Заплановане надсилання

Чому важливо надсилати листи у правильний час

Зараз 23:00. і ви щойно завершили пропозицію для клієнта, над якою працювали цілий вечір. Ви могли б надіслати її прямо зараз. Але ваш клієнт у Лондоні, де зараз 4-та ранку. і ви б хотіли, щоб вона опинилася на самому верху його скриньки протягом робочого дня, а не була похована під усім іншим, що чекатиме на нього після пробудження. 

Заплановане надсилання вирішує це, і вам не доведеться пам'ятати про повернення до листа. Напишіть лист, коли готові, виберіть час доставки та переходьте до інших справ.

Окрім часових поясів, планування має ще одне застосування: воно захищає межі. Надсилання робочих листів опівночі сигналізує: «Я працюю опівночі й очікую відповідей відповідно». Запланувавши той самий лист на 9:00. Понеділка, ви можете працювати коли завгодно, не сповіщаючи про це своїх контактів.

Дослідження Spark показує, що час надсилання листів суттєво впливає на показники відкриттів. Ранок вівторка та середи зазвичай найкраще підходить для ділових повідомлень. Заплановане надсилання робить дотримання цього часу невимушеним.

Як працює заплановане надсилання

Ви пишете лист як зазвичай. Замість того щоб натиснути «Надіслати», ви натискаєте розкривне меню або додаткову кнопку, щоб вибрати час надсилання. Лист переміщується до папки «Чернетки» або «Заплановані» (залежно від клієнта) та надсилається автоматично у вказаний час. 

Кілька речей, які варто розуміти:

У Gmail заплановані листи зберігаються на серверах Google та надсилаються, навіть якщо Gmail не відкрито. Ви можете мати до 100 запланованих листів одночасно.

У класичній настільній версії Outlook застосунок має бути запущений і підключений у запланований час. Новий Outlook та Outlook в Інтернеті працюють із серверів Microsoft, тож вони надійніші для запланованої доставки.

 У Spark заплановані листи обробляються на боці сервера. Вони надсилаються, навіть якщо Spark закрито на всіх ваших пристроях.

Як запланувати лист

У Gmail: 

1. Натисніть «Написати» та складіть свій лист
2. Натисніть стрілку вниз поруч із синьою кнопкою «Надіслати»
3. Виберіть «Запланувати надсилання»
4. Виберіть запропонований час або натисніть «Вибрати дату й час» для власного варіанту
5. Натисніть «Запланувати надсилання» для підтвердження

Ваш запланований лист перебуватиме в папці «Заплановані» на лівій бічній панелі. Щоб скасувати або перепланувати, відкрийте папку «Заплановані», відкрийте лист і натисніть «Скасувати надсилання».

В Outlook (нова версія):

1. Напишіть новий лист
2. Натисніть стрілку розкривного меню поруч із «Надіслати»
3. Виберіть «Запланувати надсилання»
4. Виберіть із запропонованого часу або вкажіть власну дату й час
5. Натисніть «Надіслати» для підтвердження

 Примітка: заплановане надсилання в Outlook працює лише для облікових записів Microsoft 365, Exchange та Outlook.com. Воно не з'явиться, якщо ви підключили до Outlook обліковий запис Gmail або інший обліковий запис IMAP.

У Spark:

1. Напишіть лист або дайте відповідь у Spark
2. Знайдіть кнопку «Надіслати пізніше» у вікні листа (праворуч угорі в повноекранному режимі, ліворуч угорі в компактному вигляді)
3. Натисніть «Надіслати пізніше» та виберіть час із попередньо встановлених варіантів або вкажіть власний час
4. Spark збереже лист у папці «Вихідні» та надішле його автоматично у запланований час

Щоб відредагувати запланований лист у Spark, перейдіть до папки «Вихідні» на бічній панелі, знайдіть своє повідомлення й натисніть «Редагувати чернетку». Ви можете змінити час або вміст перед надсиланням. Усі функції планування, як-от відкладення, нагадування та надсилання пізніше, працюють для будь-якого типу облікового запису, що зручно, якщо ви жонглюєте кількома обліковими записами.

Як налаштувати заплановане надсилання під себе

Чи можу я використовувати заплановане надсилання для листів людям у різних часових поясах?
Так, і це одне з найкращих застосувань цієї функції. Вирахуйте, коли в них ранок, і заплануйте лист на цей час. Це дрібниця, яка робить вас уважнішим в очах інших.

Чи можу я редагувати запланований лист після того, як налаштував його?
Так. Листи, що очікують надсилання, зберігаються у вашій папці «Заплановані». Ви можете відкрити, відредагувати або скасувати їх будь-коли до надсилання — тож корисною звичкою є писати листи партіями, планувати їх, а потім швидко переглядати папку «Заплановані» перед сном.

Чи варто використовувати заплановане надсилання для вибачень або термінових повідомлень?
Ні. Якщо щось потрібно надіслати зараз, надішліть це зараз. Заплановане надсилання не є правильним інструментом, коли час критично важливий.

Чи можу я запобігти автоматичному надсиланню листів пізно вночі?
Деякі застосунки дозволяють встановити параметр за замовчуванням «надсилати в робочі години», тож нічого не надсилатиметься в незручний час випадково. Варто перевірити, чи підтримує це ваш поштовий клієнт.

Пов'язані терміни 

• Автоматична відповідь на лист
• AI-помічник для написання листів
• Лист у черзі
• Відкласти лист