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定義
💡 メールのラベル: メッセージを整理・分類するために付けるタグです。 紙のファイルに貼る付箋のようなものだと考えてください。 1つのメールに複数のラベルを付けることができ、そのメールは各ラベルの下に表示されます。
ラベルでできること
メールを「Work」「Family」「To-Do」のようなカテゴリに整理するために、ラベルを作成できます。
ただし、ラベルがフォルダと異なるのはここです。1つのメールに同時に5つの異なるラベルを付けることができ、重複を作成することなく、それぞれのラベルの下に同時に表示されます。 たとえば、その顧客への請求書には「Client A」「Invoices」「January」「Paid」といったラベルを同時に付けられます。 それらのラベルのどれをクリックしても、同じメールが一覧に表示されます。
ラベルはフォルダとは異なります。 ラベルにアクセスできるのはあなただけで、メールの相手には表示されません。 完全に非公開です。 メールを送信しても、あなたのラベルが一緒に送られることはありません。 受信者には、あなたがそのメッセージをどう分類しているかはわかりません。
たとえば Gmail のラベルはメールの保存場所を変更しません。メールは Inbox や元の場所に残ったままですが、異なるラベルの下で表示できるため、見つけやすくなり、分類もしやすくなります。 メールを移動しているわけではありません。 タグ付けしているのです。
ラベルとフォルダ
違いは、1つのメールがいくつのカテゴリに属せるかにあります。
フォルダは実際の書類棚のように機能します。 メールをフォルダに追加するのは、紙のファイルを引き出しの中にしまい込むようなものです。ファイルがどの時点でも特定の引き出しの中にしか存在できないのと同じように、メールも1つのフォルダにしか保存できません。 別の場所に移動するとどうなるでしょうか？ 元のフォルダからは消えます。 重複を作成しない限り、同時に2か所に置くことはできません。
ラベルはタグのように機能します。 ラベルは、紙のファイルに貼った Post-it のようなものだと考えてください。 Gmail では、メールのコピーを作らなくても、1つのメールに好きなだけラベルを追加できます。 つまり、1つのメッセージを同時に複数のカテゴリに属させることができます。
この複数タグ付け機能は Gmail の大きな特長です。フォルダのような固定的な階層に縛られず、プロジェクト、顧客、ステータス、日付ごとにメールを整理できます。
Outlook などの他のメールクライアントではフォルダを使用します。 Gmail ではラベルを使用します。 Outlook、Apple Mail、その他のメールプログラムを通じて Gmail アカウントにアクセスすると、ラベルはフォルダとして表示されます—これは、Gmail の IMAP 実装で各ラベルがデスクトップクライアント内のフォルダに対応付けられているためです。
Gmail でラベルを使う方法
最大 5,000 個のラベルを作成できます。 基本的な流れは次のとおりです：
ラベルを作成する: Gmail ウィンドウの左側にあるラベル一覧の一番下までスクロールし、「More」をクリックしてから、さらに下へスクロールして「Create new label」をクリックします。 Hiver 好きな名前を付けてください。 親ラベルの下にラベルを入れ子にして、フォルダ内のフォルダのようなサブカテゴリを作成することもできます。
メールにラベルを付ける: ラベルを付けたいメールの横にあるチェックボックスをオンにし、上部の Labels をクリックして、適用したいラベルを選択します。 同じメールに複数のラベルを適用できます。
フォルダのようにラベルを使う: Move to ツールを使うと、選択したラベルがそのスレッドに割り当てられ、他のすべてのラベルが削除されます。 これは従来のフォルダの動作を再現したものです。 そのメールはその1つのラベルの下にのみ表示され、単一のフォルダにある場合と同じです。 その方法を好むなら、「Labels」ではなく「Move to」を使ってください。
ラベルを付けたまま Archive する：Gmail で「Archive」を押しても、メールが「Archive folder」に移動するわけではありません—Archive は単に Inbox ラベルを外すだけです。 メールは All Mail に残り、付けた他のラベルも保持されます。 Inbox の表示から消えるだけです。
他のメールクライアントのラベル
Gmail によってラベルは広まりましたが、すべてのメールクライアントがそれを使っているわけではありません。
Outlook、Apple Mail、Thunderbird: これらは従来のフォルダを使用します。 メールをフォルダにドラッグすると、そのメールはそのフォルダに入ります。 メールごとに保存場所は1つです。
Spark: Spark は、お使いのメールプロバイダのネイティブな整理方式に適応します。 Gmail のラベルに対応（複数ラベル付けを含む）し、Outlook のフォルダにも対応しています。各サービスに自然になじむ形で表示しつつ、単一の統合インターフェースから管理できます。 Spark は、メールサービスが本来採用している方式に合わせて動作します。
メールクライアントによっては、ラベルを「タグ」や「カテゴリ」と呼ぶことがありますが、考え方は同じです。 メールごとに複数のタグを付けられ、どれも同じメッセージを指します。
ラベルを最大限活用するためのヒント
最初にラベル構成を作る。 少し時間を取って受信トレイを見返し、一般的なやり取りのカテゴリを書き出してみましょう—そうすることで、時間を節約できるように、やり取りを分類・絞り込みできる形で受信トレイを設定できます。 よくあるラベル: Projects、Clients、Priority、Waiting on Reply、Reference。
色分けを使う。 ラベルを色分けすると、優先度をすばやく把握し、種類ごとに受信メールを識別しやすくなります—たとえば、上司や CEO からのメールすべてに赤い「VIP」ラベルを付けることができます。
階層化のためにラベルを入れ子にする。 ラベルの入れ子構造は、メールを整理するためにフォルダやサブフォルダを作ることにたとえられます。 たとえば、親ラベルとして「Clients」を作成し、その下に各顧客名のサブラベルを置くことができます。
フィルタで自動化する。 この種の自動化により、Gmail のラベルシステムは、メールを手動でフォルダにドラッグするよりもはるかに効率的になります—一度設定すれば、受信トレイが自動的に整理されます。 送信者、件名、キーワード、その他の条件に基づいてラベルを自動適用するフィルタを作成しましょう。
ラベルを付けすぎない。 Gmail のラベルは、適用したラベルに基づく検索クエリやフィルタでメールを見つけられるようにし、検索性を高めます。 しかし、すべてのメールに 10 個のラベルを付けてしまうと、本来の目的が失われます。 厳選して使いましょう。
見直して整理する。 メールを削除すると、すべてのラベルと Inbox から削除されます。 使わなくなった古いラベルは定期的に削除して、整理された状態を保ちましょう。