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Definición
💡Recordatorio de seguimiento: Una nota que estableces en un correo, enviado o recibido, que lo vuelve a poner en tu atención en un momento específico. Normalmente porque estás esperando una respuesta, o porque le debes una a alguien.
Por qué "recordaré hacer el seguimiento" rara vez funciona
Si estás gestionando varias cuentas y decenas de conversaciones cambiantes al día, lo más probable es que no lo hagas. La propuesta que enviaste el martes ya está tres pantallas más abajo el miércoles por la tarde.
Un cliente que nunca recibe respuesta asume que dejaste caer la pelota, incluso si solo estabas esperando su respuesta. Pero que un trato se enfríe porque nadie retomó el contacto en el momento adecuado es exactamente el tipo de pequeño fallo que se acumula hasta causar un daño real a lo largo de un trimestre, no solo una molestia en la bandeja de entrada.
Un recordatorio de seguimiento resuelve bien un problema concreto: elimina por completo la necesidad de retener en tu cabeza el "¿me respondieron a esto?".
Recordatorios en correos que envías vs. correos que recibes
Esto funciona en dos direcciones, y resuelven problemas diferentes.
En algo que enviaste: estás esperando la respuesta de otra persona. Establece el recordatorio al pulsar enviar y, si no responden a tiempo, el correo vuelve a aparecer para que puedas darles un empujoncito.
En algo que recibiste: le debes una respuesta a alguien, pero no puedes hacerle justicia en este momento. El recordatorio lo trae de vuelta en un mejor momento en lugar de dejarlo enterrado bajo todo lo que viene después.
No confundas esto con posponer. Posponer solo oculta un mensaje hasta más tarde, sin ninguna condición asociada. Esa es una función diferente. Un recordatorio de seguimiento suele ser condicional (recuérdamelo solo si nadie responde) o programado por una razón específica vinculada a esa conversación.
Algunas personas intentan usar un acuse de lectura en su lugar, con la teoría de que "lo abrieron" te indica si debes hacer el seguimiento. No lo hace, al menos no de forma fiable. Abrir un correo no es lo mismo que tener la intención de responder, y mucha gente lo lee en el teléfono y lo olvida para cuando está frente al escritorio. Un recordatorio vinculado a un plazo real funciona mejor que adivinar a partir de un acuse de lectura.
Cómo establecer un recordatorio de seguimiento
En Gmail: la versión de Gmail son las Sugerencias, y es automática en lugar de algo que configuras por correo. Gmail marca los mensajes enviados que cree que necesitan un seguimiento y los correos que olvidaste responder, justo en la parte superior de tu bandeja de entrada. Para activar o desactivar las Sugerencias, ve a Configuración > Ver toda la configuración > General y busca la sección Sugerencias.
En Outlook:
- Abre o selecciona el mensaje.
- Ve a Inicio (o Mensaje) > Seguimiento > Agregar recordatorio.
- Elige una fecha y hora, luego selecciona Aceptar.
Aparece un icono de campana en el mensaje, y también llega a tu lista de Tareas pendientes. Puedes marcar un mensaje que estás enviando a un destinatario de la misma manera desde la pestaña Mensaje.
En Spark:
- Mientras escribes o respondes un correo, toca el icono de recordatorio en la parte inferior del redactor.
- Elige una hora predefinida, o selecciona Elegir fecha para algo personalizado (hasta dos meses en adelante).
- Enviar.
Para establecer uno en un correo que ya has enviado, abre la carpeta Enviados, selecciona el mensaje y elige Recordarme en el menú de acciones. Todos tus recordatorios activos se encuentran en la carpeta Recordatorios de la barra lateral, donde puedes ajustarlos o eliminarlos.
Si los nombres del menú de Outlook no coinciden con lo que ves, la guía de recordatorios de seguimiento de Microsoft cubre la versión actual.
Cómo lograr que los recordatorios de seguimiento realmente cambien tu día
Un recordatorio solo ayuda si actúas en consecuencia, así que unas pocas cosas marcan la diferencia.
Establece plazos realistas. Tres días para una pregunta interna, una o dos semanas para cualquier cosa que necesite las aprobaciones propias de un cliente. Poner todos los recordatorios para mañana solo significa que mañana estará abarrotado.
Elimina los recordatorios en el momento en que se resuelvan. Un recordatorio obsoleto de una conversación que ya está cerrada es solo desorden con pasos adicionales.
Y usa el recordatorio en el lado de envío más de lo que probablemente lo haces. La mayoría de la gente solo piensa en establecer recordatorios en el correo entrante, pero los correos cuya respuesta estás esperando son los que tienen más probabilidades de morir silenciosamente si nadie los impulsa.