Etichette nelle email

Cosa fanno le etichette

Per organizzare le tue email in categorie come "Work", "Family" o "To-Do", puoi creare etichette.

Ma ecco cosa rende le etichette diverse dalle cartelle: una singola email può avere cinque etichette diverse contemporaneamente e comparirà sotto ciascuna di esse senza creare duplicati. Quella fattura cliente può essere contrassegnata contemporaneamente con "Client A", "Invoices", "January" e "Paid". Fai clic su una qualsiasi di queste etichette e vedrai la stessa email elencata lì.

Le etichette sono diverse dalle cartelle. Solo tu puoi accedere alle tue etichette e le persone a cui scrivi email non le ricevono. Sono completamente private. Quando invii un'email, nessuna delle tue etichette viene inviata con essa. Il destinatario non ha idea di come tu abbia categorizzato il suo messaggio. 

Le etichette di Gmail, ad esempio, non cambiano la posizione delle email; queste rimangono nell'Inbox o nella loro posizione originale, ma possono essere visualizzate sotto etichette diverse, migliorando visibilità e categorizzazione. Non stai spostando le email. Le stai etichettando.

Etichette vs cartelle

La differenza dipende da quante categorie può avere una singola email.

Le cartelle funzionano come schedari fisici. Quando aggiungi un'email a una cartella, è come riporre un documento cartaceo in un cassetto e, proprio come un fascicolo può trovarsi solo in un determinato cassetto in un dato momento, un'email può essere archiviata solo in una cartella. La sposti da un'altra parte? Scompare dalla cartella originale. Non puoi averla in due posti contemporaneamente a meno che tu non crei duplicati.

Le etichette funzionano come tag. Pensa a un'etichetta come a un Post-it attaccato a un documento cartaceo. Gmail ti consente di aggiungere a un'email tutte le etichette che vuoi senza doverne creare una copia. Questo significa che un singolo messaggio può appartenere contemporaneamente a più categorie.

Questa capacità di assegnare più tag è la funzione distintiva di Gmail: puoi organizzare le email per progetto, cliente, stato e data senza le rigide gerarchie imposte dalle cartelle.

Altri client email come Outlook usano le cartelle. Gmail usa le etichette. Se accedi al tuo account Gmail tramite Outlook, Apple Mail o qualsiasi altro programma email, le etichette appaiono come cartelle—l'implementazione IMAP di Gmail associa ogni etichetta a una cartella nel tuo client desktop.

Come usare le etichette in Gmail

Puoi creare fino a 5.000 etichette. Ecco il flusso di lavoro di base:

Creare un'etichetta: scorri fino in fondo all'elenco delle etichette sul lato sinistro della finestra di Gmail, fai clic su 'More', poi scorri ancora e fai clic su 'Create new label'. Hiver Assegnale il nome che preferisci. Puoi anche nidificare le etichette sotto etichette principali per creare sottocategorie, come cartelle dentro altre cartelle.

Aggiungere etichette alle email: seleziona la casella accanto all'email che vuoi etichettare, poi in alto fai clic su Labels e seleziona l'etichetta che vuoi applicare. Puoi applicare più etichette alla stessa email.

Usare le etichette come cartelle: quando usi lo strumento Move to, assegni alla conversazione l'etichetta selezionata e rimuovi tutte le altre etichette. Questo imita il comportamento tradizionale delle cartelle. L'email appare solo sotto quell'unica etichetta, proprio come accadrebbe in una sola cartella. Se preferisci questo approccio, usa "Move to" invece di "Labels".

Archiviazione con etichette: quando premi "Archive" in Gmail, non stai spostando l'email in una "cartella Archive"—Archive rimuove semplicemente l'etichetta Inbox. L'email rimane in All Mail e mantiene tutte le altre etichette che hai applicato. Scompare semplicemente dalla vista dell'Inbox.

Etichette in altri client email

Gmail ha reso popolari le etichette, ma non tutti i client email le usano.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird: usano le cartelle tradizionali. Trascini un'email in una cartella e quella email rimane in quella cartella. Una posizione per email.

Spark: Spark si adatta al sistema di organizzazione nativo del tuo provider email. Supporta le etichette di Gmail (inclusa l'assegnazione di più etichette) e le cartelle di Outlook, presentandole in modo naturale per quel servizio e consentendoti di gestirle da un'unica interfaccia unificata. Spark si adatta a qualunque sistema il tuo servizio email utilizzi in modo nativo.

Alcuni client email chiamano le etichette "tag" o "categorie", ma il concetto è lo stesso. Più tag per email, tutti che puntano allo stesso messaggio.

Consigli utili per ottenere il massimo dalle etichette

Crea subito una struttura di etichette. Prenditi un momento per scorrere la tua Inbox e annotare le categorie generali della corrispondenza—questo ti permetterà di configurare la Inbox per ordinare e filtrare la posta, facendoti risparmiare tempo. Etichette comuni: Projects, Clients, Priority, Waiting on Reply, Reference.

Usa la codifica a colori. Applicare una codifica a colori alle etichette ti aiuterà a capirne rapidamente la priorità e a identificare le email in arrivo per tipo—per esempio, tutte le email del tuo capo o CEO potrebbero avere l'etichetta "VIP" in rosso. 

Nidifica le etichette per creare una gerarchia. La nidificazione delle etichette può essere paragonata alla creazione di cartelle e sottocartelle per organizzare le tue email. Puoi avere un'etichetta principale "Clients" con sottoetichette per il nome di ciascun cliente.

Automatizza con i filtri. Questo tipo di automazione rende il sistema di etichette di Gmail molto più efficiente rispetto al trascinare manualmente le email nelle cartelle—lo configuri una volta e la tua Inbox si organizza da sola. Crea filtri per applicare automaticamente le etichette in base al mittente, all'oggetto, alle parole chiave o ad altri criteri.

Non usare troppe etichette. Le etichette di Gmail migliorano la possibilità di ricerca consentendo agli utenti di trovare le email tramite query di ricerca e filtri basati sulle etichette applicate. Ma se ogni email ha 10 etichette, hai vanificato lo scopo. Sii selettivo.

Rivedi e fai pulizia. Quando elimini un'email, viene rimossa da ogni etichetta e dalla tua Inbox. Elimina periodicamente le vecchie etichette che non usi più per mantenere pulito il tuo sistema.

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