- Spark guarda el correo en la Bandeja de salida y lo envía automáticamente a la hora programada
Para editar un correo programado en Spark, ve a la carpeta Bandeja de salida en la barra lateral, encuentra tu mensaje y haz clic en Editar borrador. Puedes cambiar la hora o el contenido antes de que se envíe. Todas las funciones de programación como Posponer, Recordatorios y Enviar más tarde funcionan para cualquier tipo de cuenta, lo cual resulta útil si estás gestionando varias cuentas.
Cómo sacar partido al envío programado
¿Puedo usar el envío programado para correos a personas en distintas zonas horarias?
Sí, y es uno de sus mejores usos. Calcula cuándo es de mañana para ellos y programa tu correo para que llegue en ese momento. Es un pequeño detalle que te hace parecer más considerado.
¿Puedo editar un correo programado después de haberlo configurado?
Sí. Los correos que esperan para enviarse permanecen en tu carpeta Programados. Puedes abrirlos, editarlos o cancelarlos en cualquier momento antes de que salgan — así que un hábito útil es escribir correos por lotes, programarlos y luego hacer una revisión rápida de la carpeta Programados antes de acostarte.
¿Debería usar el envío programado para disculpas o mensajes urgentes?
No. Si algo debe salir ahora, envíalo ahora. El envío programado no es la herramienta adecuada cuando el momento es crítico.
¿Puedo evitar que los correos salgan automáticamente por la noche?
Algunas aplicaciones te permiten establecer una opción predeterminada de «enviar durante el horario laboral», para que nada salga a horas intempestivas por accidente. Vale la pena comprobar si tu cliente de correo lo admite.