什么是电子邮件中的标签？Gmail 标签与文件夹的区别解析

定义

💡 电子邮件中的标签：你应用到邮件上的标记，用于整理和分类邮件。可以把它们想象成贴在纸质文件上的便签。一封电子邮件可以有多个标签，并且会显示在每个标签下。

要将电子邮件整理到“Work”“Family”或“To-Do”等类别中，你可以创建标签。

但标签与文件夹的不同之处在于：一封电子邮件可以同时拥有五个不同的标签，并且会同时显示在这些标签下，而不会创建重复副本。那张客户发票可以同时被标记为“Client A”“Invoices”“January”和“Paid”。点击其中任何一个标签，你都会看到同一封邮件列在其中。

标签不同于文件夹。只有你可以访问自己的标签，而与你通信的人看不到这些标签。它们是完全私密的。当你发送电子邮件时，你的任何标签都不会随邮件一起发送。收件人不会知道你是如何对他们的邮件进行分类的。

例如，Gmail 标签不会改变电子邮件的位置；邮件仍保留在 Inbox 或其原始位置，但可以在不同标签下查看，从而提升可见性和分类效果。你并不是在移动电子邮件。你是在给它们打标签。

区别归根结底在于一封电子邮件可以属于多少个类别。

文件夹的工作方式就像实体文件柜。当你把电子邮件放入一个文件夹时，就像把纸质文件塞进抽屉里一样；正如一份文件在任意时刻只能存在于某一个抽屉中，一封电子邮件也只能存放在一个文件夹里。把它移到别处？它就会从原来的文件夹中消失。除非你创建副本，否则它无法同时存在于两个地方。

标签的工作方式就像标记。可以把标签看作贴在纸质文件上的一张 Post-it 便签。 Gmail 允许你为一封电子邮件添加任意数量的标签，而无需复制该邮件。这意味着一条消息可以同时属于多个类别。

这种多重标记能力是 Gmail 的一大核心优势，这意味着你可以按项目、客户、状态和日期来整理邮件，而不必受文件夹强加的僵化层级结构限制。

Outlook 等其他电子邮件客户端使用文件夹。 Gmail 使用标签。如果你通过 Outlook、Apple Mail 或任何其他电子邮件程序访问 Gmail 账户，标签会显示为文件夹—Gmail 的 IMAP 实现会将每个标签映射为桌面客户端中的一个文件夹。

你最多可以创建 5,000 个标签。基本流程如下：

创建标签：滚动到 Gmail 窗口左侧标签列表的底部，点击“More”，然后继续向下滚动并点击“Create new label”。 Hiver 将其命名为你想要的任何名称。你还可以将标签嵌套在父标签下，创建子类别，就像文件夹中的文件夹一样。

为电子邮件添加标签：勾选要添加标签的电子邮件旁边的复选框，然后在顶部点击 Labels 并选择要应用的标签。你可以为同一封电子邮件应用多个标签。

像使用文件夹一样使用标签：当你使用 Move to 工具时，它会将你选择的标签分配给该会话，并移除所有其他标签。这会模拟传统文件夹的行为。该电子邮件只会显示在那一个标签下，就像它只存在于单个文件夹中一样。如果你更喜欢这种方式，请使用“Move to”而不是“Labels”。

使用标签归档：当你在 Gmail 中点击“Archive”时，并不是将邮件移动到“Archive 文件夹”—Archive 只是移除了 Inbox 标签。邮件会保留在 All Mail 中，并保留你应用的任何其他标签。它只是从你的收件箱视图中消失。

Gmail 让标签变得流行，但并不是每个电子邮件客户端都使用它们。

Outlook、Apple Mail、Thunderbird：这些使用传统文件夹。你把电子邮件拖到某个文件夹中，它就存放在那个文件夹里。每封电子邮件只有一个位置。

Spark：Spark 会适配你的电子邮件服务提供商原生的组织系统。它支持 Gmail 标签（包括多标签）和 Outlook 文件夹，并以符合相应服务习惯的方式呈现它们，同时让你能够通过单一统一的界面进行管理。 Spark 会适配你的电子邮件服务原生使用的方式。

有些电子邮件客户端将标签称为“标记”或“类别”，但概念是一样的。一封电子邮件可以有多个标记，它们都指向同一条消息。

提前创建标签结构。花点时间浏览你的收件箱，并列出一般的邮件往来类别—这样你就可以设置收件箱来整理和筛选邮件，从而节省时间。常见标签：Projects、Clients、Priority、Waiting on Reply、Reference。

使用颜色编码。 为标签设置颜色编码可以帮助你快速判断其优先级，并按类型识别收到的电子邮件—例如，来自你的老板或 CEO 的所有邮件都可以带有红色的“VIP”标签。

使用嵌套标签建立层级。 标签嵌套可以类比为创建文件夹和子文件夹来组织电子邮件。你可以有一个“Clients”父标签，并在其下为每位客户名称创建子标签。

使用过滤器自动化。这种自动化让 Gmail 的标签系统比手动将电子邮件拖入文件夹高效得多—你只需设置一次，收件箱就会自行整理。根据发件人、主题、关键词或其他条件创建过滤器，以自动应用标签。

不要过度使用标签。 Gmail 标签通过让用户基于已应用标签使用搜索查询和过滤器来查找电子邮件，从而提升可搜索性。但如果每封电子邮件都有 10 个标签，那就失去了意义。要有选择性。

定期检查并清理。当你删除一封电子邮件时，它会从所有标签和你的收件箱中移除。定期删除不再使用的旧标签，让你的系统保持整洁。