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Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡Follow-up-Erinnerung: Eine Notiz, die Sie an einer gesendeten oder empfangenen E-Mail setzen und die diese zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder in Ihr Blickfeld rückt. Normalerweise, weil Sie auf eine Antwort warten oder selbst jemandem eine Antwort schuldig sind.
Warum "Ich denke schon daran, nachzufassen" selten funktioniert
Wenn Sie mehrere Konten und Dutzende laufender Threads pro Tag verwalten, werden Sie es höchstwahrscheinlich nicht tun. Das Angebot, das Sie am Dienstag gesendet haben, ist am Mittwochnachmittag bereits drei Bildschirme tief vergraben.
Ein Kunde, der nie eine Rückmeldung erhält, geht davon aus, dass Sie es versäumt haben, selbst wenn Sie nur auf seine Antwort gewartet haben. Aber ein Geschäft, das scheitert, weil sich niemand zum richtigen Zeitpunkt zurückgemeldet hat, ist genau die Art von kleinem Versäumnis, das sich über ein Quartal hinweg zu echtem Schaden summiert – und nicht nur ein Ärgernis im Posteingang ist.
Eine Follow-up-Erinnerung löst ein eng umrissenes Problem gut: Sie müssen sich nicht mehr merken, ob Sie "darauf eine Antwort erhalten haben".
Erinnerungen an gesendeten vs. empfangenen E-Mails
Das funktioniert in zwei Richtungen, und sie lösen unterschiedliche Probleme.
Bei etwas, das Sie gesendet haben: Sie warten auf die Antwort einer anderen Person. Legen Sie die Erinnerung fest, wenn Sie auf Senden klicken, und wenn die Person nicht rechtzeitig antwortet, taucht die E-Mail wieder auf, sodass Sie sie erinnern können.
Bei etwas, das Sie empfangen haben: Sie sind jemandem eine Antwort schuldig, können ihr aber gerade nicht gerecht werden. Die Erinnerung bringt sie zu einem besseren Zeitpunkt wieder zurück, anstatt sie unter allem zu vergraben, was danach kommt.
Verwechseln Sie dies nicht mit dem Auf Wiedervorlage legen. Beim Auf-Wiedervorlage-Legen wird eine Nachricht einfach bis später ausgeblendet, ohne jede Bedingung. Das ist eine andere Aufgabe. Eine Follow-up-Erinnerung ist normalerweise an eine Bedingung geknüpft (erinnere mich nur, wenn niemand antwortet) oder aus einem bestimmten, mit dem Thread verbundenen Grund geplant.
Manche Leute versuchen stattdessen, eine Lesebestätigung zu verwenden, in der Annahme, dass "sie hat es geöffnet" darüber Aufschluss gibt, ob man nachfassen sollte. Das tut es nicht, jedenfalls nicht zuverlässig. Eine E-Mail zu öffnen ist nicht dasselbe wie die Absicht zu antworten, und viele Menschen lesen auf ihrem Telefon und haben es vergessen, bis sie am Schreibtisch sind. Eine Erinnerung, die an eine echte Frist gebunden ist, funktioniert besser, als aus einer Lesebestätigung zu raten.
So legen Sie eine Follow-up-Erinnerung fest
In Gmail: Gmails Variante sind Nudges, und sie ist automatisch, statt etwas, das Sie pro E-Mail konfigurieren. Gmail markiert gesendete Nachrichten, bei denen es ein Nachfassen für nötig hält, sowie E-Mails, die Sie zu beantworten vergessen haben, direkt oben in Ihrem Posteingang. Um Nudges ein- oder auszuschalten, gehen Sie zu Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein und suchen Sie den Bereich Nudges.
In Outlook:
- Öffnen oder wählen Sie die Nachricht aus.
- Gehen Sie zu Start (oder Nachricht) > Nachverfolgung > Erinnerung hinzufügen.
- Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus und wählen Sie dann OK.
Ein Glockensymbol erscheint auf der Nachricht, und sie landet auch in Ihrer Aufgabenliste. Sie können eine Nachricht, die Sie an einen Empfänger senden, auf die gleiche Weise über die Registerkarte Nachricht kennzeichnen.
In Spark:
- Tippen Sie beim Schreiben oder Beantworten einer E-Mail auf das Erinnerungssymbol am unteren Rand des Editors.
- Wählen Sie eine voreingestellte Zeit aus oder wählen Sie Datum auswählen für einen individuellen Zeitpunkt (bis zu zwei Monate im Voraus).
- Senden.
Um eine Erinnerung für eine bereits gesendete E-Mail festzulegen, öffnen Sie den Ordner Gesendet, wählen Sie die Nachricht aus und wählen Sie im Aktionsmenü Erinnere mich. Alle Ihre aktiven Erinnerungen befinden sich im Ordner Erinnerungen in der Seitenleiste, wo Sie sie anpassen oder löschen können.
Wenn die Menünamen von Outlook nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, deckt der Leitfaden von Microsoft zu Follow-up-Erinnerungen die aktuelle Version ab.
So sorgen Sie dafür, dass Follow-up-Erinnerungen Ihren Tag wirklich verändern
Eine Erinnerung hilft nur, wenn Sie darauf reagieren, daher machen ein paar Dinge den Unterschied.
Setzen Sie realistische Zeitfenster. Drei Tage für eine interne Frage, ein bis zwei Wochen für alles, was die Freigaben eines Kunden erfordert. Wenn Sie jede Erinnerung auf morgen setzen, wird morgen einfach überfüllt.
Löschen Sie Erinnerungen in dem Moment, in dem sie erledigt sind. Eine veraltete Erinnerung für einen bereits abgeschlossenen Thread ist nur unnötiger Ballast mit zusätzlichen Schritten.
Und nutzen Sie die Erinnerung auf der Senderseite häufiger, als Sie es wahrscheinlich tun. Die meisten Menschen denken nur daran, Erinnerungen für eingehende Mails zu setzen, aber gerade die E-Mails, auf deren Antwort Sie warten, sterben am ehesten still, wenn niemand nachhakt.