Étiquettes dans les e-mails

À quoi servent les étiquettes

Pour organiser vos e-mails en catégories comme « Travail », « Famille » ou « À faire », vous pouvez créer des étiquettes.

Mais voici ce qui différencie les étiquettes des dossiers : un même e-mail peut avoir cinq étiquettes différentes à la fois, et il apparaîtra dans chacune d’elles simultanément, sans créer de doublons. Cette facture client peut être étiquetée « Client A », « Factures », « Janvier » et « Payé » en même temps. Cliquez sur n’importe laquelle de ces étiquettes et vous verrez le même e-mail apparaître.

Les étiquettes sont différentes des dossiers. Vous êtes le seul à pouvoir accéder à vos étiquettes, et les personnes auxquelles vous envoyez des courriels ne les reçoivent pas. Ils sont totalement privés. Quand vous envoyez un e-mail, aucune de vos étiquettes n'est jointe. Le destinataire n'a aucune idée de la façon dont vous avez catégorisé son message. 

Les étiquettes Gmail, par exemple, ne changent pas l'emplacement des e-mails : ils restent dans la Boîte de réception ou à leur emplacement d'origine, mais peuvent être vus sous différentes étiquettes, ce qui améliore la visibilité et la catégorisation. Vous ne déplacez pas les e-mails. Vous les taguez.

Étiquettes vs dossiers

La différence tient au nombre de catégories auxquelles un e-mail peut appartenir.

Les dossiers fonctionnent comme des classeurs physiques. Quand vous ajoutez un e-mail à un dossier, c'est comme ranger un document papier dans un tiroir ; et tout comme un dossier ne peut exister que dans un seul tiroir à un moment donné, un e-mail ne peut être stocké que dans un seul dossier. Vous le déplacez ailleurs ? Il disparaît du dossier d'origine. Vous ne pouvez pas l'avoir à deux endroits en même temps, à moins de créer des doublons.

Les étiquettes fonctionnent comme des tags. Considère une étiquette comme un autocollant sur un dossier papier. Gmail vous permet d'ajouter autant d'étiquettes que vous voulez à un e-mail sans avoir à en faire une copie. Cela signifie qu'un message peut appartenir simultanément à plusieurs catégories.

Cette capacité à appliquer plusieurs tags est le grand atout de Gmail: vous pouvez organiser les e-mails par projet, client, statut et date sans les hiérarchies rigides que les dossiers vous imposent.

D'autres clients de messagerie comme Outlook utilisent des dossiers. Gmail utilise des étiquettes. Si vous accédez à votre compte Gmail via Outlook, Apple Mail ou tout autre client de messagerie, les étiquettes apparaissent comme des dossiers — l’implémentation IMAP de Gmail associe chaque étiquette à un dossier dans votre client de bureau.

Comment utiliser les étiquettes dans Gmail

Vous pouvez créer jusqu'à 5 000 étiquettes. Voici le processus de base:

Créer une étiquette : Faites défiler la liste des étiquettes située à gauche de votre fenêtre Gmail jusqu’en bas, cliquez sur « Plus », puis descendez encore et cliquez sur « Créer une étiquette ». Hiver Donnez-lui le nom que vous voulez. Vous pouvez aussi imbriquer des étiquettes sous des étiquettes parents pour créer des sous-catégories, comme des dossiers dans des dossiers.

Ajouter des étiquettes aux e-mails: Cochez la case à côté de l'e-mail que vous voulez étiqueter, puis en haut, cliquez sur Étiquettes et sélectionnez les étiquettes que vous voulez appliquer. Vous pouvez appliquer plusieurs étiquettes au même e-mail.

Utiliser les étiquettes comme des dossiers : Quand vous utilisez l'outil Déplacer vers, il attribue l'étiquette sélectionnée à cette conversation et supprime toutes les autres étiquettes. Cela imite le comportement traditionnel des dossiers. L'e-mail n'apparaît alors que sous cette seule étiquette, comme il le ferait dans un seul dossier. Si vous préférez cette approche, utilisez « Déplacer vers » plutôt que « Étiquettes ».

Archivage avec les étiquettes : lorsque vous cliquez sur « Archiver » dans Gmail, vous ne déplacez pas l’e-mail dans un « dossier Archive » — l’archivage supprime simplement l’étiquette « Boîte de réception ». L’e-mail reste dans « Tous les messages » et conserve toutes les autres étiquettes que vous lui avez attribuées. Il disparaît simplement de votre boîte de réception.

Les étiquettes dans d'autres clients de messagerie

Gmail a popularisé les étiquettes, mais tous les clients de messagerie ne les utilisent pas.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird: Ils utilisent des dossiers traditionnels. Vous faites glisser un e-mail dans un dossier, et il y reste. Un emplacement par e-mail.

Spark: Spark s'adapte au système d'organisation natif de votre fournisseur de messagerie. Il prend en charge les étiquettes Gmail (y compris l'application de plusieurs étiquettes) et les dossiers Outlook, en les présentant de manière naturelle pour ce service tout en vous permettant de les gérer depuis une interface unique et unifiée. Spark s'adapte à ce que votre service de messagerie prend en charge nativement.

Certains clients de messagerie appellent les étiquettes « tags » ou « catégories », mais le principe reste le même. Plusieurs tags par e-mail, tous pointant vers le même message.

Meilleurs conseils pour tirer le meilleur parti des étiquettes

Créez une structure d'étiquettes à l'avance. Prenez un moment pour faire défiler votre boîte de réception et noter les grandes catégories de correspondance — cela vous permettra de configurer votre boîte de réception pour trier et filtrer les messages et vous faire gagner du temps. Étiquettes courantes : Projets, Clients, Priorité, En attente de réponse, Référence.

Utilisez un code couleur. Attribuer des couleurs à vos étiquettes vous aide à repérer rapidement leur niveau de priorité et à identifier les e-mails par type — par exemple, tous les messages de votre patron ou du PDG peuvent porter l’étiquette « VIP » en rouge. 

Imbriquez les étiquettes pour créer une hiérarchie. L’imbrication des étiquettes peut être comparée à la création de dossiers et de sous-dossiers pour organiser vos e-mails. Vous pouvez avoir une étiquette principale « Clients » avec des sous-étiquettes portant le nom de chaque client.

Automatisez avec des filtres. Ce type d'automatisation rend le système d'étiquettes de Gmail bien plus efficace que le glisser-déposer manuel des e-mails dans des dossiers — vous le configurez une fois, et votre boîte de réception s'organise toute seule. Créez des filtres pour appliquer automatiquement des étiquettes en fonction de l'expéditeur, de l'objet, de mots-clés ou d'autres critères.

N'abusez pas des étiquettes. Les étiquettes Gmail améliorent la facilité de recherche en permettant aux utilisateurs de trouver des e-mails via des requêtes de recherche et des filtres basés sur les étiquettes appliqués. Mais si chaque e-mail comporte 10 étiquettes, vous perdez tout l'intérêt du système. Soyez sélectif.

Révisez et nettoyez. Quand vous supprimez un e-mail, il est retiré de tous les étiquettes et de votre boîte de réception. Supprimez périodiquement les anciennes étiquettes que vous n'utilisez plus pour garder votre système propre.

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