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Definição
💡 Labels no email: Tags que você aplica às mensagens para organizá-las e categorizá-las. Pense nelas como notas adesivas em arquivos físicos. Um email pode ter vários labels e aparecerá em cada um deles.
O que os labels fazem
Para organizar seus emails em categorias como "Work", "Family" ou "To-Do", você pode criar labels.
Mas aqui está o que torna os labels diferentes das pastas: um email pode ter cinco labels diferentes ao mesmo tempo e aparecer em cada um deles simultaneamente sem criar duplicatas. Essa fatura de cliente pode receber os labels "Client A", "Invoices", "January" e "Paid" ao mesmo tempo. Clique em qualquer um desses labels e você verá o mesmo email listado ali.
Labels são diferentes de pastas. Somente você pode acessar seus labels, e as pessoas para quem você envia emails não os recebem. Eles são totalmente privados. Quando você envia um email, nenhum dos seus labels é enviado com ele. O destinatário não faz ideia de como você categorizou a mensagem dele.
Os labels do Gmail, por exemplo, não alteram a localização dos emails; eles permanecem na Inbox ou em seu local original, mas podem ser visualizados sob diferentes labels, aumentando a visibilidade e a categorização. Você não está movendo emails de lugar. Você está apenas marcando-os.
Labels vs. pastas
A diferença se resume a quantas categorias um email pode ter.
Pastas funcionam como arquivos físicos. Quando você adiciona um email a uma pasta, é como guardar um documento de papel dentro de uma gaveta e, assim como um arquivo só pode existir dentro de uma gaveta específica em um determinado momento, um email só pode ser armazenado em uma pasta. Moveu para outro lugar? Ele desaparece da pasta original. Você não pode tê-lo em dois lugares ao mesmo tempo, a menos que crie duplicatas.
Labels funcionam como tags. Pense em um label como um Post-it preso a um documento de papel. O Gmail permite adicionar quantos labels você quiser a um email sem precisar fazer uma cópia do email. Isso significa que uma mensagem pode pertencer a várias categorias ao mesmo tempo.
Essa capacidade de usar várias tags é o grande diferencial do Gmail, o que significa que você pode organizar emails por projeto, cliente, status e data sem as hierarquias rígidas que as pastas impõem.
Outros clientes de email, como o Outlook, usam pastas. O Gmail usa labels. Se você acessar sua conta do Gmail pelo Outlook, Apple Mail ou qualquer outro programa de email, os labels aparecerão como pastas—a implementação IMAP do Gmail mapeia cada label para uma pasta no seu cliente de desktop.
Como usar labels no Gmail
Você pode criar até 5.000 labels. Aqui está o fluxo básico:
Criando um label: Role até o fim da lista de labels localizada no lado esquerdo da janela do Gmail, clique em 'More', depois role mais um pouco e clique em 'Create new label'. Hiver Dê o nome que quiser. Você também pode aninhar labels sob labels principais para criar subcategorias, como pastas dentro de pastas.
Adicionando labels aos emails: Marque a caixa ao lado do email que você quer rotular e, na parte superior, clique em Labels e selecione o label que deseja aplicar. Você pode aplicar vários labels ao mesmo email.
Usando labels como pastas: Quando você usa a ferramenta Move to, ela atribui o label selecionado à conversa e remove todos os outros labels. Isso imita o comportamento tradicional das pastas. O email aparece apenas sob aquele único label, assim como apareceria em uma única pasta. Se você prefere essa abordagem, use "Move to" em vez de "Labels".
Arquivando com labels: Quando você pressiona "Archive" no Gmail, não está movendo o email para uma "pasta Archive"—Archive simplesmente remove o label Inbox. O email permanece em All Mail e mantém quaisquer outros labels que você tenha aplicado. Ele apenas desaparece da visualização da sua caixa de entrada.
Labels em outros clientes de email
O Gmail popularizou os labels, mas nem todo cliente de email os utiliza.
Outlook, Apple Mail, Thunderbird: eles usam pastas tradicionais. Você arrasta um email para uma pasta, e ele passa a ficar nessa pasta. Um local por email.
Spark: o Spark se adapta ao sistema de organização nativo do seu provedor de email. Ele oferece suporte aos labels do Gmail (incluindo vários labels no mesmo email) e às pastas do Outlook, apresentando-os de uma forma natural para esse serviço e permitindo que você os gerencie em uma única interface unificada. O Spark se adapta a qualquer sistema que o seu serviço de email use nativamente.
Alguns clientes de email chamam labels de "tags" ou "categorias", mas o conceito é o mesmo. Várias tags por email, todas apontando para a mesma mensagem.
Principais dicas para aproveitar melhor os labels
Crie uma estrutura de labels desde o início. Reserve um momento para percorrer sua caixa de entrada e anotar categorias gerais de correspondência—isso permitirá configurar sua caixa de entrada para classificar e filtrar mensagens, economizando seu tempo. Labels comuns: Projects, Clients, Priority, Waiting on Reply, Reference.
Use um código de cores. Usar cores nos seus labels ajudará você a identificar rapidamente a prioridade deles e a reconhecer emails recebidos por tipo—por exemplo, todos os emails do seu chefe ou CEO podem ter o label "VIP" em vermelho.
Aninhe labels para criar hierarquia. Aninhar labels pode ser comparado à criação de pastas e subpastas para organizar seus emails. Você pode ter um label principal "Clients" com sublabels para o nome de cada cliente abaixo dele.
Automatize com filtros. Esse tipo de automação torna o sistema de labels do Gmail muito mais eficiente do que arrastar emails manualmente para pastas—você configura uma vez, e sua caixa de entrada se organiza sozinha. Crie filtros para aplicar labels automaticamente com base no remetente, assunto, palavras-chave ou outros critérios.
Não exagere nos labels. Os labels do Gmail melhoram a capacidade de busca ao permitir que os usuários encontrem emails por meio de consultas de pesquisa e filtros baseados nos labels aplicados. Mas, se todo email tiver 10 labels, você perde o propósito. Seja seletivo.
Revise e faça uma limpeza. Quando você exclui um email, ele é removido de todos os labels e da sua caixa de entrada. Exclua periodicamente os labels antigos que você não usa mais para manter seu sistema limpo.
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