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Definition
💡 Lesebestätigung: Eine Benachrichtigung, die Ihnen mitteilt, wann jemand Ihre E-Mail geöffnet hat. Stellen Sie sich das wie die "Gesehen"-Anzeige in Messaging-Apps vor, nur für E-Mails.
Die meisten E-Mail-Clients ermöglichen es Ihnen, diese anzufordern, aber es gibt einen Haken: Der Empfänger muss zustimmen, eine zurückzusenden. Das geschieht nicht automatisch.
Warum fordern Menschen Lesebestätigungen an?
Sie senden eine wichtige E-Mail. Ist sie angekommen? Wurde sie gelesen? Werden Sie ignoriert oder liegt die Nachricht im Spam?
Lesebestätigungen beantworten diese Frage. Bei zeitkritischen Angelegenheiten (Vertragsfristen, Veranstaltungsbestätigungen, dringende Anfragen) ist es wichtig zu wissen, ob jemand Ihre Nachricht tatsächlich geöffnet hat. Damit entfällt die Ausrede "Ich habe nie etwas erhalten".
Aber sie sind nicht narrensicher. Jemand kann Ihre E-Mail öffnen und das Senden der Bestätigung ablehnen. Oder der E-Mail-Client unterstützt Lesebestätigungen überhaupt nicht. Mobile Apps senden sie oft nicht. Eine Untersuchung von Litmus hat ergeben, dass nur etwa 30 % der angeforderten Lesebestätigungen tatsächlich zurückgesendet werden. Das sind keine guten Chancen.
Das größere Problem? Sie können aufdringlich wirken. Bei jeder E-Mail eine Lesebestätigung anzufordern, signalisiert "Ich überwache dich", was die meisten Menschen als störend empfinden. Verwenden Sie sie sparsam.
So funktionieren Lesebestätigungen
Wenn Sie eine Lesebestätigung anfordern, enthält Ihre E-Mail einen speziellen Header, der den E-Mail-Client des Empfängers auffordert, eine Bestätigung zurückzusenden.
Wenn der Empfänger zustimmt, sendet sein E-Mail-Client automatisch eine Antwort mit dem Inhalt "Ja, [Name] hat Ihre E-Mail um [Uhrzeit] geöffnet". Diese Bestätigung landet wie eine normale E-Mail in Ihrem Posteingang.
Wenn er ablehnt (oder sein Client dies nicht unterstützt), erhalten Sie nichts. Funkstille. Sie können nicht erkennen, ob die E-Mail gelesen und die Bestätigung abgelehnt wurde, oder ob die Anfrage von Anfang an nicht funktioniert hat.
Einige E-Mail-Clients bieten eine dritte Option: Die Anfrage wird komplett ignoriert, ohne den Nutzer zu fragen. Aus Ihrer Sicht sieht das genauso aus wie eine abgelehnte Bestätigung.
Es gibt auch Tracking-Pixel (eine völlig andere Technologie). Diese funktionieren ohne Erlaubnis, indem sie ein winziges, unsichtbares Bild in Ihre E-Mail einbetten. Wenn jemand die E-Mail öffnet, wird das Bild von einem Server geladen, der das Öffnen protokolliert. Zuverlässiger als Lesebestätigungen, aber auch invasiver. Die meisten E-Mail-Tracking-Tools verwenden Pixel anstelle von formellen Bestätigungen.
Eine Lesebestätigung anfordern
Der Vorgang variiert je nach E-Mail-Client, und ehrlich gesagt ist es nicht immer offensichtlich, wo man die Option findet.
In Gmail:
Informationen finden Sie auf der Hilfeseite von Google zum Anfordern von Lesebestätigungen:
- Nur für Google Workspace-Konten (Arbeit/Schule) verfügbar, NICHT für persönliche Gmail-Konten
- Empfänger muss dem Senden der Bestätigung zustimmen (es erfolgt nicht automatisch)
- Befindet sich unter "More options" (Drei-Punkte-Symbol) im Verfassen-Fenster
Schritte:
- Verfassen Sie Ihre E-Mail
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol (More options) unten rechts
- Wählen Sie "Request read receipt"
- Senden Sie Ihre E-Mail wie gewohnt
Wichtiger Hinweis: Der Empfänger sieht eine Aufforderung, ob er eine Bestätigung senden möchte. Er kann "Send receipts" oder "Not now" wählen – Sie haben also keine Garantie, dass Sie eine Bestätigung erhalten.
In Outlook:
Aktuelle Informationen finden Sie auf der Hilfeseite zu Lesebestätigungen
Schritte zum Anfordern einer Lesebestätigung:
- Klicken Sie oben im Verfassen-Bereich auf Message
- Wählen Sie im Menüband More options
- Aktivieren Sie Request a read receipt (oder Request a delivery receipt, oder beides)
- Senden Sie Ihre E-Mail
Hinweis: Dies gilt speziell für Outlook im Web. In der Desktop-Version befinden sich die Menüoptionen möglicherweise an leicht anderen Stellen.
In Spark:
Spark unterstützt keine herkömmlichen Lesebestätigungsanfragen über die Standard-E-Mail-Protokolle. Stattdessen bietet Spark Pro eine Read Statuses-Funktion, die Tracking-Pixel verwendet, um anzuzeigen, wann E-Mails geöffnet wurden.
So funktioniert es:
- Öffnen Sie die Spark-Einstellungen
- Gehen Sie zu Composer
- Aktivieren Sie den Schalter Read Statuses
- Wählen Sie unter Notifications aus, welche Empfänger verfolgt werden sollen
Sobald die Funktion aktiviert ist, sehen Sie ein Augensymbol neben gesendeten E-Mails:
- Durchgestrichenes Auge: noch nicht geöffnet
- Graues Auge: von einigen Empfängern geöffnet
- Blaues Auge: von allen Empfängern geöffnet
Klicken Sie auf das Augensymbol, um zu sehen, welche Empfänger die E-Mail geöffnet haben und wann.
Wichtig: Diese Funktion erfordert Spark Pro und funktioniert nur, wenn Empfänger Bilder in ihrem E-Mail-Client laden. Wenn sie externe Bilder blockieren oder datenschutzfreundliche Einstellungen verwenden, erhalten Sie keine Öffnungsbenachrichtigungen. Read Statuses verwenden Tracking-Pixel, keine formellen Lesebestätigungen, sodass Empfänger nicht aufgefordert werden, etwas zu bestätigen.
Lesebestätigungen klug einsetzen
Sollte ich bei jeder E-Mail eine Lesebestätigung anfordern?
Nein. Behalten Sie sie für wirklich wichtige Nachrichten vor, bei denen Sie eine Bestätigung benötigen. Verträge, rechtliche Hinweise, dringende Geschäftsanfragen. Keine Routine-Check-ins. Bei allem Bestätigungen anzufordern, lässt Sie paranoid wirken und verärgert die Empfänger.
Was, wenn jemand meine Lesebestätigung ablehnt?
Respektieren Sie es und lassen Sie es gut sein. Wenn jemand Ihre Lesebestätigungen konsequent ablehnt, hören Sie auf, sie anzufordern. Diese Person macht ihre Präferenz deutlich. Haben Sie einen Plan B für kritische Kommunikation: Folgen Sie mit einem Anruf oder einer Textnachricht nach, wenn Sie wirklich eine Bestätigung benötigen.
Gibt es bessere Alternativen zu Lesebestätigungen?
Ja. Für Marketing-E-Mails oder Kampagnen sollten Sie geeignete E-Mail-Tracking-Tools mit Analyse-Dashboards verwenden. Für persönliche Verantwortlichkeit bitten Sie die Personen einfach um eine Empfangsbestätigung per Antwort. Ein einfaches "Bitte bestätigen Sie den Empfang" in Ihrer E-Mail funktioniert besser als eine formelle Lesebestätigung und wirkt weniger aufdringlich.
Wie erkläre ich, warum ich eine Bestätigung anfordere?
Fügen Sie eine Zeile in Ihre E-Mail ein: "Ich habe eine Lesebestätigung angefordert, um zu bestätigen, dass Sie diese E-Mail vor dem Freitagstermin erhalten haben." Transparenz reduziert das Unbehagen. Menschen sind verständnisvoller, wenn sie wissen, warum Sie sie verfolgen.
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