Labels in E-Mails

Was Labels tun

Um deine E-Mails in Kategorien wie "Work", "Family" oder "To-Do" zu organisieren, kannst du Labels erstellen.

Aber hier ist der Unterschied zwischen Labels und Ordnern: Eine E-Mail kann gleichzeitig fünf verschiedene Labels haben und wird unter jedem dieser Labels gleichzeitig angezeigt, ohne Duplikate zu erstellen. Diese Kundenrechnung kann gleichzeitig mit "Client A", "Invoices", "January" und "Paid" gekennzeichnet werden. Klickst du auf eines dieser Labels, siehst du dort dieselbe E-Mail aufgelistet.

Labels unterscheiden sich von Ordnern. Nur du kannst auf deine Labels zugreifen, und die Personen, denen du E-Mails sendest, bekommen sie nicht zu sehen. Sie sind vollständig privat. Wenn du eine E-Mail sendest, werden keine deiner Labels mitgesendet. Der Empfänger hat keine Ahnung, wie du seine Nachricht kategorisiert hast. 

Gmail-Labels ändern zum Beispiel nicht den Speicherort von E-Mails; sie bleiben im Inbox oder an ihrem ursprünglichen Ort, können aber unter verschiedenen Labels angezeigt werden, was die Sichtbarkeit und Kategorisierung verbessert. Du verschiebst E-Mails nicht hin und her. Du versiehst sie mit Labels.

Labels vs. Ordner

Der Unterschied liegt darin, zu wie vielen Kategorien eine einzelne E-Mail gehören kann.

Ordner funktionieren wie physische Aktenschränke. Wenn du eine E-Mail zu einem Ordner hinzufügst, ist das so, als würdest du eine Papierakte in einer Schublade verstauen. Und genauso wie sich eine Akte zu einem bestimmten Zeitpunkt nur in einer bestimmten Schublade befinden kann, kann auch eine E-Mail nur in einem Ordner gespeichert werden. Verschiebst du sie woandershin? Dann verschwindet sie aus dem ursprünglichen Ordner. Du kannst sie nicht gleichzeitig an zwei Orten haben, es sei denn, du erstellst Duplikate.

Labels funktionieren wie Tags. Stell dir ein Label wie einen Post-it vor, der an einer Papierakte befestigt ist. Mit Gmail kannst du einer E-Mail so viele Labels hinzufügen, wie du möchtest, ohne eine Kopie der E-Mail erstellen zu müssen. Das bedeutet, dass eine Nachricht gleichzeitig zu mehreren Kategorien gehören kann.

Diese Fähigkeit zur Mehrfachkennzeichnung ist die Killerfunktion von Gmail. Das bedeutet, dass du E-Mails nach Projekt, Kunde, Status und Datum organisieren kannst, ohne die starren Hierarchien, die Ordner dir aufzwingen.

Andere E-Mail-Clients wie Outlook verwenden Ordner. Gmail verwendet Labels. Wenn du auf dein Gmail-Konto über Outlook, Apple Mail oder ein anderes E-Mail-Programm zugreifst, erscheinen Labels als Ordner—die IMAP-Implementierung von Gmail ordnet jedem Label einen Ordner in deinem Desktop-Client zu.

So verwendest du Labels in Gmail

Du kannst bis zu 5.000 Labels erstellen. Hier ist der grundlegende Ablauf:

Ein Label erstellen: Scrolle nach unten bis zum Ende der Label-Liste auf der linken Seite deines Gmail-Fensters, klicke auf "More", scrolle dann weiter und klicke auf "Create new label". Hiver Gib ihm einen beliebigen Namen. Du kannst Labels auch unter übergeordneten Labels verschachteln, um Unterkategorien zu erstellen, ähnlich wie Ordner in Ordnern.

Labels zu E-Mails hinzufügen: Aktiviere das Kontrollkästchen neben der E-Mail, die du labeln möchtest, klicke dann oben auf Labels und wähle das Label aus, das du anwenden möchtest. Du kannst derselben E-Mail mehrere Labels zuweisen.

Labels wie Ordner verwenden: Wenn du das Tool "Move to" verwendest, weist es dieser Konversation das ausgewählte Label zu und entfernt alle anderen Labels. Das ahmt das traditionelle Verhalten von Ordnern nach. Die E-Mail erscheint dann nur unter diesem einen Label, genau wie in einem einzelnen Ordner. Wenn du diesen Ansatz bevorzugst, verwende "Move to" statt "Labels".

Mit Labels archivieren: Wenn du in Gmail auf "Archive" klickst, verschiebst du die E-Mail nicht in einen "Archive folder"—Archive entfernt einfach das Inbox-Label. Die E-Mail bleibt in All Mail und behält alle anderen Labels, die du ihr zugewiesen hast. Sie verschwindet einfach aus deiner Inbox-Ansicht.

Labels in anderen E-Mail-Clients

Gmail hat Labels populär gemacht, aber nicht jeder E-Mail-Client verwendet sie.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird: Diese verwenden traditionelle Ordner. Du ziehst eine E-Mail in einen Ordner, und dort befindet sie sich dann. Ein Speicherort pro E-Mail.

Spark: Spark passt sich an das native Organisationssystem deines E-Mail-Anbieters an. Es unterstützt Gmail-Labels (einschließlich Mehrfachkennzeichnung) und Outlook-Ordner und stellt sie so dar, dass es sich für den jeweiligen Dienst natürlich anfühlt, während du sie über eine einzige, einheitliche Oberfläche verwalten kannst. Spark passt sich dem an, was dein E-Mail-Dienst nativ verwendet.

Manche E-Mail-Clients nennen Labels "Tags" oder "Kategorien", aber das Konzept ist dasselbe. Mehrere Tags pro E-Mail, die alle auf dieselbe Nachricht verweisen.

Top-Tipps, um Labels optimal zu nutzen

Erstelle von Anfang an eine Label-Struktur. Nimm dir einen Moment Zeit, um durch deine Inbox zu scrollen und allgemeine Kategorien für die Korrespondenz aufzuschreiben—so kannst du deine Inbox so einrichten, dass sie Korrespondenz sortiert und filtert und dir Zeit spart. Häufige Labels: Projects, Clients, Priority, Waiting on Reply, Reference.

Verwende Farbcodierung. Die Farbcodierung deiner Labels hilft dir, ihre Priorität schnell zu erkennen und eingehende E-Mails nach Typ zu identifizieren—zum Beispiel könnten alle E-Mails von deinem Chef oder CEO das rote "VIP"-Label haben. 

Verschachtele Labels für eine Hierarchie. Das Verschachteln von Labels lässt sich mit dem Erstellen von Ordnern und Unterordnern vergleichen, um deine E-Mails zu organisieren. Du kannst ein übergeordnetes Label "Clients" mit Unterlabels für jeden Kundennamen darunter haben.

Automatisiere mit Filtern. Diese Art der Automatisierung macht das Label-System von Gmail viel effizienter, als E-Mails manuell in Ordner zu ziehen—du richtest es einmal ein, und deine Inbox organisiert sich selbst. Erstelle Filter, um Labels basierend auf Absender, Betreff, Schlüsselwörtern oder anderen Kriterien automatisch anzuwenden.

Verwende nicht zu viele Labels. Gmail-Labels verbessern die Durchsuchbarkeit, da Nutzer E-Mails über Suchanfragen und Filter auf Basis der angewendeten Labels finden können. Aber wenn jede E-Mail 10 Labels hat, verfehlt das den Zweck. Sei wählerisch.

Überprüfen und aufräumen. Wenn du eine E-Mail löschst, wird sie aus jedem Label und aus deiner Inbox entfernt. Lösche regelmäßig alte Labels, die du nicht mehr verwendest, um dein System sauber zu halten.

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