Etiquetas en el correo electrónico

Qué hacen las etiquetas

Para organizar tus correos electrónicos en categorías como "Work", "Family" o "To-Do", puedes crear etiquetas.

Pero esto es lo que hace que las etiquetas sean diferentes de las carpetas: un correo electrónico puede tener cinco etiquetas diferentes a la vez y aparecerá en cada una de esas etiquetas simultáneamente sin crear duplicados. Esa factura del cliente puede estar etiquetada como "Client A", "Invoices", "January" y "Paid" al mismo tiempo. Haz clic en cualquiera de esas etiquetas y verás el mismo correo electrónico listado allí.

Las etiquetas son diferentes de las carpetas. Solo tú puedes acceder a tus etiquetas, y las personas a las que envías correos no las reciben. Son completamente privadas. Cuando envías un correo electrónico, ninguna de tus etiquetas se envía con él. El destinatario no tiene idea de cómo has categorizado su mensaje. 

Las etiquetas de Gmail, por ejemplo, no cambian la ubicación de los correos electrónicos; estos permanecen en la bandeja de entrada o en su ubicación original, pero pueden verse bajo diferentes etiquetas, lo que mejora la visibilidad y la categorización. No estás moviendo los correos electrónicos de un lado a otro. Los estás etiquetando.

Etiquetas vs. carpetas

La diferencia se reduce a cuántas categorías puede abarcar un solo correo electrónico.

Las carpetas funcionan como archivadores físicos. Cuando agregas un correo electrónico a una carpeta, es como guardar un archivo en papel dentro de un cajón y, así como un archivo solo puede existir dentro de un cajón en un momento dado, un correo electrónico solo puede almacenarse en una carpeta. ¿Lo mueves a otro lugar? Desaparece de la carpeta original. No puedes tenerlo en dos lugares a la vez a menos que crees duplicados.

Las etiquetas funcionan como tags. Piensa en una etiqueta como una nota Post-it pegada a un archivo en papel. Gmail te permite añadir tantas etiquetas como quieras a un correo electrónico sin necesidad de hacer una copia del correo. Eso significa que un mensaje puede pertenecer a varias categorías simultáneamente.

Esta capacidad de etiquetado múltiple es la gran ventaja de Gmail, lo que significa que puedes organizar los correos electrónicos por proyecto, cliente, estado y fecha sin las jerarquías rígidas que las carpetas te imponen.

Otros clientes de correo electrónico como Outlook usan carpetas. Gmail usa etiquetas. Si accedes a tu cuenta de Gmail a través de Outlook, Apple Mail o cualquier otro programa de correo electrónico, las etiquetas aparecen como carpetas—la implementación IMAP de Gmail asigna cada etiqueta a una carpeta en tu cliente de escritorio.

Cómo usar etiquetas en Gmail

Puedes crear hasta 5.000 etiquetas. Este es el flujo de trabajo básico:

Crear una etiqueta: Desplázate hasta la parte inferior de la lista de etiquetas situada en el lado izquierdo de tu ventana de Gmail, haz clic en "More", luego desplázate más y haz clic en "Create new label". Hiver Ponle el nombre que quieras. También puedes anidar etiquetas bajo etiquetas principales para crear subcategorías, como carpetas dentro de carpetas.

Añadir etiquetas a los correos electrónicos: Marca la casilla junto al correo electrónico que quieras etiquetar y, luego, en la parte superior, haz clic en Labels y selecciona la etiqueta que quieras aplicar. Puedes aplicar varias etiquetas al mismo correo electrónico.

Usar etiquetas como carpetas: Cuando utilizas la herramienta Move to, asigna la etiqueta que seleccionaste a esa conversación y elimina todas las demás etiquetas. Esto imita el comportamiento tradicional de las carpetas. El correo electrónico solo aparece bajo esa única etiqueta, igual que lo haría en una sola carpeta. Si prefieres ese enfoque, usa "Move to" en lugar de "Labels".

Archivar con etiquetas: Cuando pulsas "Archive" en Gmail, no estás moviendo el correo electrónico a una "carpeta Archive"—Archive simplemente elimina la etiqueta Inbox. El correo electrónico permanece en All Mail y conserva cualquier otra etiqueta que hayas aplicado. Simplemente desaparece de tu vista de la bandeja de entrada.

Etiquetas en otros clientes de correo electrónico

Gmail popularizó las etiquetas, pero no todos los clientes de correo electrónico las usan.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird: Estos usan carpetas tradicionales. Arrastras un correo electrónico a una carpeta y vive en esa carpeta. Una ubicación por correo electrónico.

Spark: Spark se adapta al sistema de organización nativo de tu proveedor de correo electrónico. Admite etiquetas de Gmail (incluido el etiquetado múltiple) y carpetas de Outlook, presentándolas de una manera que resulta natural para ese servicio y permitiéndote administrarlas desde una interfaz única y unificada. Spark se adapta a lo que use de forma nativa tu servicio de correo electrónico.

Algunos clientes de correo electrónico llaman a las etiquetas "tags" o "categorías", pero el concepto es el mismo. Varias etiquetas por correo electrónico, todas apuntando al mismo mensaje.

Consejos principales para sacar el máximo partido a las etiquetas

Crea una estructura de etiquetas desde el principio. Tómate un momento para desplazarte por tu bandeja de entrada y anotar categorías generales de correspondencia—esto te permitirá configurar tu bandeja de entrada para ordenar y filtrar la correspondencia y ahorrar tiempo. Etiquetas comunes: Projects, Clients, Priority, Waiting on Reply, Reference.

Usa un código de colores. Asignar colores a tus etiquetas te ayudará a identificar rápidamente su prioridad y reconocer los correos electrónicos entrantes por tipo—por ejemplo, todos los correos de tu jefe o director general podrían tener la etiqueta "VIP" en rojo. 

Anida etiquetas para crear jerarquía. Anidar etiquetas puede compararse con crear carpetas y subcarpetas para organizar tus correos electrónicos. Puedes tener una etiqueta principal "Clients" con subetiquetas para el nombre de cada cliente debajo.

Automatiza con filtros. Este tipo de automatización hace que el sistema de etiquetas de Gmail sea mucho más eficiente que arrastrar manualmente los correos electrónicos a carpetas—lo configuras una vez y tu bandeja de entrada se organiza sola. Crea filtros para aplicar etiquetas automáticamente según el remitente, el asunto, las palabras clave u otros criterios.

No etiquetes en exceso. Las etiquetas de Gmail mejoran la capacidad de búsqueda al permitir a los usuarios encontrar correos electrónicos mediante consultas de búsqueda y filtros basados en las etiquetas aplicadas. Pero si cada correo electrónico tiene 10 etiquetas, habrás derrotado el propósito. Sé selectivo.

Revisa y limpia. Cuando eliminas un correo electrónico, se elimina de todas las etiquetas y de tu bandeja de entrada. Elimina periódicamente las etiquetas antiguas que ya no uses para mantener tu sistema limpio.

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