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Definição
💡 Envio agendado é um recurso que permite escrever um e-mail agora e escolher exatamente quando ele será entregue, seja daqui a duas horas, amanhã de manhã ou na próxima terça-feira às 8h.
Por que enviar e-mails na hora certa é importante
São 23h. e você acabou de finalizar uma proposta de cliente na qual esteve trabalhando a noite toda. Você poderia enviá-la agora. Mas seu cliente está em Londres, onde são 4h. e você prefere que ela chegue ao topo da caixa de entrada dele durante o horário de trabalho, e não enterrada sob tudo o mais com que ele acorda.
O envio agendado resolve isso sem que você precise se lembrar de voltar a ele depois. Escreva o e-mail quando estiver pronto, escolha o horário de entrega e siga em frente.
Além dos fusos horários, o agendamento tem outra utilidade: ele protege limites. Enviar e-mails de trabalho à meia-noite passa a mensagem de "eu trabalho à meia-noite e espero respostas de acordo". Agendar esse mesmo e-mail para as 9h de. Segunda-feira permite que você trabalhe sempre que precisar, sem anunciar isso aos seus contatos.
A pesquisa do Spark mostra que o horário do e-mail afeta significativamente as taxas de abertura. As manhãs de terça e quarta-feira tendem a ter o melhor desempenho para mensagens profissionais. O envio agendado torna esse timing simples.
Como funciona o envio agendado
Você escreve seu e-mail normalmente. Em vez de clicar em Enviar, você clica em um menu suspenso ou botão secundário para escolher um horário de envio. O e-mail vai para uma pasta de Rascunhos ou Agendados (dependendo do cliente) e é enviado automaticamente no horário especificado.
Algumas coisas a entender:
No Gmail, os e-mails agendados ficam armazenados nos servidores do Google e serão enviados mesmo que o Gmail não esteja aberto. Você pode ter até 100 e-mails agendados ao mesmo tempo.
Na versão clássica do Outlook para desktop, o aplicativo precisa estar em execução e conectado no horário agendado. O novo Outlook e o Outlook na web funcionam a partir dos servidores da Microsoft, por isso são mais confiáveis para a entrega agendada.
No Spark, os e-mails agendados são processados no servidor. Eles são enviados mesmo que o Spark esteja fechado em todos os seus dispositivos.
Como agendar um e-mail
No Gmail:
- Clique em Escrever e escreva seu e-mail
- Clique na seta para baixo ao lado do botão azul Enviar
- Escolha Agendar envio
- Escolha um horário sugerido ou clique em Selecionar data e horário para uma opção personalizada
- Clique em Agendar envio para confirmar
Seu e-mail agendado fica na pasta Agendados, na barra lateral esquerda. Para cancelar ou reagendar, abra a pasta Agendados, abra o e-mail e clique em Cancelar envio.
No Outlook (nova versão):
- Escreva um novo e-mail
- Clique na seta do menu suspenso ao lado de Enviar
- Selecione Agendar envio
- Escolha entre os horários sugeridos ou selecione uma data e horário personalizados
- Clique em Enviar para confirmar
Observação: o Agendar envio no Outlook só funciona para contas Microsoft 365, Exchange e Outlook.com. Ele não aparecerá se você tiver conectado uma conta do Gmail ou outra conta IMAP ao Outlook.
No Spark:
- Escreva ou responda a um e-mail no Spark
- Encontre o botão Enviar mais tarde na janela do e-mail (canto superior direito no modo tela cheia, canto superior esquerdo na visualização compacta)
- Clique em Enviar mais tarde e escolha um horário entre as opções predefinidas ou defina um horário personalizado
- O Spark salva o e-mail na Caixa de saída e o envia automaticamente no horário agendado
Para editar um e-mail agendado no Spark, vá até a pasta Caixa de saída na barra lateral, encontre sua mensagem e clique em Editar rascunho. Você pode alterar o horário ou o conteúdo antes de ele ser enviado. Todos os recursos de agendamento, como Adiamentos, Lembretes e Enviar mais tarde, funcionam para qualquer tipo de conta, o que é útil se você estiver lidando com várias contas.
Como fazer o envio agendado trabalhar a seu favor
Posso usar o envio agendado para e-mails a pessoas em fusos horários diferentes?
Sim, e esse é um dos melhores usos do recurso. Calcule quando será de manhã para elas e agende seu e-mail para chegar nesse momento. É uma pequena atitude que faz você parecer mais atencioso.
Ainda posso editar um e-mail agendado depois de configurá-lo?
Sim. Os e-mails aguardando envio ficam na sua pasta Agendados. Você pode abri-los, editá-los ou cancelá-los a qualquer momento antes de serem enviados — por isso, um hábito útil é escrever e-mails em lotes, agendá-los e depois fazer uma revisão rápida da pasta Agendados antes de dormir.
Devo usar o envio agendado para desculpas ou mensagens urgentes?
Não. Se algo precisa ser enviado agora, envie agora. O envio agendado não é a ferramenta certa quando o tempo é crítico.
Posso impedir que e-mails sejam enviados automaticamente tarde da noite?
Alguns aplicativos permitem que você defina uma opção padrão de "enviar durante o horário comercial", para que nada seja enviado em horários estranhos por acidente. Vale a pena verificar se o seu cliente de e-mail oferece esse recurso.