The Spark Team 
Ваша. Розумна. Пошта.
Швидкий, кросплатформний поштовий клієнт, створений фільтрувати зайвий шум, щоб ви могли зосередитися на тому, що справді важливо.
Визначення
💡Нагадування про лист без відповіді: Нотатка, яку ви встановлюєте на надісланий чи отриманий лист, щоб він знову привернув вашу увагу в певний час. Зазвичай тому, що ви чекаєте на відповідь або самі маєте комусь відповісти.
Чому "я не забуду відповісти" рідко спрацьовує
Якщо ви керуєте кількома обліковими записами й десятками активних гілок листування на день, ви найімовірніше забудете. Пропозиція, яку ви надіслали у вівторок, вже до середи по обіді опиняється на три екрани нижче.
Клієнт, який не отримує відповіді, припускає, що ви його підвели, навіть якщо ви просто чекали на його відповідь. Але угода, що зривається, бо ніхто вчасно не повернувся до неї, — це саме той дрібний провал, який за квартал перетворюється на реальну шкоду, а не просто незручність у папці вхідних.
Нагадування про лист без відповіді добре вирішує вузьку проблему: воно позбавляє потреби тримати в голові думку "а чи отримав я відповідь на це".
Нагадування про листи, які ви надсилаєте, проти листів, які ви отримуєте
Це працює у двох напрямках, і вони вирішують різні проблеми.
На тому, що ви надіслали: ви чекаєте на чиюсь відповідь. Встановіть нагадування, коли натискаєте «Надіслати», і якщо вам не відповідять вчасно, лист знову з'явиться, щоб ви могли нагадати про себе.
На тому, що ви отримали: ви маєте комусь відповісти, але зараз не можете зробити це належним чином. Нагадування поверне лист у зручніший момент, а не залишить його похованим під усім, що надійшло після нього.
Не плутайте це з відкладанням. Відкладання просто ховає повідомлення до пізнішого часу, без жодної умови. Це інша робота. Нагадування про лист без відповіді зазвичай умовне (нагадай мені лише, якщо ніхто не відповість) або заплановане з конкретної причини, пов'язаної з тією гілкою листування.
Дехто намагається натомість використовувати звіт про отримання, вважаючи, що «вони його відкрили» підкаже, чи варто нагадувати. Це не так, принаймні не надійно. Відкриття листа — це не те саме, що намір відповісти, і чимало людей читають на телефоні, а поки дістануться до столу — забувають. Нагадування, прив'язане до реального дедлайну, працює краще, ніж здогади за звітом про відкриття.
Як встановити нагадування про лист без відповіді
У Gmail: версія Gmail — це Nudges, і вона автоматична, а не така, що налаштовується для кожного листа окремо. Gmail позначає надіслані повідомлення, які, на його думку, потребують нагадування, а також листи, на які ви забули відповісти, прямо вгорі папки вхідних. Щоб увімкнути чи вимкнути Nudges, перейдіть до Налаштування > Переглянути всі налаштування > Загальні й знайдіть розділ Nudges.
В Outlook:
- Відкрийте або виберіть повідомлення.
- Перейдіть до Головна (або Повідомлення) > Створити нагадування > Додати нагадування.
- Виберіть дату й час, потім натисніть OK.
На повідомленні з'явиться значок дзвіночка, і воно також потрапить до вашого списку завдань. Ви можете так само позначити повідомлення, яке надсилаєте отримувачу, на вкладці Повідомлення.
Зі Spark:
- Пишучи або відповідаючи на лист, торкніться значка нагадування внизу редактора.
- Виберіть заготовлений час або натисніть «Вибрати дату» для власного варіанта (до двох місяців наперед).
- Надсилання.
Щоб встановити нагадування на вже надісланий лист, відкрийте папку «Надіслані», виберіть повідомлення й натисніть «Нагадати мені» в меню дій. Усі ваші активні нагадування зберігаються в папці «Нагадування» на бічній панелі, де ви можете їх змінювати чи очищати.
Якщо назви меню в Outlook не збігаються з тим, що ви бачите, посібник Microsoft із нагадувань про листи без відповіді охоплює поточну версію.
Як зробити, щоб нагадування про листи без відповіді справді змінювали ваш день
Нагадування допомагає лише тоді, коли ви на нього реагуєте, тож кілька речей мають значення.
Встановлюйте реалістичні проміжки. Три дні для внутрішнього питання, тиждень чи два для будь-чого, що потребує власних погоджень клієнта. Встановлення кожного нагадування на завтра просто означає, що завтра буде перевантаженим.
Очищайте нагадування щойно питання вирішене. Застаріле нагадування для вже закритої гілки — це просто безлад із зайвими кроками.
І використовуйте нагадування на боці надісланих частіше, ніж ви це, ймовірно, робите. Більшість людей думають про встановлення нагадувань лише на вхідні листи, але саме листи, на відповідь яких ви чекаєте, найімовірніше тихо зникнуть, якщо ніхто про них не нагадає.