Мітки в електронній пошті

Що роблять мітки

Щоб упорядкувати свої електронні листи за категоріями, як-от "Work," "Family," або "To-Do," ви можете створювати мітки.

Але ось чим мітки відрізняються від папок: один електронний лист може мати одночасно п’ять різних міток і відображатиметься під кожною з них без створення дублікатів. Цей рахунок для клієнта можна одночасно позначити як "Client A," "Invoices," "January," і "Paid." Натисніть будь-яку з цих міток — і ви побачите там той самий електронний лист.

Мітки відрізняються від папок. Доступ до ваших міток маєте лише ви, і люди, яким ви пишете, їх не бачать. Вони повністю приватні. Коли ви надсилаєте електронний лист, жодна з ваших міток не надсилається разом із ним. Одержувач не знає, як саме ви класифікували його повідомлення. 

Наприклад, мітки Gmail не змінюють розташування електронних листів; вони залишаються у Inbox або у своєму початковому місці, але можуть переглядатися під різними мітками, що покращує видимість і категоризацію. Ви не переміщуєте електронні листи. Ви їх позначаєте.

Мітки чи папки

Різниця полягає в тому, до скількох категорій може належати один електронний лист.

Папки працюють як фізичні картотеки. Коли ви додаєте електронний лист до папки, це схоже на те, як покласти паперовий файл у шухляду, і так само як файл у будь-який момент часу може бути лише в одній конкретній шухляді, електронний лист може зберігатися лише в одній папці. Перемістити його в інше місце? Він зникне з початкової папки. Ви не можете мати його одночасно у двох місцях, якщо не створите дублікати.

Мітки працюють як теги. Уявіть мітку як наліпку Post-it, прикріплену до паперового файла. Gmail дає змогу додавати до електронного листа стільки міток, скільки ви хочете, без потреби створювати копію листа. Це означає, що одне повідомлення може одночасно належати до кількох категорій.

Ця можливість призначати кілька міток є ключовою перевагою Gmail: ви можете впорядковувати електронні листи за проєктом, клієнтом, статусом і датою без жорстких ієрархій, які нав’язують папки.

Інші поштові клієнти, як-от Outlook, використовують папки. Gmail використовує мітки. Якщо ви отримуєте доступ до свого облікового запису Gmail через Outlook, Apple Mail або будь-яку іншу поштову програму, мітки відображаються як папки—реалізація IMAP у Gmail зіставляє кожну мітку з папкою у вашому настільному клієнті.

Як використовувати мітки в Gmail

Ви можете створити до 5,000 міток. Ось базовий робочий процес:

Створення мітки: Прокрутіть униз до кінця списку міток ліворуч у вікні Gmail, натисніть "More", потім прокрутіть ще нижче й натисніть "Create new label". Hiver Назвіть її як завгодно. Ви також можете вкладати мітки в батьківські мітки, щоб створювати підкатегорії, як папки всередині папок.

Додавання міток до електронних листів: Установіть прапорець поруч з електронним листом, який хочете позначити, потім угорі натисніть Labels і виберіть мітку, яку хочете застосувати. Ви можете застосувати кілька міток до одного й того самого електронного листа.

Використання міток як папок: Коли ви використовуєте інструмент Move to, він призначає вибрану мітку цій розмові й видаляє всі інші мітки. Це імітує традиційну поведінку папок. Електронний лист відображатиметься лише під цією однією міткою, так само як і в одній окремій папці. Якщо ви віддаєте перевагу такому підходу, використовуйте "Move to" замість "Labels."

Архівування з мітками: Коли ви натискаєте "Archive" у Gmail, ви не переміщуєте електронний лист до "Archive folder"—Archive просто видаляє мітку Inbox. Електронний лист залишається в All Mail і зберігає всі інші застосовані вами мітки. Він просто зникає з вашого вхідного.

Мітки в інших поштових клієнтах

Gmail популяризував мітки, але не кожен поштовий клієнт їх використовує.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird: Вони використовують традиційні папки. Ви перетягуєте електронний лист у папку, і він живе в цій папці. Одне місце для кожного електронного листа.

Spark: Spark адаптується до рідної системи організації вашого постачальника електронної пошти. Він підтримує мітки Gmail (включно з призначенням кількох міток) і папки Outlook, подаючи їх у природний для цього сервісу спосіб та даючи змогу керувати ними з єдиного уніфікованого інтерфейсу. Spark адаптується до того, що ваш поштовий сервіс використовує за замовчуванням.

Деякі поштові клієнти називають мітки "тегами" або "категоріями", але суть та сама. Кілька тегів для одного електронного листа — і всі вони вказують на те саме повідомлення.

Найкращі поради, як отримати максимум від міток

Заздалегідь створіть структуру міток. Витратьте трохи часу, щоб переглянути свою скриньку Inbox і записати загальні категорії листування—це допоможе вам налаштувати скриньку так, щоб сортувати й фільтрувати листування та заощаджувати час. Поширені мітки: Projects, Clients, Priority, Waiting on Reply, Reference.

Використовуйте кольорове кодування. Кольорове кодування міток допоможе вам швидко визначати їхній пріоритет і розпізнавати вхідні листи за типом—наприклад, усі листи від вашого керівника або CEO можуть мати червону мітку "VIP". 

Вкладайте мітки для ієрархії. Вкладення міток можна порівняти зі створенням папок і підпапок для впорядкування ваших електронних листів. Ви можете мати батьківську мітку "Clients" із підмітками для імені кожного клієнта.

Автоматизуйте за допомогою фільтрів. Така автоматизація робить систему міток Gmail значно ефективнішою, ніж ручне перетягування листів у папки—ви налаштовуєте це один раз, і ваша скринька впорядковується сама. Створюйте фільтри, щоб автоматично застосовувати мітки на основі відправника, теми, ключових слів або інших критеріїв.

Не зловживайте мітками. Мітки Gmail покращують можливість пошуку, даючи користувачам змогу знаходити електронні листи через пошукові запити та фільтри на основі застосованих міток. Але якщо кожен електронний лист має 10 міток, ви втрачаєте сенс цього підходу. Будьте вибірковими.

Переглядайте й очищуйте. Коли ви видаляєте електронний лист, він видаляється з усіх міток і з вашої скриньки Inbox. Періодично видаляйте старі мітки, якими ви більше не користуєтеся, щоб підтримувати порядок у системі.

Пов’язаний вміст

• Розумні папки
• Керуйте своєю вхідною поштою за допомогою розумних папок 
• Як створювати розумні папки на iOS
• Як упорядкувати свою скриньку Gmail

Пов’язані терміни

• Фільтр електронної пошти
• Архівування електронного листа
• Метод Inbox Zero
• Керування електронною поштою