集中力を維持。スマートなメールアプリ。
高速かつクロスプラットフォームなメールアプリは、重要なことに集中できるように設計されています。
定義
💡 送信予約 は、今すぐメールを作成し、2時間後、明日の朝、または次の火曜日の午前8時など、正確な配信タイミングを選択できる機能です。
適切なタイミングでメールを送信することが重要な理由
夜の11時。 あなたは一晩かけて取り組んでいたクライアント向けの提案書をちょうど仕上げたところです。 今すぐ送信することもできます。 しかし、あなたのクライアントはロンドンにいて、現地は午前4時です。 クライアントが起きたときに他のすべてのメールに埋もれてしまうよりも、勤務時間中に受信トレイの一番上に届くようにしたいと思うでしょう。
送信予約を使えば、後で戻ってくることを覚えておく必要なく、この問題を解決できます。 準備ができたときにメールを書き、配信時間を選んで、次の作業に進みましょう。
タイムゾーンだけでなく、スケジュール設定にはもう一つの用途があります。それは境界線を守ることです。 深夜にビジネスメールを送ることは、「私は深夜に働いており、それ相応の返信を期待している」というメッセージを発信することになります。 同じメールを午前9時に送信するようスケジュール設定すれば、 連絡先にそのことを知らせることなく、必要なときにいつでも働くことができます。
Sparkの調査によると、メールのタイミングは開封率に大きく影響します。 ビジネスメールでは火曜日と水曜日の午前中が最も効果的な傾向があります。 送信予約を使えば、そのタイミングを簡単に実現できます。
送信予約の仕組み
通常どおりメールを作成します。 「送信」をクリックする代わりに、ドロップダウンまたはサブボタンをクリックして送信時間を選択します。 メールは（メールクライアントによって）下書きフォルダーまたは予定フォルダーに移動し、指定した時間に自動的に送信されます。
理解しておくべきいくつかの点：
Gmailでは、予約されたメールはGoogleのサーバーに保存され、Gmailを開いていなくても送信されます。 一度に最大100件のメールを予約できます。
Outlookの従来のデスクトップ版では、予約した時間にアプリが起動して接続されている必要があります。 新しいOutlookとWeb版OutlookはMicrosoftのサーバーで動作するため、予約配信の信頼性が高くなります。
Sparkでは、予約されたメールはサーバー側で処理されます。 すべてのデバイスでSparkが閉じられていても送信されます。
メールの送信を予約する方法
Gmailの場合：
- 「作成」をクリックしてメールを書く
- 青い「送信」ボタンの横にある下向き矢印をクリックする
- 「送信日時を設定」を選択する
- 候補の時間を選ぶか、「日付と時刻を選択」をクリックしてカスタムオプションを設定する
- 「送信日時を設定」をクリックして確定する
予約したメールは左側のサイドバーにある予定フォルダーに保存されます。 キャンセルまたは再スケジュールするには、予定フォルダーを開き、メールを開いて「送信をキャンセル」をクリックします。
Outlook（新版）の場合：
- 新しいメールを作成する
- 「送信」の横にあるドロップダウン矢印をクリックする
- 「送信日時を設定」を選択する
- 候補の時間から選ぶか、カスタムの日時を選択する
- 「送信」をクリックして確定する
注意：Outlookの「送信日時を設定」は、Microsoft 365、Exchange、Outlook.comのアカウントでのみ機能します。 Gmailやその他のIMAPアカウントをOutlookに接続している場合は表示されません。
Sparkの場合：
- Sparkでメールを作成または返信する
- メールウィンドウにある「後で送信」ボタンを見つける（全画面モードでは右上、コンパクト表示では左上）
- 「後で送信」をクリックし、プリセットオプションから時間を選ぶか、カスタム時間を設定する
- Sparkはメールを送信トレイに保存し、予約した時間に自動的に送信します
Sparkで予約したメールを編集するには、サイドバーの送信トレイフォルダーに移動し、メッセージを見つけて「下書きを編集」をクリックします。 送信される前に時間や内容を変更できます。 スヌーズ、リマインダー、後で送信などのすべてのスケジュール機能は、どのアカウントタイプでも動作するため、複数のアカウントを使い分けている場合に便利です。
送信予約を活用する
異なるタイムゾーンにいる人へのメールに送信予約を使えますか？
はい、それは最も効果的な使い方の一つです。 相手にとって朝になる時間を計算し、その時間にメールが届くようスケジュール設定しましょう。 ちょっとした心遣いで、より思いやりのある印象を与えられます。
設定した後でも予約したメールを編集できますか？
はい。 送信待ちのメールは予定フォルダーに保存されています。 送信される前であればいつでも開いたり、編集したり、キャンセルしたりできます — そのため、メールをまとめて書いてスケジュール設定し、就寝前に予定フォルダーをさっと確認する習慣は役立ちます。
謝罪や緊急のメッセージに送信予約を使うべきですか？
いいえ。 今すぐ送る必要があるものは、今すぐ送りましょう。 タイミングが重要な場合、送信予約は適切なツールではありません。
深夜にメールが自動的に送信されるのを止められますか？
一部のアプリでは、デフォルトで「勤務時間中に送信」オプションを設定でき、うっかり不適切な時間に送信されるのを防げます。 お使いのメールクライアントが対応しているか確認する価値があります。