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Definição
💡Lembrete de acompanhamento: Uma nota que você define em um e-mail, enviado ou recebido, que o traz de volta à sua atenção em um momento específico. Geralmente porque você está esperando uma resposta ou porque você mesmo deve uma a alguém.
Por que "vou lembrar de dar continuidade" raramente funciona
Se você gerencia várias contas e dezenas de conversas em andamento por dia, provavelmente não vai lembrar. A proposta que você enviou na terça-feira já está três telas abaixo na quarta à tarde.
Um cliente que nunca recebe retorno presume que você deixou a bola cair, mesmo que você estivesse apenas esperando a resposta dele. Mas um negócio que esfria porque ninguém retomou o contato no momento certo é exatamente o tipo de pequena falha que se acumula em prejuízos reais ao longo de um trimestre, não apenas um aborrecimento na caixa de entrada.
Um lembrete de acompanhamento resolve bem um problema específico: ele elimina a necessidade de manter na cabeça o "será que já me responderam sobre isso".
Lembretes em e-mails que você envia vs. e-mails que você recebe
Isso funciona em duas direções, e cada uma resolve problemas diferentes.
Em algo que você enviou: você está esperando a resposta de outra pessoa. Defina o lembrete ao clicar em enviar e, se a pessoa não responder a tempo, o e-mail reaparece para que você possa dar um lembrete.
Em algo que você recebeu: você deve uma resposta a alguém, mas não consegue fazê-la com o devido cuidado agora. O lembrete o traz de volta em um momento melhor, em vez de deixá-lo enterrado sob tudo o que vem depois dele.
Não confunda isso com adiar. Adiar apenas oculta uma mensagem até mais tarde, sem nenhuma condição atrelada. Essa é uma função diferente. Um lembrete de acompanhamento geralmente é condicional (lembre-me somente se ninguém responder) ou agendado por um motivo específico atrelado àquela conversa.
Algumas pessoas tentam usar um recibo de leitura no lugar, com a teoria de que "a pessoa abriu" indica se você deve dar continuidade. Ele não indica, pelo menos não de forma confiável. Abrir um e-mail não é o mesmo que ter a intenção de responder, e muitas pessoas leem no celular e esquecem quando chegam à mesa de trabalho. Um lembrete atrelado a um prazo real funciona melhor do que adivinhar por um recibo de abertura.
Como definir um lembrete de acompanhamento
No Gmail: a versão do Gmail é o Nudges, e é automática, em vez de algo que você configura por e-mail. O Gmail sinaliza mensagens enviadas que ele acha que precisam de acompanhamento e e-mails que você esqueceu de responder, bem no topo da sua caixa de entrada. Para ativar ou desativar as Cutucadas, acesse Configurações > Ver todas as configurações > Geral e procure a seção Cutucadas.
No Outlook:
- Abra ou selecione a mensagem.
- Acesse Início (ou Mensagem) > Acompanhamento > Adicionar Lembrete.
- Escolha uma data e hora e selecione OK.
Um ícone de sino aparece na mensagem, e ela também vai para sua lista de Tarefas. Você pode sinalizar uma mensagem que está enviando a um destinatário da mesma forma na guia Mensagem.
No Spark:
- Ao escrever ou responder a um e-mail, toque no ícone de lembrete na parte inferior do compositor.
- Escolha um horário predefinido ou selecione Escolher Data para algo personalizado (até dois meses à frente).
- Enviar.
Para definir um em um e-mail que você já enviou, abra a pasta Enviados, selecione a mensagem e escolha Lembre-me no menu de ações. Todos os seus lembretes ativos ficam na pasta Lembretes na barra lateral, onde você pode ajustá-los ou removê-los.
Se os nomes de menu do Outlook não corresponderem ao que você vê, o guia de lembretes de acompanhamento da Microsoft aborda a versão atual.
Fazendo com que os lembretes de acompanhamento realmente mudem o seu dia
Um lembrete só ajuda se você agir sobre ele, então algumas coisas fazem a diferença.
Defina prazos realistas. Três dias para uma pergunta interna, uma ou duas semanas para qualquer coisa que precise das aprovações do próprio cliente. Definir todos os lembretes para amanhã só significa que amanhã ficará lotado.
Remova os lembretes no momento em que forem resolvidos. Um lembrete desatualizado de uma conversa que já foi encerrada é apenas desordem com etapas extras.
E use o lembrete no lado dos enviados mais do que você provavelmente usa. A maioria das pessoas só pensa em definir lembretes em e-mails recebidos, mas os e-mails cuja resposta você está esperando são os que têm maior probabilidade de morrer silenciosamente se ninguém der um lembrete.