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高速かつクロスプラットフォームなメールアプリは、重要なことに集中できるように設計されています。
定義
💡フォローアップのリマインダー: 送信または受信したメールに設定するメモで、特定の時間にそのメールを再び注意を引くように表示します。 通常は、返信を待っているとき、または自分が誰かに返信する必要があるときに使います。
「フォローアップは覚えておく」がうまくいくことがほとんどない理由
複数のアカウントと1日に数十もの進行中のスレッドを管理している場合、まず覚えていられないでしょう。 火曜日に送った提案書は、水曜日の午後にはすでに数画面分下に埋もれています。
返信をもらえないクライアントは、たとえあなたが相手の回答を待っていただけだとしても、あなたが対応を怠ったと思い込みます。 しかし、誰も適切なタイミングで連絡を取らなかったために商談が冷めてしまうのは、まさに四半期を通じて実際の損害へと積み重なっていく類の小さな失敗であり、単なる受信トレイの煩わしさではありません。
フォローアップのリマインダーは、狭い問題をうまく解決します。それは「これについて返信があったかどうか」を頭の中に留めておく必要を完全になくすことです。
送信したメールと受信したメールのリマインダーの違い
これには二つの方向性があり、それぞれ異なる問題を解決します。
送信したメールの場合: あなたは相手の回答を待っています。 送信するときにリマインダーを設定しておけば、相手が期限内に返信しない場合、メールが再表示され、催促できます。
受信したメールの場合: あなたは誰かに返信する必要がありますが、今はきちんと対応できません。 リマインダーがより良いタイミングでそのメールを再表示してくれるので、その後に来るすべてのメールの下に埋もれてしまうことがありません。
これをスヌーズと混同しないでください。 スヌーズは単にメッセージを後で表示するために非表示にするだけで、条件は付いていません。 それは別の役割です。 フォローアップのリマインダーは通常、条件付き（誰も返信しない場合のみ通知する）か、そのスレッドに関連した特定の理由でスケジュールされます。
「相手が開封した」ことでフォローアップすべきかどうかがわかるという考えから、代わりに既読通知を使おうとする人もいます。 しかし、それは確実にはわかりません。 メールを開くことと返信するつもりであることは同じではなく、多くの人はスマートフォンで読んで、デスクに着く頃には忘れてしまいます。 実際の締め切りに紐づけたリマインダーは、開封通知から推測するよりもうまく機能します。
フォローアップのリマインダーを設定する方法
Gmailの場合: GmailのバージョンはNudges（ナッジ）で、メールごとに設定するものではなく自動的に機能します。 Gmailはフォローアップが必要だと判断した送信メッセージや、あなたが返信を忘れているメールを、受信トレイの一番上に表示します。 ナッジのオン・オフを切り替えるには、設定 > すべての設定を表示 > 全般 に移動し、ナッジのセクションを探します。
Outlookの場合:
- メッセージを開くか選択します。
- ホーム（またはメッセージ） > フォローアップ > アラームの追加 に移動します。
- 日付と時刻を選択し、OKを選択します。
ベルアイコンがメッセージに表示され、To Doリストにも追加されます。 受信者に送信するメッセージにも、メッセージタブから同じ方法でフラグを付けられます。
Sparkの場合：
- メールを作成または返信している間に、作成画面の下部にあるリマインダーアイコンをタップします。
- プリセットの時間を選択するか、カスタム設定（最大2か月先まで）には「日付を選択」を選びます。
- 送信します。
すでに送信したメールに設定するには、送信済みフォルダを開いてメッセージを選択し、アクションメニューから「リマインド」を選びます。 アクティブなリマインダーはすべてサイドバーのリマインダーフォルダに保存され、そこで調整したりクリアしたりできます。
Outlookのメニュー名が表示されているものと一致しない場合は、Microsoftのフォローアップリマインダーガイドで最新バージョンについて説明しています。
フォローアップのリマインダーで実際に1日を変える
リマインダーは行動を起こしてこそ役立つので、いくつかのポイントが違いを生みます。
現実的な期間を設定しましょう。 社内の質問なら3日、クライアント自身の承認が必要なものなら1〜2週間です。 すべてのリマインダーを明日に設定すると、明日が混み合うだけです。
解決した時点でリマインダーをすぐにクリアしましょう。 すでに終了したスレッドの古いリマインダーは、余計な手間がかかるだけの雑然としたものです。
そして、おそらく思っている以上に送信側のリマインダーを活用しましょう。 ほとんどの人は受信メールにだけリマインダーを設定しようと考えますが、返信を待っているメールこそ、誰も催促しなければ静かに立ち消えになる可能性が最も高いのです。